论政府机关如何做好会务工作

文/福建省龙岩市新罗区政府办公室 陈婕

会务工作是对社会组织、企业及政府通过重大决策议题的关键讨论方式，是一种经常性的活动形式。作为秘书工作内容之一的会务，能为会议的顺利开展、会议精神的认真贯彻执行提供重要保障。会务由会前、会中、会后三个阶段组成，该过程中秘书不但需要明确会议主题，也要把会议文件的准备与发放通知做好，确定与会人员、选择和布置会场，全程记录重要的会议内容，在会议结束之后及时整理会议资料并总结归档。

一、会务工作内容

（一）会前超前筹措，精心准备。其一，掌握相关信息，做好协助职责。在确定会议议题时，不论是领导提出的议题还是秘书人员收集的，都必须把握住一个原则：要将领导开会的真正意图弄清，了解领导想通过开会解决什么问题、达到什么目的。在完成议题的收集后，需不断筛选，并反复送交领导审核，若有必要，需另备几套议题，同时会议上尽量不要出现不成熟的议题。其二，妥善落实会议经费预算工作。会议经费主要由占场费、设备费、租金费、培训费、用品费、住宿费、资料费及交通费等组成。会议经费预算的制定，需要遵循节约办公、勤俭办公的原则，最大限度将会议成本缩减。同时，也要确保一定的弹性，留有一定的余地，切忌铺张浪费的情况。其三，制定合理的会议议程、日程。会议议程是排列会议内容的顺序，需做到简明概略，避免拖沓冗长；而会议日程则是具体安排会议议程时间，多以表格形式为主。在会议期间每日上午、下午及晚上三个时间段内分别固定会议议程的各项内容，给人一目了然的感觉。其四，妥善准备会议文件。会前工作内容中，会议文件准备工作十分重要。该项工作由两方面组成：一方面是提前做好会议文件特别是会议报告稿、领导人讲话稿等主旨文件的起草工作，要想将这方面工作做好，秘书人员必须熬夜突击、快手备用；另一方面是做好会议文件印制、复制工作。文件复制需要保证规范化、标准化，且复印前一天需要确认复印设备能正常运行，以免机器出现问题而耽误复印工作。

（二）会中协调控制，做好管理保证。其一，组织会议报到。会议报到主要是再次确认与会人员身份，是与会人员领取会议证件、文件材料及参会手续办理的关键环节。报到能帮助与会人员及时了解掌握会议安排和会议动态。会议报到工作的开展，要求秘书人员迅速准确、热情周到、有条不紊。其二，分发会议资料。会前，可通知各单位派人领取会议材料，或在会场签到处统一发放，也可提前放置于与会人员桌上。具体发放中，应当落实“不错一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”标准。主席台上摆放的材料，必须严密检查顺序与页码，避免差错产生。其三，会议值班。会议值班主要负责与会议有关的信息收集和发送，并协调处理会议期间的工作与突发事件，完成领导交办的事项。会场内、外各安排一名值班人员，彼此间及时沟通，保障畅通的联络。值班人员需要将会议实际进展情况实时对比会议议程，以便将会议进程及时掌握。其四，会场服务。工作人员需要巡回检查会场内室温、通风、灯光及音响等情况，尽快解决突发问题，也要做好茶水的定时供应。若有特殊情况需要汇报给会议主持人时，应以灵活处理方式为佳，尽量不对会议造成太大影响。此外，需做好会场秩序维护工作。会场秩序由场内和场外秩序构成。会议召开时，需安排专人在会议室门口值班，避免会场内无关人员进入。会场内若有人出现不遵守纪律的行为，应及时告知并制止，保持温和有礼的言辞、严肃认真的态度、不温不火的行动。会议开始后，派遣专人清点会场内人数，登记迟到、缺席人员。

（三）会后及时总结与反馈。其一，合力安排与会人员返程。提前把握与会人员返程时间安排、交通工具需求，尊重他们意愿。通常来说，依据先远后近的原则完成返程机票与车票的预定，掌握交通工具情况，并与有关部门尽早沟通联系，以便将飞机、火车及汽车票提前预订好。随后，编制与会人员离开的时间表，落实送行人员及车辆的安排，安排人员送与会人员到达机场、车站，若有必要也需安排有关领导同志送行与会人员。其二，提醒与会人员做好物品清退工作。借用主办方或会议驻地单位的物品需及时归还。与会务组沟通后，将各种账目结算并开好发票。提供一些备用塑料袋或绳子供外地与会者使用，帮助部分与会人员托运大件物品。其三，会场和文件清理。大中型会议的会场中通常会留存很多文件、材料。工作人员在会议结束后，需根据“文件领取表”登记情况完成剩余文件份数的清理，确保符合物表（物表相符），同时也要及时收回应收回的内部、机密文件等，逐号核对，历经清点、装袋、封袋、捆扎、装车等手续之后，将文件顺利运回单位。此外，需将材料整理、大型会议案卷立卷归档等工作做好，具体内容包含：会议决定、计划、决议及报告等会议正式文件；会议安排的发言稿；会议参阅文件；会议上讲话记录；其他相关材料等。其四，会议总结与评估。通常情况下，大型会议结束之后都会有相关正式文件和决议产生，或是有总结讲话；中型以下会议往往需要起草会议纪要。此类工作都包含在会议结束后工作范畴内，属于会议总结之一，必须高度重视。会议评估有利于会议质量的提升。通过控制会议质量，在客观量化的评估下达成经验的不断累积、总结，以便将影响会议质量的因素消除。评估总结主要是总结经验，帮助工作人员做得更好。

二、政府机关秘书人员如何做好会务工作

（一）树立大局意识，尽职尽责。在组织重大会议的过程中，与许多方面和诸多人员皆有关联，要想提出科学、合理的会议组织方案，就必须置身于其中并立足于大局高度思考问题，调动方方面面的积极性，促进形成强大合力。在大局意识树立之后，能够将会议组织工作有效联系全局工作，有利于会议服务质量与效率的提升。每场会议在会议组织方面皆有相通之处，即便是内容不同也是如此。秘书人员要想确保所开展的会务工作的高效性，就必须对会务运作的规范化建设予以重视，依托完善的制度对工作进行规范。实践中，通过会议流程的规范、会议方案的格式化、会务涉及处室职责的明确等制度化建设工作的开展，将不必要的环节有效精简，达到办会的目的。

（二）严格会议报批，精减合并会议。为将各项会议流程规范，并达成会议管理模式的统一，合理控制会议规模，避免会议可能出现交叉冲突，减少会议费用支出、缩短会议时间、提高会议质量，就必须落实《会议管理制度》，明确会议归口管理部门，并完成经常性会议和专题会议，主办部门由归口管理部门各自明确职责。在召开各项会议时，应当提前向归口管理部门报批，在获取审批意见之后，方可进行会议时间与地点的统筹安排。同时，遵循“务实、精简、高效”原则，严格对会议数量进行控制，精简会议，能合并的会议尽量合并，可开可不开的坚决不开。必须召开的会议要明确主题，突出实效性。

（三）耐心细致，合理协调机构关系。秘书工作期间，涉及面较广且事务繁多，因而秘书需要具备头脑灵活、手脚勤快且能吃苦等条件。会务工作中，需保证分工的细化，同时也要详细周密地制定计划，对待现场各项准备工作切忌粗心大意，必须注意检查合适准确。实际工作开展过程中，保持实时细致周密做事的态度，方可将秘书会务工作做好。秘书在会务工作的组织安排过程中，也应当妥善结合其他工作环节，统筹协调会务工作机构间的关系。由于会务工作时间各自不同且很紧凑的缘故，秘书需与相关机构部门经常性沟通，确保会务工作各项环节正常运转，同时有利于自身办事效率的提升，并为会议各项进程的顺利开展提供保障。

（四）提前到位检查，严格会议纪律。会议召开前1小时，会务归口管理部门工作人员需再次对会议准备情况进行检查，尤其是承办上级重要会议时，需要模拟演示多媒体汇报材料，同时充分考虑会场布置、音响调试、座次安排、视频连接、安全标识摆放、会标制作、资料发放、茶水准备、会议用品等细节并展开严密检查。会前检查工作开展过程中，若发现准备工作中有疏漏存在，必须立刻整改，以便为会议准备工作提供充分有序的保障。此外，召开会议前，有事无法参加会议的人员，需与会议主办部门沟通、请假，讲明请假原因，随后由主办部门在会前将参会人员情况反馈给相关人员。如果会场纪律欠佳，会对会议质量与效果造成一定影响，所以必须严格要求会场纪律，参会人员需保证自身精神状态良好，不得出现迟到、早退等情况，会场内不得有交头接耳、玩手机或吸烟等不良行为出现。

三、结语

要想做好会务工作，看似简单实则很难，秘书人员在日常工作中必须勤用心、肯学习，踏踏实实，熟练把握会务程序，深刻领会会务工作开展的重点，了解领导对会务方面的要求。同时，秘书人员要保持与时俱进，积极学习会务工作经验并作为自身的参考，全面改进自身存在的不足，以便促进自身业务水平的提升，为今后会务工作的顺利开展奠定牢固基础。