浅谈如何在新形势下做好重大活动档案的收集工作

文/攀枝花日报社 刘堃

随着经济社会的不断发展和全面深化改革的不断推进，政府职能不断转变，全国各行政区域、各地方政府间的竞争也在不断加剧。为了提高本地区的知名度，带动地方经济的发展，各地政府往往通过召开高级别的“XX博览会”“XX推介会”“XX投资洽谈会”或者开展丰富多彩的各类“艺术节”等重大活动，来吸引世界各地的开发商、投资者、旅游者的眼球。

这些重大活动所形成的档案，往往都能够很好地记录和反映一个地区的政治、经济和社会发展状况，特别能够体现地方特色，特别具有历史研究价值。所以如何在新形势下做好重大活动档案的收集和整理工作显得尤为重要。

一、重大活动档案具备的特点

（一）重大活动档案按进展的不同阶段产生不同的档案。一个完整的重大活动基本可划分为策划、筹备、开展、总结这四个阶段。在这四个不同的阶段，所形成的档案内容以及载体又有所不同。1.重大活动的策划阶段。此阶段是初步策划方案或开展可行性研究的阶段。一般形成的档案可能有：初步总体方案、策划案、可行性研究报告、策略等。2.重大活动的筹备阶段。此阶段通常是四个阶段中历时最长且文件材料形成最多的阶段。一般可能形成的档案有：（1）有关举办重大活动的各类请示、批复、邀请函、承办单位的发文等。（2）各相关责任单位之间往来的文书以及各类合同、协议等。（3）筹备组的会议记录、纪要、信息、简报等。（4）重大活动的总体方案、各组阶段性的分工以及时间安排表、各类分工的具体实施方案等。（5）重大活动开展之前的宣传过程中所产生的各类载体的资料（报刊、电视节目、广告、宣传画报、广告语等）。（6）参与重大活动的重要人物的讲话稿、主持词、致辞等。3.重大活动的开展阶段。此阶段为重大活动的实施阶段，形成的档案内容丰富多彩，载体多样化。能够生动反映重大活动的成果，成效。一般可能形成的档案有：（1）重大活动举办过程中的照片、新闻报道、媒体宣传资料、活动的全程录像资料、电视转播资料等。（2）重大活动中形成的经验交流材料等。（3）重要参与嘉宾的签名、题名等。（4）社会各界对于重大活动举办效果的各类评价等。4.重大活动的总结阶段。此阶段为重大活动的总结和成果统计阶段。可能形成的材料主要有：（1）上一级部门对重大活动举办完成后给予的表彰、奖励、总结大会上领导的讲话、代表的发言、承办单位的经验总结性材料等。（2）重大活动所带来的各项经济、社会效益的统计报表。

（二）重大活动档案历史价值高。首先，重大活动往往是一个地区或政府的急难险重工作，其中很多重大活动涉及政府高层、各行各业的高管、各学术界的领军人物，所以形成的资料往往保存价值较高。其次，重大活动举办的成果往往能够给地方经济带来一定的改变，能够真实反映地方的发展过程。再次，重大活动档案能够为以后举办此类活动提供经验参考和历史依据。

（三）重大活动档案形成相对较分散，收集的资料容易欠真实，档案部门未介入重大活动。《四川省重大活动档案管理办法（试行）》第四条明确规定，重大活动档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则，县级以上人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决档案管理工作中的重大问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制并将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算。活动结束后资料的收集整理有难度。一般情况下重大活动都要下设组委会，组委会又分为职能不同的各个小组，各小组中所涉及的单位不同，办公地点可能也不集中，人员流动较大，在日常管理和工作的督办上就有一定难度，所以想将活动过程中产生的档案收集齐全，更是难上加难。部分单位活动开展得轰轰烈烈，但活动结束后资料无人问津、乱堆放、分散保管，活动主办单位却少收集整理重大活动档案的主动性，怕麻烦、档案资料漏收、少收现象比较普遍。档案收集不完整、缺乏整理。重大活动又是一项涉及面广，程序极为繁琐的工作，其中很多方案、策划、标语、LOGO、讲话稿、接待方案等都有可能反复易变，其过程并非由档案员或其他人能够完全掌握和控制，在变了很多次之后可能只有少数人能够知道最后的方案等，档案员与这些人员的联系如果不紧密，那么交到档案员手上的资料很可能就不是活动中实际所采用的，这就有可能造成重大活动档案欠真实。另外。档案移交给地方综合档案馆是《档案法》的规定，但一些新闻记者和单位对重大活动过程中形成的各种档案并不重视，拍摄的活动照片等大量存于单位及个人手中，活动中形成的大量档案缺乏分类整理、去粗存精，显得杂乱无章。

二、重大活动档案收集方法

（一）当地档案行政部门提前介入。各承办单位和档案行政管理部门应彻底转变过去“先开展、再收集”的整理方式，在重大活动的策划阶段就让档案部门参与进来，只有具有专业素质的档案员全程参与和及时接收档案行政部门的指导，才能够在重大活动的开展过程中最大限度保持档案的齐全完整。1.《四川省重大活动档案管理办法》中规定，各级档案行政部门要努力争取当地政府和领导对档案工作的支持和重视，加强对重大活动档案收集意义的宣传，使更多的领导具有更强的档案意识，才能够为提前介入整个活动打好思想基础。2.各级档案行政管理部门在介入过程中要注意，既要用专业的档案管理方式来指导收集和归档，又要根据重大活动中的文件材料往往较急、变化反复次数较多、文件流动较快不宜追踪等特点随机应变，灵活调整方式方法，科学开展收集和归档工作。3.各级档案行政管理部门应在重大活动策划初始就要求在活动中从事档案工作的人员具有一定的专业素质，有条件的地区，可将档案行政管理部门作为重大活动中的责任单位要求其派专人全程参与。

（二）档案行政管理部门要全程加强对重大活动档案的监督指导工作。各级档案行政管理部门应该派专人对重大活动档案的收集和归档工作进行全程的监督和指导。由于很多档案员日常从事的机关或企业的档案工作较为单纯，而重大活动中档案资料繁杂，种类繁多，对档案员判别应归档文件、划分保管期限表、催收、追踪文件等能力都是新的考验，所以档案行政管理部门应该和档案员保持较为密切的联系，及时的进行监督和指导，尽量为档案员提供帮助。

（三）按照各小组的分工，建立收集工作网络。可参考档案规范化管理的要求，建立收集工作网络。在一名领导总负责档案工作以外，还要在各个小组设立资料员，定期或不定期向档案员移交工作中形成的档案资料，由档案员统一整理归档。

（四）档案人员全程参与整个重大活动。档案人员全程参与重大活动是保证重大活动档案收集齐全完整的最有效办法。只有档案员全程参与了活动，才能够在活动的不同阶段准确了解活动的进展情况和结果，从而全面督促积累档案资料，更好地收集和归档。