新疆地区扶贫工作中如何确保档案内容与实体的安全

文/国网新疆电力有限公司 崔晓波 陈旭；山东大学 高雪华

在新疆维吾尔自治区人民政府的统一部署下推动实施的“访民情、惠民生、聚民心”项目是新疆地区独具特色的扶贫工作计划，吸引了大量驻疆企业积极参与。伴随着新疆地区扶贫工作的持续发展，以国网新疆电力有限公司为代表的驻疆企业在扶贫援助活动中形成了大量的档案资料。“访惠聚”扶贫档案是新疆地区扶贫活动的记录信息，从不同方面反映了本地区扶贫工作的切实情况，既是对过去扶贫工作的全面总结，又是国家和自治区人民政府未来开展精准扶贫的基础依据。确保档案内容与实体的安全，是充分实现扶贫档案功能的关键性保证。在以国网新疆电力有限公司为代表的驻疆企业主导并参与的“访惠聚”扶贫档案管理实践中，有关扶贫档案内容与实体的安全管理矛盾，是我国边疆地区扶贫活动中的典型案例。维护扶贫档案的内容与实体安全，不但能规范档案管理、提升文件质量，同时也为“访惠聚”项目的顺利推动提供丰富切实的资料信息和决策辅助，为扶贫工作的精准把脉、精准施策提供支撑，大大提高了自治区人民政府与各驻疆企业的扶贫工作效率和成效，增强对“访惠聚”扶贫项目的支撑服务保障能力。

一、“访惠聚”扶贫档案安全管理建设不到位

扶贫档案作为扶贫工作的原始凭证，记载了受援助村落的基础信息和受助脱贫的完整情况。其内容的精细程度是其他同类型档案所少有的，涵盖了本地区社会环境、经济发展、地情地貌、风土民俗等各个方面，对于这种数量庞大的文件材料实施全过程管理本身就是一件难度极大的工作，加上新疆农村地区物质水平落后、基础设施不完善、村干部教育层次低、“访惠聚”工作自身的复杂性等多种原因，造成驻疆企业归档保管的扶贫档案自文件形成阶段起就出现了一系列有关内容与实体的安全性问题。

在“访惠聚”扶贫工作开展过程中，各驻疆企业不同层次和各个环节的工作人员往往都对扶贫档案的建档归档负有责任。其中，驻村工作队中一线的档案工作者具有流动性、临时性的特点，但他们往往又是“访惠聚”扶贫档案材料最为关键和初始的形成者，负责对贫困居民走访普查并形成相关的文件材料。这些扶贫工作者通常是兼职的档案业务人员，之前并没有接触过相关的档案业务工作，因此很难确保在管理过程中关注和实现“访惠聚”扶贫档案的内容与实体安全。在2018年以前，驻村工作队的成员每年替换，且轮替日期不定。直到2018年2月，新疆维吾尔自治区人民政府下发文件要求驻村人员必须驻满3年，才使得工作队中的档案管理人员较为稳定。但相较于其他扶贫地区的档案管理建设机制，仍具有极大的人员波动性。由于一线的档案工作人员业务繁杂且调动频繁，很容易出现档案交接不及时、不到位等问题。新任的档案业务人员既不熟悉“访惠聚”扶贫工作的重点，也缺乏系统的档案业务知识培训，更没有长期管理扶贫档案的经验。导致“访惠聚”扶贫资料收集不齐全不完整，对于具体的文件材料不知如何划分保管期限，在调阅档案过程中没有履行登记手续等问题时有发生，使得“访惠聚”扶贫工作中关于档案管理的安全措施呈现出不同程度的混乱状态。

另外，民族问题和宗教问题是新疆地区长期以来一直关注和强调的重要问题，在“访惠聚”扶贫档案材料中，有大量基础资料对相关问题有所涉及，甚至会产生大量秘密档案。《中华人民共和国保守国家秘密法》规定：“国家秘密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。”可目前，在全疆范围内推广的“访惠聚”扶贫工作并未形成专门的秘密档案移交和保管措施制度。对于普通档案的保管，也存在设施不完善，保管不规范等问题。据“访惠聚”驻村队中的工作人员介绍，2014年国网新疆电力有限公司刚刚开始推行“访惠聚”项目时，各村的档案管理基础设施条件极差。不但没有专门的档案工作人员系统收集和保管各村形成的重要档案，甚至在村委会中连档案室也没有，很多纸质文件被随意堆放在废弃的办公室角落，长期无人理会，使得档案实体遭到极大的破坏。直到2014年全疆开始启动“访惠聚”扶贫计划，受帮扶村落才在驻村工作队的指导下重建了村落档案室并配备了相应的档案柜，开始系统地保存扶贫工作中产生的重要文件。可由于新疆农村地区的档案管理工作发展长期处于百废待兴的状态，加上各村受援助资金有限，物质基础并不充分，短时间内无法在村内建立起一个比较符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的档案库房和相应的科学管理制度。现阶段受援助村落的档案室作为“访惠聚”扶贫档案形成、整理、保管的第一阶段，只具备存放档案的基本功能，并不满足档案室建设的“八防”要求，也没有基本的防潮隔热措施和安全设施，只配备了少数的档案柜和桌子以及不能联网的计算机，基础设施建设依旧很不完善。保存的档案原件存在着长时间无人管理、基础设施不足等矛盾。

二、应建立合理的“访惠聚”档案安全管理体系

新疆地区的扶贫档案管理工作起步较晚，目前仍处于以信息积累为重点的基础性阶段，因此在建立相关制度规范时，要格外重视扶贫档案收集的完整性，整理的规范性以及全过程管理的安全性等问题。

为了保障新疆农村地区“访惠聚”扶贫档案的信息内容与实体安全，尽可能延长村落档案室中保管的纸质档案寿命，各驻疆企业档案馆与驻村工作队中的主管领导和档案业务人员应提高对于精准扶贫工作中档案价值的认识，坚持档案实体保护与档案信息安全并重的原则。认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，落实各类规章制度，确保档案业务的安全保密。从实际工作出发，按照“访惠聚”扶贫工作具体流程，制定扶贫档案材料归档和移交的内容时间及质量要求，建设一套驻村工作人员可以遵循的扶贫档案收集、整理、保存、利用规范。并积极开展对于一线档案工作人员的培训，就档案整理的标准进行讲解，不断增强业务人员的档案信息处理和统计能力。以便将扶贫信息迅速处理到位，提升工作效率。参与“访惠聚”活动的各级档案人员都应在遵守国家的保密制度和保密纪律的基础上，执行档案安全管理制度，坚持“预防为主，防治结合”方针，妥善保存“访惠聚”扶贫项目中形成的各类文件材料，共同保守新疆扶贫地区的档案机密。

在物质基础方面，驻疆企业应切实改善“访惠聚”扶贫档案的保管保密条件。通过加强对档案库房建设等相关经费的投入，提供符合标准的档案用房和利于档案安全保管的设施，确保档案用品符合国家标准的要求。驻村工作队应按照相关的安全管理条例对村落档案室中的内部设备进行及时检验与更换，并根据需要配备适应档案现代化管理的技术设备，档案室中的相关电器设施应严格按说明书使用。从而使档案室内部保持适当的温湿度，以达到“八防”的管理要求。无人值班时档案库房内应关门上锁，消除相关安全隐患。存放实体档案要使用专门的档案柜，并按编号顺序排列放置在档案柜中。驻村工作队应安排专门的档案工作人员做好库房管理记录，建立各类档案的移交目录、归档文件目录、案卷统计簿等账册。制定合理的档案审查制度，确保账、物相符。同时，还需保持村落档案库房的清洁卫生，做到专室专用，不应堆放与档案保管无关的物品，未经允许，非档案人员严禁进入。

在制度设置方面，驻疆企业公司档案部门应健全“访惠聚”扶贫档案安全管理体系，并制定出符合本公司援助村落实际情况的扶贫档案安全应急处置协调机制和管理制度，制定应急预案，在自然灾害发生和突发事件来临时能及时采取相应的档案抢救应急措施，包括抢救方式、抢救程序和转移地点等方面内容。同时，各村落档案室应建立完备的扶贫档案利用和保密制度。负责“访惠聚”扶贫档案管理工作的业务人员必须经过企业的专业培训后方能上岗。当驻村队中的档案业务人员进行替换时，必须提前办理完整的档案交接手续。驻村工作队要严格遵守现有的“访惠聚”扶贫档案安全保密制度，无论在何时何地由何人借阅，都应履行严格的登记手续并在规定时间内归还。利用者则应确保所借档案的安全和保密，不得以任何方式改变扶贫档案的原有状态。

在人员建设方面，各驻疆企业公司档案部门与扶贫部门的主管领导应提高对于“访惠聚”扶贫工作中档案价值的认识，将“访惠聚”扶贫档案结合本地区具体的扶贫实践完善相关的档案管理机制。通过强化组织关系，推动规章制度实施等形式推动“访惠聚”扶贫档案的管理活动进程。主管人员不但要明确“访惠聚”扶贫档案管理工作流程中各部门人员的具体责任，还要及时与驻村工作队中一线的档案工作人员保持联系和沟通，解决扶贫档案管理具体实践中的各项矛盾。档案部门与扶贫部门的主管领导应加强对“访惠聚”扶贫活动中档案工作的监督考评，并定期开展督查问责，保证“访惠聚”扶贫档案管理持续开展。对于驻村工作队一线档案工作者而言，需要强化相关的档案管理知识和技术培训，熟练掌握档案管理业务后方可上岗。在开展“访惠聚”扶贫档案的具体管理实践时要存放有序，确保“访惠聚”扶贫成果能够完整全面地记录下来，保障新疆地区扶贫档案的信息准确、工作质量优。

“访惠聚”活动中形成的扶贫档案从不同方面反映了新疆地区扶贫实践的真实情况，是全国范围内扶贫实践的重要环节，是实现惠民政策精确化分配、扶贫对象精细化扶持的根本依据，具有重要的时代价值。确保档案的内容与实体安全是新疆维吾尔自治区党委与各驻疆企业的职责，只有在保障新疆地区扶贫档案安全体系完备的基础之上，才能通过“访惠聚”扶贫工作中归档整理的文件材料反映出各驻疆企业落实“访惠聚”扶贫工作的具体情况，体现新疆地区扶贫实践的现有成效，为国家以及新疆维吾尔自治区人民政府部署未来的发展规划提供更加充足的信息保障。