信息化背景下的高校档案管理新探

2020-11-19河南中医药大学

长江丛刊 2020年17期

■吴倩/河南中医药大学

高校档案是每个学子在求学过程中的真实记录，往小处说，它是学校进行教育管理的核心要点，来确保学生个人信息的准确与安全；往大处说，高校档案还是国家档案在教育层面的一部分，做好国家档案的保障工作是国家机密安全的前提，而做好高校学生以及教职工的档案保障工作，是学校教育信息安全的要求。高效档案包括纸质档案和网络电子档案。如今，随着高校规模的不断扩大，教育改革的进行，高校档案的管理问题越来越凸现，会存在管理手段落后，造成的个人信息丢失；以及各大高校对于管理的标准没有清楚的认识等。而这些种种的问题，会影响高校的教育发展和师生研究工作的进行。本文就目前的高校档案整理所存在的困难，对网络管理档案的优势分析和提出合理的管理意见。

一、目前在高校中档案管理现状以及存在的漏洞

(一)在档案的管理中缺少有效的制度建设

一所高校就相当于一台巨型机器，机器没有程序约束或程序紊乱错误时，会产生很大的麻烦，高校亦是如此，制度建设是一所高校持续发展的前提。在高校的档案管理上，是更得有清晰明确的制度来有力地来监督各层人员的管理工作。目前，处于信息化时代，信息更迭的频率越来越快，而且数据信息的稳定程度不确定，再加上有时会有一些信息病毒入侵档案，学校档案文件就存在丢失和泄露的风险，这就需要建立一个稳定有效且适应本校教育教学要求的管理制度。在目前，中国的许多高校的精力大多会放在学生研究效果以及学校知名度的建设上，却忽视了建校最基本的，也是最关键的一项，学生的档案保障工作，以至于在此方面没有做出有效的工作。再加上学校负责档案管理人员的本身的知识素养不高以及对档案安全问题的认识不足，会导致其在日常档案管理工作中，对档案重要信息的忽视，从而影响档案有序安全的保存，甚至会影响到整个学校的档案文件的管理。虽然目前高校因档案管理而造成损害师生利益的时间还不多，但是足够引起各大高校以及教育部门的重视。

(二)高效内部监督体系不够完善

任何一个公司或者是一个项目的实施过程中都需要一个全面有效的监督体系，可以说，一个良好的监督体系是影响公司或者项目质量高低以及提高运行效率的前提。当然，本文中谈到的在高校档案的管理上也需要建设一个有效的监督体系。在高校的档案管理工作中如果不建立有效的校内监督体系，不仅就会造成档案管理人员在工作上的懈怠与失职，而且会直接影响到师生档案安全，甚至会损害他们的个人利益。在档案人员方面，若缺少有效的监督，高校内部的档案管理人员就回慢慢地找到学校制度的漏洞，有了一个人钻空子，就会有一群人钻空子，工作人员之间或部门领导阶层之间缺少横向及纵向监督，工作懈怠与失职就是理所当然的了。

(三)档案管理基础设施以及工作人员思想与技术的落后

一个稳定优良的文件保存环境，不仅给档案保存提供了一个安全的环境，而且还可以保障师生个人信息的安全。由于目前大多高校对档案管理工作的不重视，导致其在纸质档案或电子档案保存环境以及保存设备的简陋与缺失。在平常档案管理中，未设立专门的档案存放室，把纸质档案档案放置在简易的地方，档案之间缺少构建网络联系，并且没有专门设立序号。从长远来看，这就无法保障纸质档案安全，不仅会造成学生信息模糊不清，或信息损坏等问题，而且在查找某一学生档案时会很麻烦。在如今信息网络时代，掌握基本的网络技术的知识是立足当前社会之本。掌握信息技术和信息专业管理知识是这项工作人员所必备的。然而也会有很多管理人员缺乏专业技能就来负责整理档案的工作，这种现象是非常不合理的。缺少管理知识与经验，会导致管理工作的效率低下，缺少对信息技术安全的认识会影响学生网络档案的安全，因为，现在有很多网络黑客通过入侵高校网来窃取学生个人信息，这会直接危害学生的人身安全。

二、对档案进行网络信息化管理的意义

(一)可以提高学校资源利用效率

通过信息化的管理手段，对学校档案进行整理，这个效果是非常显著的。不仅会节约纸质档案的储存空间，使之有序安全的存放，而节约出来的空间可以放置其他部门的文件；而且还大大提高了档案保存的安全性，降低了寻找起来的难度。比如说，当学生因某原因需要查找自己的档案。就可以先到教务处老师那里，输入姓名或学号就可以查找到档案所在的房间的某排书架，甚至可以查到在第几层存放，然后就可以直接去找，这种方式既方便有高效。

(二)可以明显改善管理人员的工作

档案整理这项工作，需要极强的专业技能和细心与耐心。有了网络信息手段的介入，管理者就可以进行对照，看到自身不足之处，由自身工作来学习对应的知识，从而更好的来完成负责的工作项目。可能这种先进的管理方式对于那些老一辈思想落后的工作人员来说，是一下子接受不了的，即使接受了也不会很快地应用到工作中去，这是因为他们对计算机网络技术的学习是一个长久的过程，不可能一下子就学会。但是他们可以通过自身的摸索与询问各个院校的老师来进行学习。这样一来，不但提高了档案整理效率而且员工剩下来的时间还可以加强自身文化的学习，二者之间是循环互利的关系。

三、对高校在网络化档案管理提出的合理建议

(一)高校需要建设有效的档案管理制度以及内部监督体系

高校就相当于一台巨型机器，机器没有程序约束或程序紊乱错误时，会产生很大的麻烦，高校亦是如此，在高校的档案管理上，是更得有清晰明确的制度来有力地来监督各层人员的管理工作。目前，处于信息化时代，信息更迭的频率越来越快，而且数据信息的稳定程度不确定，再加上有时会有一些信息病毒入侵档案，学校档案文件就存在丢失和泄露的风险，这就需要建立一个稳定有效且适应本校教育教学要求的管理制度。

在进行网络化管理时还应建立校内监督体系。有了这个监督体系，档案管理的各级部门以及人员与人员之间就会相互监督，彼此指出工作上的失误与不足，可以快速看到并改正。任何人在一个相对自由安全的环境中，都会懈怠工作，工作效率大幅度下降。所以，只有让每个工作人员处于彼此监督的处境中，让他们之间产生合理的竞争性，才会更有利于提高工作效率。再次过程中还可以制定系列的奖惩机制，奖励那些工作上积极向上的人员，惩罚工作不认真有所懈怠的人员。望次建议可以对学校档案管理有所帮助。

(二)为管理人员开设专门课程，增加知识与技能的储备

在如今信息网络时代，掌握基本的网络技术的知识是立足当前社会之本。掌握信息技术和信息专业管理知识是这项工作人员所必备的。然而也会有很多管理人员缺乏专业技能就来负责整理档案的工作，这种现象是非常不合理的。缺少管理知识与经验，会导致管理工作的效率低下，缺少对信息技术安全的认识会影响学生网络档案的安全，因为，现在有很多网络黑客通过入侵高校网来窃取学生个人信息，这会直接危害学生的人身安全。所以增加管理者的知识与技能是极其重要的。比如说，在每周开设一些管理方面的课程，规定这些管理者们在本周内必须完成一定的课程任务才合格。即使不专门为他们设立课程内容，也可以让工作人员来到信息管理专业，和学生一起学习知识或者每周开一次工作人员的思想交流会，分享本周工作管理上的困难并共同商量提出解决的方法。