探讨高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

黄晓鑫

摘 要：文章对高校档案管理存在的问题略作阐明，依据自己的原有的见解对高校档案管理工作提出自己的一些建议，来解决当前高校档案管理的问题，这是提高高校教学质量的重要方法。所以解决当前高校档案管理的问题是提高高校教学质量必要的措施。

关键词：高校档案管理;主要问题;解决措施

中图分类号：G64          文獻标识码：A          文章编号：1673-9132（2020）32-0175-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2020.32.087

当前高校在保证教学质量、强调模范教学的时候，还应注重档案管理，因为档案管理工作含有着有关高校的学校信息、科研立项、资源分配等活动的档案材料，是高校进行教学改革、加大制度完备、提升管理方式等方面的重要参考依据档案管理也是其中很有必要的构成，需要我们引起极大的重视程度，这也需要通过不断丰富经验，才能达到符合人才市场变化、提升高校资源利用质量的要求。学生档案作为学生在高校所有教育活动的记录，通过学生档案能够反映学校的基本职能活动，是外部评价该学校办学水平的一个很有价值性窗口。

高校的学生信息管理需要成为社会认识一个高校评估能力标准的重要参考标准，是学校进行资源整合、相关活动和考核审评都必须需要的资料根据，也是该校覆盖有关信息的证明，学校的应有的职责是使我们的个人信息能够得以全面评价。这是应届毕业生的一个很重要的参考标准，在面对现在的巨大强烈的就业压力中具有不可或缺的替代作用。

一、我国高校学生该类管理工作当前存在的问题

迄今为止，高校学生的个人信息成案并没有获得我们足够的认识程度，基于多种的影响，产生了我们该项资料不够充分，管理质量也十分不足，都不够很好真正地覆盖我们学生的原有状况，有的高校还有学生个人信息袋无法查询的现象等情况。现今我国高校档案在进行数字化管理工作方面主要存在的问题如下：

1.高校还没有拥有健全的学生该类管理体制。我国许多高校中并没有真正把该项管理工作放在它应有的位置，着重的是教学层面，对我们的该类管理没有比较好的认识或不够深入，在对我们的该类工作中没有专门的人员，何况对我们信息管理的完善和核查，他们的该类工作没有和相应部门的考评相联系起来，导致没有拥有十分完善的该管理制度。

2.收取整理档案不很规范正规。现今我们的高校的信息成案管理工作并不是由熟悉的对应部门管理，并没有将整理的信息归入到自己对应的院系管理，更不可能含有有熟悉的该类管理人员获取整理个人信息。学生并没有熟悉的整理信息知识保存的能力，再加上信息搜集，学校没有获取和审查，产生了档案信息在收集、编排的过程中比较混乱，没有一定明确的顺序。

3.没有充分的档案服务作用功能。没有按时地对信息进行编排、整理，造成档案的服务环节脱钩，信息成案没有真正发挥应有的价值，没有人翻看，也无法借阅、审阅，这不利于教师更好地知道学生。

4.学生档案的派收工作负责不够。因为我国对大学毕业生就业制度的改革逐步进行，国家不对大学毕业生开始一起地包分配，学生所在地的对应组织也就没有了负责和保留学生个人信息的义务，产生了对毕业生个人信息管理的轻视，加上不简单的信息传收程序，一些学生的个人信息在该过程中丢失了，这给我们毕业生的就业造成了很大的难处。

5.保管制度不完善影响了档案的充分利用。信息成案保管就是为了我们方便以后再次使用，但是因为没有对信息的保管工作引起重视，常常会导致信息袋子不按时归还、遭到修改等情况，产生了个人信息的丢失和失效。需要注意的是，高校教学的工作与该类资料的记录有着直接的关系，但是，在高校档案管理中，却时常出现制约它发展的事情，不能真正有效提升高校该类工作质量，所以，该管理人员一定要一直探索解决现在问题的新措施，新对策，提高高校该类管理工作在教学中的重要性，为高校的充分发展是必不可少的。

二、加强高校学生该类管理工作在数字化方面的对策

1.注意加强管理，充分加强认识。学校档案是学校相关负责人处理问题、做相关决定的十分重要的参考标准。做好信息资料的编排和搜集保证个人信息资料具有完整和准确的基本涵盖信息，也可以很好地证明本部门的工作成就。基于此，让我们的教师员工特别是高校负责人要十分重视学生的个人信息管理，对学生个人信息管理要很好给予宣传支持。

2.加大有关建设，自觉提高专业素质。该类人员的工作能力和专业素质表现了信息成案管理中不同程度和质量的强弱。高校的管理要求、创办特点、历史沿革都能够在信息成案管理中体现出来。在对该类管理人员进行职业道德提高和政治思想教育的同时，还必须注意建设其专业水准和有些技能练习。学校首先要积极努力地使信息成案管理人员学习该类管理理论知识和积极参加有关培训;其次学校也要积极地建立线上化该类管理，对该类人员的任命要选那些青年化、踏实、对电脑明细操作熟练、喜欢档案管理工作的人员，使信息成案人员真正树立起“业务精通，视档为宝，坚守历史，勤勤恳恳，服务现实”的理念。所以，对该类人员加强有关培训，提高信息管理人员的综合素质，是加快该类现代化管理，推动档案事业发展的必要组成部分。

3.完善健全应有的制度，不断充分完善。有完善的制度作保证是管理好学生个人信息的首要。要规范制定该类管理要求，降低信息成案管理无秩序。要建立健全信息资料的整理和收集、信息的核查和保存、信息的转交和管理等各项对应规章规定，明确该类工作人员的工作要求。对信息成案管理工作的每一样任务制定工作程序。通过完善档案管理工作制度，使信息袋的摆放有序、分类明确，提高了信息成案的归档率和准确率。

4.努力规范整理，强化建设。高校应该有一个熟悉管理学生个人信息的部门，并为其圈定熟悉人员进行合理管理。在整理信息成案的过程中，在档案袋的面上要具体填写信息袋内的材料名称，要填写标准、全面、正确。学生个人信息的收集整理要保证学生个人信息的完整，真实;信息成案的文字要書写正规、规格统一。

5.努力加大投资，线上管理学生该类管理工作者应按照档案工作客观方法的基础上，很好利用以电子信息为中心的现代化技术手段，有计划、有步骤地把学生个人信息分类归档，最后实现学生信息成案的数字化管理。利用成熟的线上技术，将信息文件中的文档、音频、和有关作品等进行数字化处理，做成学生数字化信息，建立该类信息数据库，实现该类信息保存的数字常态化和搜索的线上正规化，是学生档案管理的正确发展方向。这样不仅能够节约一定的人力成本，提高工作质量，而且能够方便学生个人信息的通过自己查阅，替代原有学生就业中的随调形式，提高信息成案的正确率，也为学生就业提供灵活条件。

6.建立和完善该类数字化建设匹配相关制度。建立和完善该类数字化建设的有关制度有利于该类人员全面推进高校该类的数字化工作，有效进行高校该类数字化工作，确保高校该类数字化建设的效率和计划。高校该类部门在该类数字化工作开展前，首先应按照有关制度标准，既要按照统一已经有的与该类工作相关的成文规定和已经明确的统一信息化体系来制定，同时也要充分了解本校的情况，使高校档案数字化工作真正做到有据可查，让制度真正落到实处。

7.加大加强投入，并提供应有的技术保障。高校档案要想实现数字化管理并确保该项能够得到有效利用，一方面，要以线上应用技术作为手段，而线上的应用是以高量投资为代价才能进行的，这就需要高校加大对该类数字化工作的融入;另一方面，高校该类部门进行该类数字化还要使相关技术得到保障，可以使用以下方法：高校该类部门应该按照统一制定的技术标准和规定并制定符合本学校的该类数字化技术标准和规定;高校该类部门应有必要配有设备软件设施，还应对系统和设备固定进行更新并加以补充，组织自己开发或引入尖端的数字化该类管理系统;选择数字化该类保持中介和有关设备时，尽量选择以当前成熟的技术为基础的保存系统;还应有更新、监测获取系统，当技术发生更新升级、载体过于退化时，还应按时将数据转移到新的媒介上。

8.加强该类数字化人才的培养模式。高校该类部门需要努力培养档案管理型、复合型双重的这方面人才。高校在招聘与培训该类管理人员时应做到与学校制度相适应，让被要求的该类管理人员具有较好的知识体系、很好的职业道德操守。高校该类数字化工作是一项专业性非常强的工作，这就对高校该类部门该类人员做出了新的更高要求：要求其不仅该类专业素质过高，还要重视线上专业知识的获取及整理。而高校则要重视信息成案工作人才的纳取，时不时对现有档案工作人员进行针对性培训，使其能适应新时代下档案工作的发展，这对数字化管理该类工作是非常有帮助的。

9.重点关注高校该类数字化。数字档案馆的产生已作为该类事业发展的不可阻挡潮流，并引起档案业界的十分密切重视。该类数字化的建设是现在该类数字化建设的新起点。高校档案馆目的是为适应学校的教学需要和为我们师生提供服务的，但一个短的时间内将所有该类实现数字化是不太可行的，因此该类工作者要对重要、有针对性、重复率高的该类资料先进行数字化以保证良好利用。

三、结语

高校档案数字化建设是一份一直进行的工作，我国高校该类数字化建设才慢慢开始，还需要不断探索健全，本文只是从存在问题与对策方面给予了有关阐明，但问题可能不能全面谈及，需要进一步完善，但是可以作为我国高校该项数字化建设提供更好的参考依据。而今，多数高校在该类管理实施的时候，经常会出现一些不好解决比较棘手的问题，这会导致约束其良好的发展，不能更好地提高高校该类管理质量。所以，有关管理人员要制定必要的健全的管理措施，通过阶段性地对工作人员进行专业知识的培训，让我们的工作人员充分掌握懂得其应有的技能，并解决该类管理工作中出现的问题，为其发展打下良好的基础。

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