大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

刘云筠

（青岛市市南区教育保障中心，山东青岛 266071）

0 引言

在大数据时代下，中小学校利用互联网技术完成了档案的信息化管理，但由于档案信息化模式的形成时间不长，导致中小学校在档案信息化管理这一方面的工作收效较低。为了能够合理发挥出档案信息化管理在管理中小学生档案中最大的利用价值，是需要中小学校方能够全面的更新档案数据信息管理的实际工作方法，不断的努力去完善和补充大数据时代下信息化档案管理的工作理念，从而实现高质量的档案信息化管理工作。

1 大数据时代下档案信息化管理所面临的困境

1.1 存在信息泄露问题

在大数据高速发展的时代下，网络数据信息的关联互通技术更加成熟，在这种情况下，档案信息管理工作中出现了中小学生信息泄漏的隐患。因此学校需要加强档案管理人员的信息管理安全意识，同时还需要让档案管理人员能够积极自主的提高自身对档案信息化管理工作的能力水平，从而可以确保中小学校的档案信息化管理工作更好的适应大数据带来的复杂带有隐患的网络环境。在当下的大数据网络环境背景下，国家对网络安全管理的法律法规还存在很多不足的方面，导致数据信息安全管理的标准与实际档案信息化安全管理的需求不符合。中小学校如今应用的联网技术标准以及信息化安全管理技术并不能满足大数据时代中中小学校档案信息化使用管理的要求。不少中小学校的重要机密文件例如中小学生的身份信息档案等，在数据传输或者储存中因网络系统安全漏洞或者管理人员使用权限不足等方面，导致中小学校的机密文件对外泄漏等事件的发生，其次由于中小学校中教师学生详细的个人信息都在档案信息化管理范围内，如果管理工作出现差漏，会导致中小学校教师学生的个人信息被泄漏，极大程度的威胁到了中小学生教师的人隐私安全。这些问题的出现都会影响着档案信息化管理工作的质量与效率，甚至会导致中小学校的教学无法正常运转下去。

1.2 档案数据难处理

大数据时代下网络技术高速发展，随之而来的就是网络数据信息的大量增长，这便导致档案信息化管理工作中档案数据处理工作出现了问题。面对日渐递增的网络数据，信息档案管理人员无法有效的将日常获得的数据信息全面完整的储存下来，同时对各式各样类型的档案信息合理有效的进行筛选分类。并且如果管理人员在数据储存点上直接进行数据信息的处理会出现数据信息完整的缺乏以及数据信息来源不明导致的信息泄漏等问题。那么就需要管理人员在处理档案数据信息时需要将数据信息从各个分散点传输到数据处理点上，在这过程中管理人员要着重注意信息传输的安全问题，给管理人员在进行档案信息化管理工作时增加了工作难度。

1.3 管理技术的能力不够

在进行档案信息化管理工作时，还面临着管理人员因信息化档案管理的能力不足而出现各种问题。首先，在数据信息处理的过程中是有着很多容错率很高的问题出现的，而管理人员在利用大数据的容错计算面对这样的问题时，存在着比较大的计算困难的，因现有的网络计算方法普遍比较复杂，并且无法保证数据在计算过程中的绝对安全，同时在为了降低计算错误率的过程中会带来比较高的运算成本，并且在计算过程中一旦出现错误就会导致整个数据信息处理失败。其次，在现有的网络设备中，扩展性存在严重不足，根据调查显示，目前使用的大数据方法进行中小学校的管理档案数据，导致需要为整体的管理系统的维护成本大幅度的增加，在大数据环境下档案信息化管理的数据信息故障率也会增高，很大程度的影响了整个中小学校信息管理系统的安全质量。

1.4 缺乏信息管理人才

随着档案信息化管理工作的普及，中小学校对档案信息化管理人才的需求量随之增加，导致整个教育院校都面临着人才短缺的现象。由于在大数据档案管理技术的快速发展中，需要现有的中小学校的档案管理人员积极努力的加强自身信息管理技术以及对网络应用知识的更新，改变自身正在应用的传统档案管理模式，让档案管理人员可以合理有效对档案数据信息管理同时，加强档案管理人员对数据分析方法方式的掌握了解程度，使档案管理人员可以做到对档案数据信息能够深层次的进行正确的解读。

2 大数据时代下档案信息化管理带来的便利

在传统的中小学校档案管理中，大多数管理人员在工作过程中会出现信息短缺，相关的数据信息收集不全的问题的出现。而在大数据的背景下，管理人员在开展实际档案信息化管理工作时，大数据可以提供广泛且丰富的数据信息，从而满足了管理人员对档案数据信息收集的需求。海量的数据信息资源解决了档案信息化管理工作中信息数据不足的问题，同时在大数据网络技术知识的支撑下，很大程度的解决了数据管理工作现有的档案储存能力差、档案管理系统维护成本高等各种问题。其次，由于传统的档案管理模式是纸制档案管理的方式，其承载的数据信息量少，无法对事件、人物进行动态描写，达不到对档案中记载的业务工作进行全面的跟踪记录。而在大数据的背景下，管理人员可以利用网络信息的互联性对档案数据信息进行深度跟踪，在大数据的支持下实现有效的提取、分类各类的档案数据信息，找到数据信息之间的关联，从而提高档案数据信息的质量。最后，大数据还可以实现对档案管理系统的优化扩张，以方便管理人员更好的进行数据信息分类，加快数据信息的处理速度[1]。

3 大数据时代中档案信息化管理办法

大数据时代下档案信息化管理工作可以科学合理的改变传统纸制档案的管理思维，实现对文字与数字档案的处理速度的提升，同时可以让档案管理人员能够迅速有效的处理好各式各样的视频与图片资源的数据信息，达到对各种形式的数据信息进行全面有效的管理。因此，中小学校的信息化档案管理工作不仅要更新传统信息管理工作的陈旧思想，还要明确的建立智能且具备大数据分析以及云计算的管理系统，促使中小学校高层领导可以重视档案管理中数据信息处理工作，从而有效的实现档案管理系统自动化以及系统化。

4 大数据时代下档案信息化的管理方向

4.1 对档案数据信息收集方法的改革

档案管理人员应改变传统得到数据信息收集方法，创新可以适应大数据时代档案数据信息处理需求的网络收集方法。首先管理人员应该发挥出网络互联性的优势，积极扩展档案数据信息的类别，加大自身对档案数据信息收集的能力。其次，面对大数据下丰富的信息资源，管理人员应不断的锻炼自身对零散的档案信息收集能力，合理有效的建立数据信息的互联关系，实现可以快速有效的进行不同形式的数据信息收集。

4.2 实现档案信息化管理工作的智能化

通过创建档案信息化管理系统的智能化，合理有效的提高档案管理人员对中小学校档案信息化管理的工作效率，科学合法的解决管理人员在开展实际档案管理工作中出现的问题隐患。中小学校院方必须培养管理人员能够合理利用大数据技术以及云计算技术等互联网技术来加强档案数据信息的传送能力，能够有效的提高中小学校信息化档案管理在大数据环境下实际数据管理的利用率以及档案信息化管理的工作质量，从而促进中小学校档案信息化的智能管理，激发出档案信息化管理在教育体系中的应用价值。

4.3 建立安全的档案信息化管理工作系统

只有通过科学严谨的加强档案信息化管理工作的网络安全系统，才能有效的提高档案信息化管理在大数据环境下的应用价值。在通过合理有效的解决档案数据信息管理中的数据传输以及储存续集信息的安全隐患问题，为了能够合理的发挥出档案信息化管理在中小学校管理方面的价值。需要档案管理人员对中小学校档案管理的网络安全防护工作着重重视起来，通过有效合理的管理办法，提高中小学校档案数据信息管理的物理防护工作的同时，还要着重加强档案管理人员对档案信息化管理系统的网络安全防护工作[2]。

5 结语

综上所述，如何在大数据的环境下开展科学有效的中小学校档案信息化管理实际工作，需要被中小学校的高层领导着重重视起来。档案信息化管理能够合理的应用在中小学校的档案管理部门中，可以有效的促进中小学校教学以及经济的平稳发展。本文在针对实际情况下的大数据档案信息化管理的优缺点进行阐述，并结合实际探讨出相对应的解决措施，希望可以通过严谨的探讨研究，为大数据时代下档案信息化管理工作的提升，提供科学有效的助力。