基建工程项目档案智能化管理

毛卓玥

（中国船舶重工集团有限公司第七二三研究所，江苏扬州225001）

0 引言

基建工程档案记录了工程建设的全过程，是工程项目管理过程和工程实体现实面貌的真实反映，其本身具有比工程实体更长久的寿命，对工程中的档案资料进行控制管理，就是对整个项目建设过程产生的所有文件的控制过程。建立、健全规范、准确的基建工程档案是后期工程进行维修、管理、改建、扩建的重要凭据。因此对于基建工程档案的建立、完善与管理提出了更高的要求。

基建项目工程资料是工程建设历程的重要组成部分，是项目实施的最终结果，不仅反映出项目管理的水平，更是今后使用、管理、维护、改建或扩建的真实依据，是一种不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。因此，建立、健全规范准确的基建工程档案是基建工程项目顺利完成的重要环节。

1 基建工程档案主要特点

基建工作本身具有内容多、工作量大、类型多样、设计节点众多及作业复杂等特点。

1.1 内容繁杂

基建工程项目涉及多个系统、单位、部门、专业，建设档案资料的形成跨度长，内容庞大、繁杂。按照项目工程建设的阶段划分，基建工程档案可分5 个部分。

（1）项目前期文件。主要包括：项目立项、审批、招投标、勘察、设计等形成的文件、报告、图纸等。

（2）项目监理文件。主要包括：单位在施工监理过程中形成的包括监理合同、监理大纲、实施细则、月报、通知单、工程质量评估报告、工作总结、旁站记录等资料。

（3）项目施工文件。项目施工过程中形成的开工、竣工报告、施工计划、组织设计、材料质保文件、工程质量评定文件、公车工程验收记录、图纸会审变更记录等资料。

（4）项目竣工文件。项目竣工后施工单位按照工程实际情况给编制的竣工图纸。主要包括建筑竣工图、结构、给排水、电气、采暖通风竣工图等）。

（5）项目验收文件。项目竣工后、试运行中及项目竣工验收时形成的文件材料。包括工程竣工总结、竣工验收报告、行政主管部门验收意见书、工程竣工验收备案表、决算文件、财务审计请示、审批材料等［1］。

1.2 项目参与方众多，标准多样

基建工程项目往往具有众多参建单位，工程的勘察、施工图纸设计、工程监理、工程施工都会各自产生相应的工程相关文件，不同单位管理模式各异，资料整理收集标准不尽相同，且基建工程项目一般建设周期较长，期间相应负责人员的更替，人员业务水平参差不齐，增加资料管理难度［2］。

1.3 人员流动性高，相关责任较难落实

基建工程项目牵涉的人员面广，流动性又大，难以找到相关方的责任人等特点，一旦管控不到位就会存在项目资料收集不齐全、收集归档不及时和整理不规范等问题。

2 基建工程档案管理存在的问题

2.1 流程意识不强，程序控制不到位

部分单位在基建工程项目启动时，没有将项目档案管理工作放在高位，纳入项目建设管理计划和工作程序中，没有在项目建设过程中将档案管理落于实处，不能紧扣工程建设各个环节，重项目实施与进度，轻视项目档案搜集与管理，无法及时按照程序参与、监控项目全过程的实施，在项目后期被动地接收移交相关资料，导致项目档案管理与项目实施过程脱节。

2.2 专业知识缺乏、整理手段落后

工程项目档案管理是一项复杂的工作，需要同时具备专业的管理知识及相应的工程建设知识。在实际的工程项目进行过程中，工程建设人员注重工程实体建设进度，不重视、不参与、不负责相关材料整理，资料档案管理人员缺乏工程实施经验，且未参与具体的工程设计、实施与监理，对于档案、资料的整理，只限于被动地接收，进行简单的收集、分类，不能实现资料的验收、核对与校正，造成档案管理的混乱与错漏［3］。

3 基建工程项目档案智能化管理探讨

3.1 建立健全档案管理制度

单位制定“建设项目档案管理办法”，明确档案管理职责、内容、编制、整理、归档要求等，让档案管理人员有法可依。

3.2 加强档案的收集整理力度

加强档案的收集、整理工作，是当前建设档案管理工作的重点。要根据工程的性质、运用的经济手段、施工进程，掌握档案的整理归档时间，确保档案资料收集过程的有序进行和完善性。档案材料的整理过程中要按类别进行细致整理，不仅要注明建设单位、材料来源、设计单位、施工单位等相关情况，责任分工、建设资料，数据对比等方面，对于可以存在的技术人员流动，资料的动态变化都要如实登记，确保资料的完整性和可使用性。

3.3 规范档案管理流程。

基建项目档案是由前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图纸等组成的。各个单位的档案应分门别类收集归档，形成完整的系统资料，掌握合理的归档时间，将归档工作纳入工程管理工作程序和业务流程，紧密结合避免脱节，项目各阶段要随时收集积累，对需要长期收集档案资料的单位，档案管理可分期分段跟进。

3.4 加强档案管理与动态同步

调整动态档案管理的方法，做到档案管理与动态同步，注重档案管理的服务。从项目建设的动态性来看，虽然给档案管理带来了很大的困难，但也带了一定的机遇。档案管理的过程中，必须要时刻关注内、外部变化，及时调整管理思路和管理对角，实现档案管理与动态同步。要加强档案管理专业人员的培养与吸收，使工作人员能够从专业的角度进行重点项目档案管理。要强调施工资料的追踪和收集，根据每个项目的设计、施工环境与施工建设中的变化，以及项目验收的最终结果进行科学管理，确保归档资料的完整、系统。

3.5 科学规划基建档案的归档

该办法必须包括项目建设初期、建设中期、建设后期，工程档案收集的内容。按照1.1 的阶段划分模块，编写该项目的结构隶属表，如图1所示。然后根据项目名称、阶段名称、文件名称、关键字、交付人、接收人、交接日期等字段格式进行编码形成二维码，该二维码打印在文件封面的右下角，伴随文件一起归档。

3.6 基建档案的查询

但凡负责过基建工程档案管理的人都有过迫切地想寻找某个文件，却总是“众里寻他千百度”，而且越急越难找。正常的档案室管理可以直接在管理系统输入关键字即可找到文件所在的柜号，但是在现场审核或评审期间，由于人多调用不可能及时将文件归位，容易把文件混起来。

图1 项目结构隶属

有了二维码，查找文件就简单了。定制一个手持式光电扫码仪就可以快速、准确实现，而且可以通过设置查找关键字的方式，显示比对结果，一旦查到与关键字相符的文件扫码器显示蓝色并闪烁，否则显示红色（考虑到项目的保密要求，须使用配套扫码系统使用）。

4 结语

该文结合笔者从事多年的工程项目档案管理工作实践经验，从基建项目档案的特点、存在的主要问题出发，探索了一种工程项目档案规范化（标准化）、数字化、专业化的管理方法，该方法容易实现，操作方便、简单可行。