人事档案管理信息化建设的价值与建设策略研究

文/尤芃

信息技术的诞生和发展极大地促进了社会的进步，对我国社会经济做出了非常卓越的贡献，现阶段信息技术已经在社会各个领域中得到了广泛的应用与发展。目前，人事档案管理主要工作内容地对各项信息资源进行有效储存与管理，只有不断优化人事档案管理模式，加强信息化建设，才能做到与时俱进，不断提升人事档案管理的质量与水平。

一、人事档案管理信息化建设的价值

（一）简化人事档案管理的流程

在新的经济体制背景下，我国各种类型的企事业单位不断进行改革以适应日益变化的时代要求，对人事档案管理工作的质量也越来越严格。人事档案管理涉及内容诸多，员工的入职、离职、奖惩以及升职等情况均需要记录在册，工作任务较重。而开展人事档案管理信息化建设，工作人员可以借助事先设定完毕的路径将所有档案信息进行上传和记录，并对系统中的各种任务信息进行分析和校对，不仅能够简化人事档案管理工作的流程，节省大量时间，还能保障档案信息的真实性与准确性，提升工作质量[1]。

（二）加强人事档案信息查询的便利性

开展人事档案管理信息化建设，能够在企业内构建完善的人力资源信息管理系统，加强操作的实践性和便利性。并且在时间和空间上无明显的限制，档案管理人员在家借助服务器便可开始办公、传递或修改人事档案数据信息，极大地加强了人事档案数据信息资料查询的便利性。除此之外，借助人事档案管理信息化建设还能将档案信息与载体进行有效分析，加强关键信息的关联性，保障档案信息的深度和真实性，加强了企业员工档案信息的共享性和交流性，促进了人事档案管理工作的质量[2]。

（三）保障人事档案管理信息的真实性

开展人事档案管理信息化建设能够在系统中对员工档案信息进行修改和查询，避免了对纸质档案的修改和破坏，最大限度地保障了原始档案信息的真实性与有效性。作为员工有权对自己的档案信息具有绝对的知情权，因此人事档案管理信息化的建设必须征求员工本人的同意，才能保障档案信息的使用价值。员工借助人事档案管理信息化系统能够对自己的档案信息进行查找，并针对其中的问题进行询问和解决，体现了人事档案管理的人性化服务，有助于提升人事档案管理的质量。

二、人事档案管理信息化建设的策略

（一）注重基础设施建设，奠定档案信息化建设的基础

为了加强企业人事档案管理信息化建设效率，企业应当加大资金成本的投入力度，并对信息化建设过程中存在的问题进行深入分析与判断，对其中的关键环节进行有效的调整与优化[3]。加强基础设施建设主要包括两方面：一方面是物资的投入，主要包括计算机、摄像机、复印机等现代化的硬件设施，这是开展人事档案管理信息化建设的主要基础设施；另外一方面是加强软件的兼容性，例如，在对人事档案信息进行分类和储存时，档案管理部门可以借助信息管理系统进行编程，并对人事档案中的表格、图片以及文字等相关信息进行识别，并储存至专门的人事档案信息库当中，有效提升软件的兼容性，保障人事档案信息的安全性。

（二）加强信息系统的控制，保障档案信息的安全性

不同单位的人事档案管理工作存在较大的差异性，因此人事档案管理信息化建设不可一概而论，而应当结合本企业的实际情况制定完善的工作模式，保障人事档案信息收集与归纳的科学性和有效性，提升人事档案管理工作的质量和水平。其一，在开展人事档案管理工作的过程中，档案管理部门应当对信息化系统的操作进行强化，提升系统的兼容性和有效性，最大限度地保障人事档案电子信息的真实性和准确性，防止在录入和储存的过程中出现错误信息，影响员工的奖惩以及升迁等[4]。人事档案管理人员应当结合本单位的实际情况制定完善的操作规范，并传达给专门的信息化系统设计人员，例如信息录入的操作和指令等，保障人事档案管理信息化操作的有效性和科学性。其二，档案管理人员应当在信息化系统中设置操作权限防止其他未授权的员工机内随意进行信息化系统对档案数据信息进行修改和更新，影响档案信息的真实性。除此之外，还要在系统内安装木马以及防火墙等保护系统的安全性，并定期对系统进行杀毒和清理，为人事档案管理信息化运行创造良好的环境。其三，制定完善的制度对计算机操作与管理进行有效的约束与规范，确保档案管理人员在实际操作过程中能够严格遵守相关制度内容，对人事档案信息进行整理和保存[5]。

（三）顺应发展趋势，提高人事档案信息化效果

在传统的人事档案管理工作中，由于员工工作年限的增长，所涉及的档案信息也会逐渐增长，加大了档案管理人员的工作量，纸质档案的特点和优势也无法凸显。在新时代背景下开展人事档案管理信息化建设，能够在很大程度上脱离纸质档案的桎梏，档案管理人员借助系统关键词能够快速有效地找到不同人员的相关档案信息，提升了查找的效率和质量，极大地发挥了人事档案管理的价值。而人事档案管理信息化系统的有效实施和应有与相关工作人员的专业技能和综合素质存在十分密切的联系，这是加强人事档案管理质量的基础保障。在企业内部开展人事档案管理信息化建设的最根本目的是提升人事档案管理工作的质量，并根据时代发展需求促使档案工作向着智能化和平台化的方向发展。其中平台化发展实际上指的就是人事档案管理工作开展的过程中根据企业的实际需求建立档案信息共享平台，如此一来，能够消除企业内部各个部门之间的障碍，加强部门之间信息的流通和交流[6]。智能化指的就是在信息系统原有的功能基础上对人事档案数据信息进行自动地分析与处理，进而做出正确的决策，有效提升人事档案管理工作的质量。人事档案管理工作若想顺应时代的发展和变化，应当做到以人为本，加强人在系统中的重要作用，将员工需求作为中心思想，并积极引入先进的人力资源信息系统技术，加强企业内人事档案管理信息化系统的维护和管理，有效提升人事档案管理的质量和水平。

（四）营造良好档案管理信息化氛围

良好的工作氛围能够最大限度地激发档案管理人员的工作热情，加快档案信息化建设的质量和效率。基于此，为了保障人事档案管理信息化建设的有序开展，档案管理人员应当对信息化建设内容进行合理的规划与分析，引导相关人员进行创新和发展，并结合人事档案管理的实际情况制定完善的奖励机制，对其中表现优异的员工进行相应的奖励。同时，大力发展企业文化，为人事档案管理信息化建设创设良好的工作氛围，积极努力地推动人事档案管理信息化建设步伐。

三、结语

当前，“人”已经成为推动国民经济进步的重要支柱力量，而人事档案作为记录员工过往学习、生活、工作以及升迁、离职和任职等重要信息的凭证，是人力资源有效开发和充分利用的重要途径，对促进企业发展以及社会进步具有十分重要的作用。在新时代背景下，社会各行各业的生存发展压力越来越大，对人才也提出了更为严格的标准和要求，更加凸显了人事档案管理工作的重要意义。开展人事档案管理信息化建设是企业必经之路，是保障企业人事档案数据信息安全性和有效性、构建完善的劳动关系以及提升人事档案管理科学化的重要手段。因此，作为档案管理人员必须结合企业发展的实际情况制定完善的制度促进人事档案管理信息化建设的步伐，为企业提供更加真实、准确的档案信息，提升企业在市场经济中的核心竞争力。