现代人力资源管理理念下的人事档案管理研究

文/中亿丰建设集团股份有限公司 钱丽铭

随着传统人力资源管理的不断发展，企业从最初的高度模糊管理模式朝着精细化管理模式发展，其中人事档案管理作为人力资源管理的核心和重要组成部分，在人力资源管理中发挥着重要作用。在不少企业中，对人事档案管理缺乏重视，人事档案价值无法体现，因此需要提高对人事档案管理工作重要性认识，对档案管理工作进行规范，使档案管理制度不断完善，并在企业员工入职、提拔及退休等关键节点上充分发挥其价值和作用。

一、现代人力资源管理和人事档案管理的联系

人力资源管理主要针对人力资源的合理开发、配置、利用和生产进行研究，使企业预期目标得以实现，其中需要涉及的领域和学科包括了社会学、人类学、心理学以及管理学等，在企业的人员岗前培训、岗位规划、选拔录用，并对业绩考核的计划、协调、组织以及控制的活动过程进行组织和管理。

作为管理工作的重要核心，人是企业发展的重要基础，也是管理的主客体。随着市场竞争的日益激烈，其实质也是人才的竞争，由于人才的流动不断加大，因此不少企业对人力资源管理越来越重视，甚至目前企业的人力资源管理水平直接影响和决定着企业未来的发展高度。

在人力资源管理中，人事档案作为员工个人信息储存的重要载体，能够为企业对员工进行了解、考察、安置、录用等提供重要参考依据。同时人事档案也是企业档案的重要组成部分，有利于人力资源管理各项职能的充分发挥，并进一步促进人力资源的有效开发和利用。主要体现在：人力资源内在效力的充分发挥；人力资源的科学配置的有效推动；科学预测人力资源等。因此人事档案管理与人力资源管理需要同步发展，形成统一的整体。

二、加强人事档案管理的重要性分析

企业在长期人事管理活动中，通过对活动过程进行记录，从而形成了人事档案，对内部员工的工作表现、工作技能、工作经历、德行、工作业绩、学历背景等进行记录和反映。加强人事档案管理工作，有利于充分发挥档案资料的信息服务和查询等功能，为企业人才配置和规划提供可靠的参考依据，对现代人力资源工作的有效开展起到促进作用。目前不少企业单位为了使企业整体管理水平有效提高，对人事档案加强管理和利用，对所有职工的工作能力、知识水平、年龄、个人素养、工作经验等基本信息进行了解和掌握，对人力资源进行合理配置，使工作效率和质量有效提高。另外加强人事档案管理工作，能够清楚掌握目前人力资源状况，有利于人才的适时适度招聘与引进，进一步促进企业发展。

三、现代人力资源管理中人事档案管理存在的问题分析

（一）管理手段不足。不少企业由于各种因素的影响，如人事专员业务能力不足，档案人员兼职多，职责松懈，对人事档案管理缺乏足够的专业知识积累，导致部分管理工作仍采用传统手工模式，主要体现在职工的人事资料、信息等还采用纸质材料进行记录，并用纸质档案袋进行储存和保管，在后期使用借阅时，在档案室对其进行查阅、审核等。但随着企业的发展，以及纸质资料长时间的存放会出现变黄、霉变、虫蛀等情况，对档案资料造成一定的损坏，或因人为因素等使档案资料出现遗失、不完整等情况，使档案管理的安全性和完善性受到极大影响，甚至会给企业带来无法估量的损失。

（二）综合素质较低。随着信息化技术的发展，传统档案管理模式逐渐引入信息化技术，传统的纸质、音像等媒介手段、保存手段已由计算机技术、网络技术等所取代，纸质资料也发展成电子数据。在人事档案管理模式的改进和发展中，一方面需要企业管理者转变管理思路和理念，跟得上时代对档案管理专业指导不断创新的步伐；另一方面需要管理人员提高综合素质。目前不少企业的人事档案工作人员采用兼职的方式，不仅相关档案管理知识不足，而且相应的业务培训也极为缺乏，导致档案工作人员无法适应现代化人事档案管理工作的开展需求。

（三）管理工作缺乏规范性。目前不少企业单位在人事档案管理方面缺乏规范化，人员流动变化较大，管理工作往往随意性较强，同时由于对档案软硬件建设和配备、工作人员配置等缺乏重视，使人事档案管理无法全面、客观、真实地对企业单位内部各岗位员工的真实活动进行反映和评价，导致其实用性、记录性下降。

四、人事档案管理工作的有效改进策略

（一）建立完善人事档案管理制度，在提拔、退休、入职等重要节点上进行档案专项核查。在人事档案管理中，需要对管理制度进行健全和完善，并建立查询资料库，有利于快速定位和查询，操作更加简单快捷，从而使档案的分类存放和精准查阅得以实现。其中需要将在职人员档案与非在职人员档案进行分开管理，在职人员档案应对员工的入职、提拔等环节加强重视，在制度建设完善的基础上，通过人事档案管理力度的加强，使对人才的培养和选拔得到重视；非在职人员中需要对离职、退养病休、退休、去世等信息进行细分，妥善保管。这类档案很多会出现资料不全、重复补充的处境，降低了工作效率，相关档案工作人员应不断提高自身专业知识及相应的岗位服务理念，更好地适应新形势下档案管理工作发展的需求。另外人事档案管理工作应对在职人员档案和非在职人员档案管理工作中的关键节点加强重点核查，进行统一管理，并不断创新和完善，有效提升人事档案管理水平。

（二）人事档案分类系统规范化。现代人力资源管理工作在人事档案内容方式上与传统人事管理存在着较大差异，要求档案内容尽可能完整、详尽，有利于领导对员工各方面情况进行全面了解和掌握。在信息内容收集时，还需要对定量信息和定性信息进行充分结合，提高人事档案内容的有效性和新颖性。在进行人事档案管理时，应对已有信息尽可能保留，对相关内容进行及时补充和更新，对无意义、多余的信息进行删除，并对有意义的信息及时进行添加。通过档案信息内容的及时更新，能够对员工个人的思想水平及政治态度予以体现，同时还能对此人的学识、性格、工作能力、兴趣等进行综合反映，对员工进行工作业绩、荣誉称号、保险、创造发明以及职称评定等活动中提供重要的参考依据。另外档案内容应对定性与定量信息的有效结合加强重视，不断提高人事档案信息的操作性和规范化，为人力资源管理工作的有序开展提供便利。

（三）加快管理现代化进程。目前我国企事业单位改革的持续深入，结构不断多样化，传统人事档案管理模式已明显出现不适应性，因此信息化及现代化管理模式的引入势在必行。为了有效避免手工处理方式中普遍存在的出错率高、查找资料不便等问题，需要加强信息化建设，对管理理念和管理模式进行更新，使人事档案管理的高效率与科学化得以实现。

在企业现代人力资源管理中，需要通过现代化技术手段的引入，使人事档案管理能够更好地满足企业发展的实际需要，使人事档案管理水平和效率大幅度提高。在企业人力资源管理系统中，首先硬件方面需要添加打印机、扫描仪、复印机、刻录机等设备对传统的办公方式进行有效补充，使用数据化实现自由转换。同时从环境硬件出发，还需要对空调系统、去湿机、吸尘器、温度计等设备进行设置，使档案管理环境始终保持理想状态，确保纸质资料储存的安全性。在管理软件方面，需要通过充分利用计算机软件、智能化程序、数据库系统、云存储等先进信息化技术，对电子信息系统进行构建，从而使整体技术建设效果有效提高。另外相关人员在进行信息化操作时，依托各类计算机软件，对档案资料进行分类、归档、立卷、使用等，同时结合档案资料的数据库建设，有效促进人事档案信息化建设的不断升级。最后利用先进技术的严谨性和科学性，通过计算机数字化存储软件程序的运用，使档案资料规范化调整得以实现，档案资料使用时间与服务效果得以有效延长和提高。

（四）人事档案的数字化与外包。目前不少企事业单位采取了人事档案外包的方式进行管理。由于外包公司作为从事数字化加工服务的专业公司，其服务人员具有专业技能和从业经验，能够确保档案管理工作的高效性，能够完成档案数字化加工外包全过程的技术和管理工作，如：数据挂接、高清图像制作、数据存储、系统运行与维护、备份等技术，使档案部门缺乏数字化所需技术问题得以解决。由于公司性质及管理体系等因素的影响，外包公司加工周期较短、工作效率较高，不仅能够为档案工作人员进行现场学习提供良好的机会，还能促进工作人员对档案数字化及其他相关技术的有效掌握，并使人员外出培训费用及时间得以节约，为人事档案全面数字化奠定良好的基础。

五、结语

人事档案管理在现代人力资源管理中的重要性日益凸现，同时人事档案管理人员需要提高自身认识，对工作理念进行更新，加强现代化信息技术的运用，对人事档案管理制度进行健全和完善，使人事档案管理水平有效提升，进一步促进人力资源管理的良性发展。