浅议公路交通工程档案的收集、分类和整理

文/河北省唐山市丰润区交通运输局 孙宝龙

一、科学界定公路交通工程档案

第一，原始性、真实性、系统性这三个性质属于公路交通工程档案的本质属性。原始性主要体现在公路工程日常活动管理中的一些文件以及数据形成原始的文献等。例如调查基线数据、测试样本、测试记录、施工合同及与工程有关的行政文件。真实性是指公路工程各部分，尤其是原材料、隐蔽工程等要有翔实的检验使用施工记录，如有可能，应有图像数据。系统性是指按照原本的项目计划将审批建设竣工等后续的管理工作做好，并且还要按照文件中的相关信息自然形成不同阶段的记录，并且结合时间、内容、安全程度、数据文件范围、分类体目录等。第二，公路工程档案还具有完整性、准确性特征。即信息完整性和连贯性，如规划、项目、审批、研究、各项评价及子项目，此外对于施工项目的记录要进行连续性的设置。对于相关数据的测试以及现在记录的数据一定要准确，尤其是对于日期的记录一定要准确，还有一些数据必须要精准记录。第三，规范性特点。首先是施工的设计要规范，其次是施工流程还有设备的使用等都要按照国家技术规范的标准，记录得清清楚楚。

二、公路工程档案的收集

进行数据存档的过程，最重要的环节是对于数据的收集，这是分类首先要做的。如今，可以按照我国相关的法律法规对于相关的工作进行有序开展。因此在进行公路工程资料收集的时候，一定要按照相关的法律法规、制定的流程以及措施进行。涉及大型、超大型桥梁、隧道、涵洞、民防工程、备战公路等国防安全的，还应当依照保密法和其他有关法律的规定报有关部门批准。此外，要始终保持及时有序且集中统一的原则进行档案的整理。如果不按照这一标准进行，长此以往，公路工程的档案管理就会变得零散并且杂乱，导致出现丢失或者损坏的情况，这些问题都会导致工程在管理以及验收的过程中受到影响，情况严重的还会影响整体工程。现阶段，在工程实际管理的过程中，在隐蔽的工程变更的过程中，经常会出现数据丢失等情况。会导致审计部门在抽查审计时找不到原始的记录，只能依据一些基本的检查对于要验收的项目进行数据的整理。还有一些档案管理人员对于施工的文件既不上交，也不整理，任意处理。实际上，有必要指派专业人员负责收集公路工程档案，主要目的是预防重要的文件数据不会落入商业部门，尤其是一些涉及工程核心秘密的文件，更要做好保密工作。

三、公路工程档案分类要规范

依据工程档案的性质、特点及内容之间的内在联系，对于公路工程档案进行分类，这样一来，可以将工程档案中的内容及关键的时间点等充分联系起来，方便查阅并为审计提供真实的数据。此外，公路工程档案管理的基础及核心是公路工程档案分类的标准。一是对于公路工程的档案分类要依据相关规定，每个地区甚至每个部门都有自己的管理标准，但是不论各个地区部门制定的措施什么样，有一些基本的点比较相似。所有地区管理部门制定的措施都必须符合专业的性质和特点。二是进行公路建设时，公路工程的档案分类一定要统一规范，而且不能随意进行改变。三是分类规则以及标准一定要简洁，主要防止层次比较多、编目比较复杂的情况下破坏整个管理。四是根据公路工程专业体系的特点，推进规范化、数字化。在实践中，公路工程档案按照项目建设过程分为规划、审批、工程研究、水质评价、环境影响评价、审批、勘察设计、初步设计、总图等7大类；其中征地拆迁、工程招标、合同、施工文件、施工技术进度文件、资金管理是项目管理的主要工作任务；监理合同、监理日志、隐蔽工程图像等是监理必须要完成的工作。各类图纸，如剖面图、平面图、验收确认表是项目竣工要完成的工作。科研成果信息、新技术、管理方法等也可单独推出。

四、工程档案整理的原则和内容

（一）公路工程档案的整理原则。必须要按照公路工程档案在形成过程中的规律进行，将文件资料中的内在联系作为主线，将文件资料的高效收集作为主要的手段，这样对于工程档案的管理才可以规范，并且发挥出档案管理最大的作用。

（二）工程档案的整理内容。以件为基本元素以及单位是进行档案归档整理工作首先要做的，在归档的过程中，要进行组合的方法，之后对于档案进行有效的分类，再进行排列，最后进行编号编目工作，这些措施使得归档文件由之前的杂乱无序变得规整有序。根据工程项目文件材料所形成的类型以及使用方法的不同来看，整理工作主要包含两个方面：首先，在文件形成之后立卷归档之前，必须由专业的文件整理人员以及专业档案管理人员来合作完成所有资料的整理。主要是根据文献资料的完整性、准确性、价值性、真实性等标准对编目工作进行识别和整理，形成档案、使编目工作规范化。以建设单位、监理单位收集归档的文件、资料为例，建设单位收集归档的范围包括建设单位在施工阶段所形成的行政管理原始资料、工程技术、安全体系措施、分阶段施工计划、重大设计变更、分阶段施工合同、付款清单、验收单等管理活动，以及施工现场检查记录、检验报告、质量定期评估表、施工日志、竣工图及相关图片、软件等。监理单位文件资料的归档范围包括监理抽查记录、原材料抽查、试验报告、中间证书、报告、监理日志、质量检验评定表、电子视听资料等。

五、结语

道路交通是一项战略性的基本公益事业，是国家基础设施的重要组成部分，也是全面建设小康社会的重要物质和技术支撑。进入21世纪，随着改革开放的不断深入，我国公路运输的布局、规划、建设、管理水平和建设里程都有了质的提高。工程档案管理作为公路运输工程管理的内容之一，面临着许多新情况、新问题和新挑战。交通工程是由档案专业人员通过科学化、规范化的收集、分类、归档和编目而形成的，在公路建设管理过程中产生了多种信息系统保存价值。运输工程是工程建设管理信息的载体和存储，客观反映了工程的日常运行机制和管理全貌，是记录道路交通从业人员技术水平和管理能力的基本标准，反映了道路交通从业人员规划、设计、施工和管理的整体素质，评价了道路交通从业人员的业绩。然而，在现实生活中，人们普遍重视硬件而轻视软件，造成了工程建设与行业管理的脱节，使公路工程建设的均衡发展受到影响。