提升事业单位档案管理信息化建设的策略

文/青州市卫生综合执法大队 郝学山

在信息化技术为代表的信息化环境之下，事业单位档案管理工作形式在不断转变。目前我国电子政务建设已经成为国家信息化建设的重点，所以事业单位档案管理工作的信息化发展属于重要的工作环节。但目前来看，事业单位档案管理的信息化仍然处于发展阶段，问题较多。对此，探讨信息化技术在事业单位档案管理中的应用有实际意义。

一、事业单位档案信息化管理的必要性

首先，事业单位档案管理中信息化建设属于主要趋势。针对事业单位的档案管理工作，信息化建设属于顺应时代发展的必要趋势，伴随着市场经济的持续性发展，信息化建设的进度持续加快，互联网对于人们的工作、生活影响愈加突出。事业单位是政府应用国有资产建设的社会服务性组织，因为近些年国家对于档案管理的重视度不断提高，人员数量也在持续增多，档案管理任务更加繁重的同时，也间接衍生出许多的问题。以往的档案管理以员工兼职为主，需要对档案进行分类、收集、归整，这样的工作现状不仅效率较低，同时错误风险较高。随着互联网技术的不断发展，信息化档案管理工作已经成为必然，不同管理软件的应用可以让人员从繁琐且重复的工作中脱离出来，从而促使档案管理工作达到准确、全面的效果，同时也可以更加迅速地查询并获取相关的档案资料。其次，对于档案管理的信息化建设能够杜绝纸质档案的缺陷。以往的档案主要是以纸质档案为主，纸质档案天生存在无法长期储存的缺陷，时间久了档案会因为虫蛀、受潮等问题导致资料丢失，其中部分重要资料在丢失之后修复难度大，这对于国家、地区以及相关主体部门都存在严重负面影响。应用信息化的方式可以改变这一问题，构建电子档案可以将数据储存在信息库当中，同时也可以根据档案资料的重要性采用备份储存，不仅空间占用较少，同时不会出现资料丢失问题，找回的难度也相对较低，具备不可替代的优势。最后，可以显著提升管理效益。传统的档案管理模式主要是在储存档案方面进行准确的区分，以便于后续的查询与管理。但是这一项工作本身存在较高的时间成本，人力资源消耗较多。而采用信息化建设之后，可以通过电子档案的方式将信息储存在信息库当中，一旦电子档案建设完成，后续查询、翻阅等工作都非常简单，不需要担心文件使用繁琐与使用后资料丢失、顺序打乱等问题。另外，在信息化管理基础上可以显著减少人力资源成本，档案查阅过程只需要输入相关的关键词便可以快速获取资料，节省时间的同时，也降低了人力资源的投入，提高档案的综合使用效益。

二、事业单位档案管理工作现状

从理论层面上来看，以往的事业单位档案管理工作都是以被动性的服务模式为主，等待对档案有需求的人上门查阅档案，这导致档案管理工作本身存在明显的滞后性，缺少时代发展的紧迫感，过度安于现状，工作发展思维缺乏，整体工作效果不佳。在信息化环境之下，做好档案管理工作显得非常重要，这也是提高档案管理工作影响力的重要途径，一流的档案管理工作，不仅可以有效解决档案管理之后的问题，同时也可以更好地拓展档案管理工作在具体部门、企业发展中的影响力。但是当前来看，仍然存在许多的管理缺陷，例如档案管理工作理念不足、档案管理的信息化程度不高以及档案管理的措施不合理等，这些现象都直接制约着档案管理工作的持续性发展，尤其是对档案管理工作的技术水平、价值意义等方面的影响比较突出。另外，目前部分事业单位虽然开始意识到信息化档案管理的重要性，并且也开展了关于信息化技术的应用，但是在具体应用效果方面并不理想，其中对于信息化的认识偏差、管理机构不完善问题尤为突出，因为电子档案管理对于专业技术水平的要求比较高，导致刚开始转型期间技术欠缺的现象尤为普遍，这也是制约事业单位档案管理工作持续发展的主要因素。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）提高领导的重视度。事业单位的档案管理工作往往会因为领导人员的重视度而呈现出差异性的工作成效，同时会直接影响不同方面条件支持以及工作顺利的程度。对此，想要从根本上提高单位的档案管理信息化水平，就必须确保单位领导干部对于档案管理工作保持高度重视，同时提高资金、资源方面的重视度。对此，为了改善其中的缺陷与不足，需要进一步提升领导干部对于档案工作的重视度，并将事业单位的内部管理工作内容进行针对性建设，特别是对提升档案管理的内容保密性特征。在办公室当中选取最佳的位置实现部分纸质档案的储存，同时对于一些重要的资料需要采取额外加固处理措施，尽可能从环境上提高档案管理的综合水平。对于档案管理的信息化设备，例如专用机房应当由专人进行管理，杜绝外来人员的进出，内部人员进出时需要做好登记管理。定期组织档案管理人员培训以及考核工作，尽可能提高档案管理的综合水平。另外，在资源投入方面，应当根据信息化的发展现状，提供相应的资金支持，做好档案信息化数据库的建设，提高档案管理的综合水平，保障信息化管理的整体效率、安全性，规避信息化发展中存在的各种风险漏洞问题。

（二）建立信息化档案管理理念。伴随着社会的持续发展，信息化环境之下档案管理工作发生了明显的改变，档案管理工作的信息化发展创新已经成为一个必然的趋势。在这一环境背景之下，档案管理工作必须从服务社会角度着手，做好信息化建设。与此同时，必须做好档案管理理念的创新和优化。在具体工作中，需要先从制度体系方面着手，对档案管理工作的规范化、秩序性进行落实，同时在问题出现时及时进行应对转变，落实奖励与惩处机制，并将管理责任落实到个人。在制度体系方面可以突出优化节约、收纳等相关工作，尽可能规范管理措施。另外，还需要做好管理意识与责任意识的培训教育，促使相关工作者可以对档案管理工作形成正确认识，杜绝工作中的随意性，提高档案管理工作的整体水平。

（三）推进档案的信息化建设。在信息化环境下，做好信息化的改进显得非常重要。也正是因为信息化的发展，导致档案管理工作相关内容不断增多，管理工作的繁琐性持续提高，这也会导致档案管理工作的压力不断提高。对此，在档案管理工作期间，需要做好基础性的投入保障，从技术、设备等方面保障与社会的协同性发展，每一年需要做好相应的设备资金保障，确保相关信息化设备运行的可靠性。同时强化信息化的管理工作强度，针对不同部门，需要持续提高档案的信息化参与水平。突出档案管理的二次信息加工应用价值，强化服务终端的信息化建设技术水平，做好信息资源的录入便捷化建设，从管理软件以及信息设备等方面持续创新，强化档案管理信息化技术水平。

（四）规范档案管理标准和安全信息保证系统。做好规范化的管理体系是提高档案管理工作实效性的关键，只有在持续规范和优化制度体系的同时，才可以确保档案管理的技术水平。在具体的管理流程方面，必须做好归档、接纳、储存与交换等多方面制度体系建设，同时突出落实信息化的管理机制。档案管理必须从起点与终点两方面着手，在标准化制定的同时，需要做好相应的宣传。安全属于信息化环境下档案管理工作的重点，在管理工作中需要从硬件设备、软件设备双方面做好对档案的安全性管理，强化网络平台的安全性建设与管理工作，提高档案信息的安全性，提高档案实践性应用价值。

（五）细化档案管理措施，提高管理效益。首先，在工作中需要做好对档案管理工作的细化处理，确保所有的工作有据可查，尤其是对于归档工作而言，必须细致明确，在职能调整以及业务持续发展等过程中不断调整与优化。在制定范围同时需要充分考虑归档信息的正确真实，确保内部管理机制与实施期间的可信性。其次，需要做好归档环节的管理，不仅需要做好归档工作机制的落实，同时还需要根据归档的关键点问题，从根本上提高归档质量，落实全面、集中的文件材料归档管理工作。

四、结语

综上所述，伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，事业单位档案管理工作也需要持续发展创新。在今后，需要进一步探讨事业单位档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使事业单位档案管理工作实效性持续提高，从而提高事业单位档案管理的意义和社会价值。