信息化时代卫生系统档案管理工作研究

2020-11-22济南市第二妇幼保健院王振宝

办公室业务 2020年18期

文/济南市第二妇幼保健院王振宝

近年来，我国社会主义市场经济快速发展且逐步完善，加上社会多领域发展中信息技术应用范围逐步拓宽，社会多个行业发展对档案信息应用存有较大需求。在档案管理中合理应用信息技术具有重要意义，档案管理部门在现阶段卫生系统建设中占有重要位置，其影响到档案管理工作成效，还能为各项管理决策提供有效依据，全面推动医疗卫生工作全面发展。为了保障医疗卫生系统高效运行，还要注重转变传统档案管理理念以及管理模式。

一、卫生系统档案管理信息化的作用概述

在卫生系统中实现档案信息化管理能全面提升档案应用效率，降低档案管理人员的劳动量，对医疗卫生机构档案资源进行合理管理与配置。通过计算机应用有助于相关管理人员对档案信息高效化查询，极力控制档案丢失以及损坏问题，提高档案管理工作成效。在档案信息化发展中，还能为档案配上相关声音与图像，集中展示更为形象与直观化的档案，更好地服务档案调阅人员。在计算机应用中能随时随地对电子档案进行调取查阅，收取更为齐全完整的信息。正常情况下，不会产生数据信息丢失问题，能提高管理人员各项决策实施的可靠性。管理人员拟定的各项正确决策是医疗卫生系统稳定运行的重要保障。档案管理是决策人员各项决策拟定和实施的重要基础，在各项决策拟定前，管理人员要对医疗卫生机构相关信息全面分析，这样能提高各项决策的正确性与合理性。

二、卫生系统档案管理工作存在的问题

档案是卫生系统建设中的重要信息资源，也是我国信息资源的重要组成内容。当前相关管理部门要注重全面开发档案信息资源，推动档案管理信息化发展建设。目前卫生档案信息化管理与建设中，存在多项问题，集中体现在以下方面。

（一）保密性较差。在卫生系统档案管理中要注重信息化的高效应用，能保障各项工作效率以及管理工作质量全面提升。从目前信息化技术应用现状中能得出，信息技术难以有效保障档案信息的安全性。目前卫生系统档案信息管理中缺乏科学化的保密方式。在管理中，有部分档案管理人员自身缺乏良好的安全保密意识，在各项工作开展中难以依照规范化要求进行，会导致部分档案信息泄露，难以对更高级的档案资料安全性与保密性进行控制，对档案管理工作高效化开展具有较大影响。

（二）管理工作较为繁杂。在卫生系统档案管理工作开展中，多项操作较为繁杂。在卫生系统组成与建设中，档案管理部门是信息管理重要部门，不仅要对文案工作全面负责，还会涉及到人力资源以及财务管理相关操作。档案信息化管理在医疗部门中全面推进，其中涉及的工作任务量较大，复杂程度较高，所以要注重全面优化原有的档案管理工作模式。

（三）缺乏专业化管理人才。目前系统档案管理中信息兼容性较差，信息组成种类较多，庞大的信息存储量问题未能得到高效化控制。所以要求管理人员在管理活动中能掌握更为科学化的信息管理办法，具备更为全面的安全管理知识以及计算机知识。因此，在全面开展档案信息管理工作中，要注重强化人才队伍建设。但是目前在现有医疗卫生系统中各类高素质人才数量不足，导致信息化管理工作成效难以提升，此类影响要素是限制档案信息化持续发展的关键因素。

（四）管理技术应用不足。在信息时代，计算机网络技术高效化应用有助于为卫生系统档案管理提供有效动力。但是目前技术应用存有较多问题，问题主要是体现在以下方面：首先是卫生系统中档案管理工作开展中要应用较多技术，但是有多数技术应用已经过时，有部分技术还存有较大的安全隐患，容易丢失较多重要的档案信息。此外，当前医疗卫生事业档案信息管理建设发展较晚，还处于基础发展阶段。其中引入较多先进的技术，但是高素质人才不足，各项技术应用受限。

（五）管理体系建设不够完善。在卫生系统档案信息管理工作中，建立规范的管理体系是各项工作开展的重要保障。目前在卫生系统档案信息管理中，尚未建立更为科学的规范体系，但是档案资料整体质量较低。各类档案著录细则存有较差的兼容性以及可移植性，自动化管理难以全面实现。各项业务基础工作开展中标准化与规范性难以有效统一，对卫生系统档案信息化建设存在较大制约性。

三、推动卫生系统档案管理信息化建设的措施

（一）创新档案管理服务意识，适应社会发展创新需求。档案管理属于服务型行业，医疗卫生系统主要是为广大社会群众服务，是面对社会公众发布相关的信息资源。通过信息化技术应用，能全面适应社会现代化建设中多项要求。通过现代化的档案管理工作，能全面提升医疗卫生系统整体管理成效。在档案管理中，还要全面创新原有的服务理念，强化档案管理人员对档案管理重要性的认识，能在档案管理中扩大各项投入，保障档案业务整体服务质量全面提升。档案管理人员还要注重与时俱进，对新时期档案管理创新发展提供更多保障。

（二）建立规范化管理体系，突出档案资料的应用价值。为了有效解决卫生系统档案管理工作存有的各项问题，要对现有的管理体系全面革新。全面整合现有的档案管理技术，建立更为统一、科学化的管理体系，确保卫生系统档案管理信息化工作能全面开展。相关管理人员要保障管理工作科学化开展，将原有的纸质档案转为电子档案。对档案合理分类与保存，突出档案资料的应用价值，提高卫生系统档案管理工作的综合成效。

（三）开展系统化培训操作，培育档案管理专业型人才。在卫生系统档案信息化建设中，要培育更多专业性、综合性、高素质人才。医疗卫生机构档案管理工作复杂程度与专业性要求较高，要在档案管理中科学化应用现代信息技术，要保障管理人员具有较高的专业能力。在具体的档案管理中，要注重将更多专业化的档案管理人员引入卫生系统中，要求具备良好的专业知识与计算机知识，能掌握各个部门职能分类与管理要求。建立专业能力较强的管理团队，能为更多的群众服务。还要全面强化档案管理人员专业技能与各项知识，与时俱进，全面适应时代发展要求。

（四）推动档案管理信息化建设，实现卫生系统长远发展。在档案信息化发展建设中，要注重推动档案信息化基础设施以及各项应用系统发展建设，在各个部门档案室建设中，要注重合理应用网络系统以及计算机系统。在全国范围内组建更为完善的医疗档案信息网络，强化区域档案网络联系，突出政务网应用辅助地位。规范化应用档案管理应用软件，能为数据规范化以及统一化管理提供有效保障。全面推动传统载体档案数字化发展建设，对电子文件进行归档管理。卫生系统在信息化发展建设中，要注重整合先进的网络技术以及办公设施应用，集中发挥各项现代化技术应用价值，促使卫生系统档案管理能长远可持续发展。

（五）选取科学化的安全措施，保障卫生系统档案信息安全。在卫生系统信息化发展建设中，发现安全问题之后要及时对风险要素进行评估，对各类具有安全隐患的档案信息实施有效保护。相关人员要对档案安全等级合理划分，对档案数据展开安全评定。拟定科学化、可行性较高的安全方案，能有效解决各项问题。为了提高档案信息系统安全性，医疗卫生系统要整合多项技术应用，比如用户信息认证、电子加密、防火墙等。在各项技术应用中，能降低计算机感染病毒的几率，提高档案信息管理的安全性。

（六）推动档案管理编目网络化，优化编目设备。档案管理编目实现网络化发展牵引着卫生系统档案管理工作整体发展进步，在正常管理编目工作中，要注重做好网络科学技术规范化布局，在当前网络发展环境中，卫生系统档案管理开始逐步转变手动操作的局限性。在档案编目工作开展中，要注重保障各项工作与网络技术有效融合，这样能全面提升编目操作效率，促使编目工作能全面透明化发展，提升档案查找效率。要注重对传统管理理念全面创新，扩大物质基础设备应用，通过信息化、机械化方式对信息收集、编目、归档等各项程序有效简化。转变传统管理理念，实现信息化管理。在网络时代发展中，卫生系统档案管理工作能实现信息共享。卫生系统档案管理工作开展中要注重应用计算机技术，做好目录管理。通过运行稳定的编目设备应用，能全面提升档案信息查找速度，满足个性化发展要求。在网络背景发展环境中，相关卫生管理部门要注重对网络措施规范化的应用。将多项数据资料以及各项信息转变为电子信息，和传统纸质文档相比，通过电子文件档案管理能有效降低信息资源存储空间，不容易受到损坏。比如在传统高温高湿度环境中，多数传统档案容易受到环境因素影响发生损坏，产生严重的负面影响。在电子技术快速发展中，可以选取科学化的电子设备载体进行应用存储，电子设备实际读取较为方便，稳定性突出。