新形势下科研仪器设备验收工作的思考

蔡炽柳，钟艺峰，董润喜，苏秋成

(中国科学院广州能源研究所，广东广州 510640)

科技是先进生产力的主要标志，科技创新对一个国家综合实力的发展起到至关重要的作用。近年来，我国加大对科研投入方面专项资金投入，科研单位科研仪器设备的规模也呈现规模性增长［1］，如何更好地规范采购验收和管理好仪器设备已成为科研人员的重要课题。其中，仪器设备的履约验收管理显得尤为重要，验收工作不仅是保证仪器设备质量的关键，更是充分发挥仪器设备功用、提升使用效益的助推器［2-4］。财政部2017 年颁布的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）更是对仪器设备采购验收作出明确规定，仪器设备验收允许邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收，强化履约验收责任［4］，突出履约验收的重要性

1 仪器设备验收工作的研究背景

财政部于2006 年启动的仪器设备修购专项（以下简称“修购专项”）主要用于购置科学仪器设备，以及仪器设备的修缮、改造、功能扩展和技术升级，主要有针对性地支持35 个部委所属约230 家中央级科学事业单位，旨在改善这些单位的科研基础条件，为其提供更好科研条件支撑，是所有部委科学仪器设备专项中支持力度最大的专项［5-8］。2010 年，中国科学院经财政部同意，整体纳入了修购专项资金支持的范围，为院属单位的科研条件支撑建设提供了有力支持［9］，成为目前支持中国科学院科学仪器设备建设力度最大的资金专项。以中国科学院广州能源研究所（以下简称“广州能源所”）为例，近5 年来平均每年获得修购专项支持资金约1 000 万元，改变了缺乏购置科研仪器资金支持的被动局面，有力支撑了全所的科研工作。目前，国内对修购专项中仪器设备验收管理的相关研究较少，因此，本文从项目承担单位的仪器设备管理角度出发，围绕修购专项的仪器设备验收管理实践体会，总结研究所如何做好仪器设备的验收工作［10］，以期为修购专项或者其他购置专项仪器设备的验收工作提供借鉴和参考。

2 仪器设备验收工作存在的问题

广州能源所在近10 年的仪器设备验收工作中，以修购专项的仪器设备验收为契机，建立了一套较为规范的仪器设备验收方案，实现了经过验收步骤的仪器设备零失误，维护了自身利益，但是，基于实践和与院内兄弟单位交流，我们可以总结出仪器设备验收中存在的一些共性问题。

（1）单位重视程度不够。各单位往往对修购专项的立项、仪器设备采购更加重视，而对仪器设备验收工作的重要性认识不足。主要部分体现在：单位无专门的仪器设备修购专项协调机构，管理职责落实不明确；修购计划执行多依赖于课题组，缺乏专业管理、指导和服务；采购启动晚，拖期普遍等。

（2）验收制度及验收流程不完善。目前，有部分单位的仪器设备验收管理办法和验收流程不健全，或者在管理办法中对验收环节的说明不够细化，可操作性差，导致执行人对于实施环节中的细节不知该如何具体执行才能达到要求，多数按照自己对工作认识执行。完整的验收过程包括：到货前的场地准备工作、开箱清点、安装调试、试运行、技术验收，最后是上级主管部门组织的现场验收；而在实际操作过程中，开箱清点、安装调试、试运行、技术验收中任何一个环节都有可能被省略，使得开箱验收记录不完整，技术验收没有实测验证技术指标记录，未达到试运行预想的效果，达不到验收目的。

（3）经费使用不规范。有的单位觉得修购专项为科研项目，用修购专项资金可以采购实施方案规定外的科研仪器，存在资金使用随意性、未经批准擅自购置其他设备、违规购置耗材等现象；个别单位在项目批复前就启动仪器设备采购流程，具有违规套取专项经费的嫌疑。

（4）未严格进行技术验收。在对修购专项项目整体验收前，未针对任务书中仪器技术指标、标书和合同中技术指标进行全面技术验收，未对技术指标进行验证并提供依据；无充分的试运行记录，及时发现和解决问题，为仪器设备更好运行做好准备。

（5）验收档案缺失。部分单位对档案管理不重视，项目管理档案、商务档案、技术档案缺失，部分档案留在了实验室，不符合档案管理规定；档案管理部门指导参与少，对仪器设备归档意识不强，最终使得项目无法顺利通过验收。

（6）其他问题。部分单位购置的大型仪器设备没有上网以实现共享共用、因仪器设备调试办法变化导致仪器技术指标变化缺失相关的论证材料等，影响仪器设备的整体验收。

3 改进仪器设备验收管理的对策

（1）加强组织领导，抓好统筹协调。根据《中国科学院修缮购置专项资金管理实施细则》（科发计字〔2011〕28 号），为扎实推进修购专项工作，广州能源所发文成立中国科学院广州能源研究所修购专项工作组（以下简称“专项工作组”），负责修购专项工作的指导、监督和检查。专项工作组明确了人员及职责分工，成立主管所领导牵头的修购工作组（以下简称“工作小组”）。工作小组成员包括所领导和所科技处、资产处、财务处、仪器设备运维部门等部门有关人员，既要熟练掌握国家有关政策和规章制度，又要具有较高的仪器设备专业技术水平，部门之间通力协作，为修购专项项目的顺利实施提供有力保障。专项工作组按期组织召开会议（3 个重要节点：项目启动、中期检查、自查准备验收的例会制度），建立健全修购专项的项目管理制度，对项目进行监督指导，组织协调解决项目执行中出现的重大问题等。各相关部门应分工、合作、职责明确，管理部门的有关人员全程跟踪修购专项各环节的工作进展，目的是明确广州能源所各有关职能部门在项目实施期间的工作职责，加强各部门之间的沟通，加强规范管理，排除后期可能引起问题的隐患，发现问题及时处理。

（2）健全验收制度，规范程序。为切实做好修购专项的仪器设备验收工作，保证按期完成项目，广州能源所根据国家相关规定，结合自身实际情况，制定了《广州能源所修购专项管理办法》（以下简称《管理办法》）、《广州能源所修缮购置项目实施细则》（以下简称《实施细则》），堵住制度缺失造成的漏洞和风险。《管理办法》和《实施细则》对仪器设备的验收作出明确的规定，加强技术验收的规范，各仪器设备编写采购过程及标书、合同、实施方案要求的报告，并附以厂家工程师和仪器管理员签名确认的具体验证指标的证明材料，以证明指标的真实性和符合性。修购专项项目验收工作严格按着修购专项验收流程（见图1）实施完成，在准备验收过程中认真按照修购专项的要求，了解每台仪器验收后的使用效果，进行总结归纳，编写项目验收表和项目工作报告；参照中国科学院对修购专项项目验收资料的要求、《中国科学院科研仪器设备建档规范》和《广州能源所档案归档管理制度》等各项制度，建立管理档案和仪器档案，并对管理档案和仪器档案逐条对照，保障验收资料的规范和齐备。在各方面材料都准备妥当的情况下，工作小组召开了工作组会议，对项目验收材料进行检查，确保达到对验收的要求；待所内资料检查通过后，向中科院机关提出验收申请。通过制度的明确规定，使得仪器设备验收工作开展有依据，减少工作人员在验收过程中的随意性。

图1 广州能源所仪器设备验收总体流程

（3）设备采购方式符合政府采购规定。为了规范政府采购行为，提高资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，政府采购以全新的形式逐步取代了之前的自行采购方式，其权威性、公开透明、公正的原则已被广泛认同和采纳，来源于国家财政专项资金修购专项的仪器设备购置的采购方式更是受到广泛的关注，因此在验收时，重点检查仪器设备采购是否按照政府采购相关规定进行设备的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、进口审批等工作，目的是杜绝不规范行为。100 万元以上的设备采购需按政府采购要求公开招标，若改变采购方式应按程序报批；采用非招标采购方式进行竞争性谈判、询价采购设备的，应严格按照财政部第74号令（2014年2月1日起施行）的规定执行。

（4）设备实物、验收技术指标达到实施方案及签约合同要求。验收内容分为实物验收和技术验收，其检查过程和结果通过验收报告体现出来。实物验收由使用部门、供应商、外贸公司、资产处组成的验收小组组织，重点检查主体设备和相关配套部件是否按照实施方案和采购合同要求到货，要逐项进行开箱验货检查。技术验收主要由资产处、科技处、财务处、技术专家组成的验收小组，通过观察、开机运行样品测试等步骤，检查仪器设备的性能指标是否符合合同规定的要求。如图2 所示。

设备到货前，使用部门应做好仪器设备安装环境的条件准备，如场地、水电要求、温度、湿度、震动要求、排放等。仪器设备到指定场所后，使用部门、供应商、外贸公司、资产处代表须同时到现场开箱，首先检查设备的外包箱是否完好，有无破损、浸水等现象；然后开箱后检查设备主机机器配件是否全新、齐全完好，是否有损伤等现象；最后按照合同清单逐项清点，核对要点主要包括品名、品牌、型号、规格、生产厂家等，同时包装箱内应用产品说明书、出厂检验合格证书、保修单据等清点完成后，在场所有人在到货签收单签字，留下相关照片和签字记录。

仪器设备到货清点完成后，供应商进行仪器设备的安装和调试，调试完成后仪器管理员与供应商工程师共同在安装报告签字。仪器设备调试可用后，供应商工程师在现场培训使用部门人员，使用部门与供应商工程师制定实验方案，采用实际样品进行检测，对仪器设备的技术指标和主要功能进行验证，包括拟采取的实验方法、操作步骤、测试数据过程分析、结论分析。最后，对实验生成的原始数据输入电脑上保存，供后期技术验收使用。

仪器设备的技术验收主要是在仪器设备试运行一段时间后，对仪器设备产品功能、技术指标、硬件质量、培训情况进行验收。技术验收组重点检查仪器设备是否正常运行，各项技术指标是否符合实施方案、标书、合同3 个文件要求的预定目标，并提供证明材料（如现场测试数据，证明数据结果的图片或视频等；如果难以测试的，则提供原厂家随机资料证明），关注仪器的试用情况是否满足科研需求及达到了预期目标。在验收过程中，若是发现一起设备有质量问题，应拍照保存并在验收报告详细做好记录，提出详细处理意见，以便向供应商提出办理退、换或更正完善手续办理。只有验收组成员都同意验收合格并签字后，仪器设备才完成技术验收，进行最后的尾款支付。

图2 广州能源所仪器设备实物验收和技术验收流程

（5）仪器设备运行管理符合开放共享要求。修购专项资金来源于国家财政资金，本着“资源整合、开放共享、提高使用效率”原则应建立仪器设备共享机制，实现开放共享［11］。购置的仪器设备应全部纳入中科院仪器设备共享管理平台，由研究所统一运行管理，所内外用户均可通过仪器共享网看到仪器设备的信息并进行仪器设备预约和测试。为保障仪器的良好运转，仪器管理部门设专人对仪器进行运行维护。

（6）经费使用符合相关规定。广州能源所根据《中国科学院修缮购置专项资金管理实施细则》（科发计字〔2011〕28 号）和《广州能源所科研项目经费管理规定》，规范修购专项专人管理、专款专用，修购专项专款建立独立账号，规定该费用只能用于支付财政部批复的仪器购置费，不允许用于规定范围之外的支出。项目的执行和资金使用全程受纪委监督，实行项目负责人、资产处、科技处、财务处、主管所领导多级审核制度。所内管理部门不定期对经费使用情况进行审核，财务处对修购专项获批资金进行专项管理，期间根据设备采购进度申报国库额度，并严格按照对应的款项对专项经费的收支实行控制。根据签署的仪器技术协议和商务合同，由财务处对采购的仪器向代理公司支付预付款。一般仪器装箱发货，由外贸代理公司付首笔款；仪器到所通过所内验收后，外贸代理公司支付尾款，同时对仪器进行财务决算并按固定资产入库。

仪器设备购置项目经费支出范围注意事项：经费支出可超出预算，超出预算部分由单位自筹。在购置类项目中，使用项目结余资金购置设备需向上级主管部门申请，可使用结余资金采购相关设备配件或附件，禁止使用结余资金用于耗材支出。

（7）文件档案齐全。近年来，随着国家财政专项资金使用监管力度加大，各级审计部门对使用财政资金购买的仪器设备事后审计检查要求越来越严格，重点检查从仪器购置项目开始申请到最终项目验收过程的原始资料，因此项目文件资料的存档显得尤为重要。在仪器设备项目的过程管理中，重点检查设备项目管理档案、商务档案、技术档案的收集、登记、整理、保存、管理等是否符合要求；编制每台设备档案目录,建立档案预立卷。建档分为项目管理档案和仪器档案，修购项目管理档案包括项目申报书、中介评审意见、项目批复文件、项目实施方案、进口产品申报及批复文件、单位修购工作组会议纪要、修购管理相关规章制度、资产清单、经费收支明细表；仪器档案包含了商务档案、财务档案和技术档案。其中，商务档案包括仪器采购文件（购置申请、招标申请表、采购询价表、招投标文件、评标会议记录或评标结果报告、中标结果、商务合同、技术协议、开箱验收、技术测试/验收报告等）；财务档案包括预付款通知、借款单、结算单、财务发票、报销单、入库单等；技术档案包括技术说明、软件文档、操作说明、使用手册、仪器光盘等。项目验收前，按照档案管理规定对项目的所有过程材料整理形成档案预立卷，符合归档要求；项目验收后，统一归档，上交所档案室，借阅利用档案资料一律按照研究所档案的管理规定进行。

4 仪器设备验收工作需特别注意的问题

（1）免税进口仪器设备验收。随着国家对科技创新的重视和科教兴国战略的实施，国家对科研资金的投入逐年增加，科研院所得以购买大量的“高、精、尖”性能的免税进口仪器设备。由于免税进口仪器设备采购程序、海关规定以及国际贸易规则因素，免税进口仪器设备的验收与其他仪器设备有所不同。国际贸易规定一般为货物到港后90 天内为有效索赔期，为确保仪器设备的质量，所内验收工作应该在此期限内尽早完成［12］，但因各种因素如实验室安装条件未准备好、使用部门人员想多试用一段时间来考察仪器设备的性能等拖延了验收工作，以致在后面的验收中如发现质量问题则因错过了索赔期限而无法追回，给研究所造成重大损失。由于科研院所购买免税进口仪器享受国家税收优惠政策，同时国家规定免税进口仪器设备必须接受海关的监管，海关监管期限自海关进口放行该设备之日起3年［13-15］。在监管期内，海关随时到研究所抽查，主要检查内容为：监管设备的现存放地点；监管设备使用负责人及联系方式；监管设备资产标签张贴情况；监管设备使用及完好情况。监管期内的仪器设备应当直接用于研究所的科学研究、教学和科技开发活动，未经海关审核同意，不得擅自抵押、转让、出售、移作他用或进行其他处置，不得移出研究所在海关备案的放置地点；否则，将按国家有关法律、法规和海关相关管理规定处理

（2）仪器设备验收技术方案的建立。对于相同型号的仪器设备验收应该按照同一个验收方案进行，验收方案主要包括采取的技术方法［2］。若是同一型号的仪器设备在不同的单位采取不同的技术方法检测，数据验证比较将无可比性，其获得的实验数据也将引起厂家和使用部门人员质疑。因此，广州能源所在充分实践的基础上总结出一些通用仪器设备的验收技术方法和标准，对于这些仪器设备，不管是谁使用，均使用同一标准验收。

（3）采购合同验收要求明确。采购合同是履约验收的主要依据，若是合同中验收条款不明确，则容易在后期验收出现扯皮现象。在实际工作中，采购合同中关于验收的条款往往容易忽视，简单写完了事，如对仪器设备的技术参数、性能指标、验收标准等描述不够准确。另外对于仪器设备出现质量问题，须明确仪器设备的维修人员是供应商的技术人员，而不是代理商临时找的技术人员；若是由代理商或第三方找的技术人员来维修，必须出示供应商授权书，确保维修质量［16］。

5 结论

新形势下，随着科研院所“高、精、尖”的仪器设备购置数量增长，仪器设备采购时间进度要求严格规范，其验收管理工作面临更加严峻的局面，加强仪器设备验收和提高经费使用效益是一个重要的议题。目前，大多数文献关于仪器专项管理总结的研究都是关于宏观的管理机制、方法意义之类，对关于项目承担单位如何做好项目验收管理工作的研究较少［17-18］。广州能源所通过加强部门之间协调沟通、建立健全验收管理办法和流程、制定验收技术方法、统一验收标准等措施，弥补了仪器设备验收管理方面的不足，提高了验收工作效率，减少了验收失误，取得了良好的工作效果。本文总结了广州能源所通过持续改进的仪器设备验收方法，结合实际运行经验，从项目承担单位角度出发总结了验收中各个环节的经验和注意事项，对于大型科研仪器设备的采购和验收提供借鉴。