高校档案信息化建设研究综述

■朱 晶 张雪峰/朝阳师范高等专科学校

一、高校档案信息化建设问题的提出

档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。高校档案工作是高校的一项基础性工作，其为高校开展教学、科研、思想教育、校务管理等提供重要支持和服务，是衡量一所高校管理水平是否全面的重要指标。高校档案具备的这些功能，使其在高校文化育人、社会公共服务等方面发挥着日益重要的影响力。事实证明，高校档案在服务高校教学、科研、育人、改革发展等方面，发挥着越来越重要的作用，是高校内涵式发展的有力助推器。在信息化建设不断推进的新时期中，高校对信息的需求空前增加，学校各项工作的开展都要基于充分而准确的信息。只有通过获取完整、准确、全面的信息，才有可能做出正确的决策。高校档案作为一种重要的信息源，也越来越多地受到关注，这既是高校档案事业的发展难得的良好发展机遇，也是面临的巨大挑战。在现实中诸多高校的档案管理工作还较多依赖于手工操作，信息化管理的水平与现代髙新技术形成很大的落差，没有充分利用现代高速发展的信息、网络和高效检索等技术，严重影响高校档案信息化管理的有效推进，制约高校档案工作整体水平的提升。此外，目前大量高校档案管理的机制、理念、模式和方法都已经不能适应信息时代高校发展的需要。为了解高校档案信息化管理的现状，笔者以福建省高校作为调查对象，进行了较为充分的调查研究。通过所掌握的调研数据可以看出，当前的高校档案管理工作已经跟不上信息化时代的进步，急需加快发展步伐，加快实现高校档案信息化管理的步伐。

二、高校档案信息化建设研究现状

(一)国内研究现状

1、高校挡案信息化管理意义研究

朱金凤认为，高校档案信息化管理是高校档案业务工作发展的需要、档案工作人员提髙自身素质的需要、档案信息资源的开发利用的需要。乔丽指出，推进高校档案信息化管理与建设可实现档案管理模式现代化、可实现档案信息检索便捷化、可实现档案阅用可控化、可实现科研服务高效化。罗丹认为，高校档案信息化管理是信息时代发展的需求、有利于档案永久保存、有利于档案信息资源的髙效利用、有利于科学归档和建档。

2、高校档案信息化管理的现状及问题研究

葛桂珍认为，高校档案信息化管理存在的问题主要是缺乏统一的网络化协调机构、标准化水平低、数据库建设滞后、经费保障率低等四方面。王芗馨指出，对高校档案信息化管理工作不够重视、高校档案信息化建设缺乏统一标准、经济投入较少、软硬件建设相对滞后、缺乏高素质的信息化管理人才是高校档案信息化管理存在的主要问题。卢华认为，缺乏健全的信息化协调机构、档案管理人员素质不高、档案管理手段不完善等，是制约高校档案信息化管理的三个方面。闫明指出，高校档案信息化管理面临基础设施建设落后、高校档案信息化专业人才匮乏、管理机制尚待改进等三方面问题。

3、高校档案信息化管理的对策研究

李卫忠认为，可以从如下四个方面入手，推动高校档案信息化管理：注重基础设施建设，加大投入及管理；推进数字档案馆藏，加强电子文档管理，完善档案信息资源管理标准；转变观念，培养创新型人才。王军宁和俞志华指出，为了尽快实现高校档案信息化管理，应该采取以下措施：一是坚定指导思想，明确奋斗目标；二是加快高校档案信息化进程，抓住有利条件，进行重点目标建设；三是多方面筹措资金，大力加强硬件和数据库建设；四是充分利用网络技术，收集、整理档案信息，实现档案资料查询和检索自动化；五是重视开展高校档案信息化的科学研究；六是加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育。

(二)国外研究现状

1、美国

在档案信息化管理系统开发使用的研究方面，美国凭借其雄厚的资金和技术优势，较早开展了档案信息化的研究和应用，早在20世纪90年代，该国档案与文件署就牵头，组织建成了档案信息导航系统，该系统拥有美国国内全部己数字化的档案馆藏信息的联网可检索数据库，并根据地区、来源等对这些档案信息进行分类，纳入到统一的档案管理网络中，从而实现了全美国数字档案信息在互联网上的检索、查询和利用，成为世界上第一个实现档案信息化管理的国家。在开发利用档案信息中应注意事项的研究方面，美国注重在档案信息化服务中的隐私权保护的研究和运用。1995年美国政府信息基础设施小组的个人隐私工作组通过研究发表了《个人隐私权和国家信息基础设施提供与使用个人信息原则》，指出由于网络和技术的安全性不够十分可靠，档案信息网络化服务中可能产生隐私权问题，注意保护隐私权有助维护相关当事人的合法权益，有助于营造良好的档案事业发展社会环境，更好推动档案的信息化发展。

2、英国

英国作为老牌的发达国家，在档案信息化管理方面的探索和实践起步较早、发展较快。截至2011年，在英国国家档案馆官方网站上，公众可以分享包括一亿多份在线资料，130多万份共享资料和超过2200兆字节的数字档案，相当于330亿页A4纸张的文字记录的电子资源。在数字化档案信息的保存方式研究方面。英国国家档案馆作为该国的官方档案管理机构，在全世界的档案界中具有较大的影响力。该馆馆长重视数字档案应用增值服务的管理与创新研究，其推动英国国家档案馆2007年实施《国家档案数字化中期(2008-2013)计划与数字档案持续保存方案》，有效促进数字档案长期保存技术、方法与作业标准的创新发展，较好地解决了不同机构间档案数字化标准不同的难题。

三、高校档案信息化研究内容和重点

结合高校自身优势及高校挡案信息化管理的特点，从理论和实践两个方面寻找解决问题的对策，着力为推进高校档案信息化管理提出切实可行的对策。本文研究的重点主要包括：

一是高校档案信息化管理的相关概念界定和理论基础。介绍了高校档案信息化管理的内涵、主要内容、原则等。着重介绍公共事业项目管理理论、公共信息资源管理理论、公共事业人力资源管理理论等管理学相关原理，为下文的原因分析和对策提供理论支撑。

二是高校档案信息化管理的现状分析。本文采取问卷调查的方式对福建省的30所高校的档案信息化管理情况进行调查，并对相关调查数据进行了详细的分析，结果显示，目前高校档案信息化管理己经取得了初步的成效，己经具备了初步的设施基础、初步建立了相关人员队伍、初步形成了运作模式等，同时也分析指出了存在的问题。总之，调查分析结果对高校档案信息化管理给予了一个较为客观、准确的概括和分析。

三是对高校档案信息化管理存在的问题进行了原因分析。运用公共事业项目管理理论、公共信息资源管理理论、公共事业人力资源管理理论等管理学相关原理，对高校档案信息化管理存在的问题进行分析，让分析更加准确、更加深入、更加科学，从而更好地找到制约高校档案信息化管理的症结所在，为后文提出解决问题的对策，提供更加有力保障。这是本文的主要创新点。

四是高校档案信息化管理的对策思考。在前文原因分析的基础上，结合高校工作实际，以管理学原理为指导，着力从更新管理理念、健全完善管理机制、创新管理模式等方面，对推进高校档案信息化管理提出科学的、可借鉴的意见建议。这是本文的主要研究成果。