高职院校农村学生档案管理工作中的数字化应用

【摘   要】 农村学生档案管理工作是高职院校档案管理数字化当中的重点和难点。本文主要从高职院校农村学生档案管理工作存在的问题入手进行分析，找出解决高职院校农村学生档案管理工作数字化的方法，对建档立卡学生的心理档档案做好整理，希望能够对高职院校的档案管理工作起到一定的促进作用。

【关键词】 高职院校;农村学生;档案管理;数字化

中图分类号：G47               文献识别码：A               文章编号：2096-1073（2020）11-0071-72

[Abstract] the management of rural students' archives is the key and difficult point in the digitalization of archives management in higher vocational colleges. This paper analyzes the problems existing in the file management of rural students in higher vocational colleges， finds out the methods to solve the digital management of rural students' archives in higher vocational colleges， and arranges the psychological archives of students who have established archives， hoping to play a certain role in promoting the file management of higher vocational colleges.

[Key words]  higher vocational colleges; rural students; file management; digitization

1  引言

推动教育现代化和信息化离不开对档案的妥善管理与数字化应用。纸质版的档案转换为数字资源进行存储，便于管理人员检索、查阅和利用，是当前档案管理工作信息化进程的重要手段。数字化的档案资源较纸质版具有安全性高、查阅方便、存储空间小等优点。目前高职院校的档案管理工作逐渐向着数字化和信息化发展，这是大数据时代来临对高职院校档案管理工作的要求。目前，我国高职院校的农村学生档案管理当中存在着一定的问题，档案分类不科学、管理不规范，严重影响的着档案数字化和管理信息化的发展。因此，高职院校及其档案管理人员要加强对农村学生档案的数字化管理。

2  高职院校农村学生档案数字化管理存在的问题

2.1  农村学生档案完整度低

许多高职院校的档案管理人员都面临着这样的问题，农村学生档案信息不完整，一些必要性信息缺少，为档案整理和分类带来了很大的困难。档案信息的真实性和完整性是档案管理工作的基本要求，然而，农村学生的档案由于受到农村地区学校档案管理办公条件、人员素质等因素的影响，未能按照档案管理的规范进行，很多档案缺少信息，完整度不足，一些元氏的纸质档案无法录入到数字化档案管理的系统当中，这也使得学校缺少参考资料，对学生的基本情况不了解，无法真正做到有针对性的培养，导致教学工作受到一定的阻碍。

2.2  学生档案分类管理不科学

档案分类管理是档案保存、后期利用的有效保障。档案作为信息记录和保存的重要媒介，只有通过真实录入及科学分类才能够进行保存。高职院校的农村学生档案管理受到许多客观因素的影响，分类科学性低，保存形式单一，容易受到外界因素而损坏，进而使得档案完整性、真实性降低，在录入档案信息管理系统时无法保证其真实性，为高职院校的档案管理工作带来了一定的困难。

2.3  档案管理理念缺乏

在信息化时代里，社会发展速度飞快，各行各业都需要大量的复合型人才。目前，许多高职院校农村学生档案管理工作的工作人员在档案管理理念上还秉持着传统的管理理念，对新技术、新制度、新方法在档案管理当中的应用重视程度不足，一些工作人员的能力与水平不发满足当前档案管理信息化、数字化的要求，不会录入档案信息、不会使用档案管理文件进行档案的整理、分类，创新思维不足，导致当前高职院校农村学生档案管理数字化存在着一定困难。

3  高职院校农村学生档案数字化管理

3.1  转变思想观念

高职院校农村学生档案数字化管理需要提高档案管理人员的管理水平，转变其思想观念。数字化、信息化的档案管理工作不仅需要档案管理工作人员能够熟练操作管理软件，还需要其能够对档案管理整体系统有一定的了解，同时还需要掌握扎实的档案管理知识。因此，高校需要加强对农村学生档案管理人员的培训，帮助其树立起大数据时代档案管理的思想观念和服务意识，改变传统的档案管理模式，不断学习、掌握新的档案管理知识，做好档案管理工作由纸质版向数字化的转型准备，牢记保密制度，熟练掌握业务知识和计算机操作技巧，从而实现高职院校农村学生档案管理工作水平的提高，推動数字化、信息化在档案管理当中的应用，为高职院校的教学和人才培养提供精准的信息支持。

3.2  加强数字化基础设施建设

高职院校农村学生档案管理工作的数字化应用离不开基础设施的支持。档案管理数字化不仅仅是人们所认为的对档案信息收集和整理的软件，而是包含了数字化数据库处理系统、档案信息管理系统、存储系统、互联网接入设备等。高职院校要提高对档案数字化管理的认识，对档案管理数字化的基础设施加大投入，重视数字化、信息化档案管理软件的开发，实现管理软件的统一管理和操作，规范数据格式，确保档案信息的真实性和完整性，优先保存重要的档案，如教学资源、学生档案信息等，实现高职院校档案管理工作的进步。

3.3  完善数字化档案管理制度

高职院校农村学生档案数字化管理需要学校对档案管理制度进行完善。数字化背景下对档案管理制度的完善需要学校关注以下几点：首先，高职院校要从档案管理工作的实际情况出发，对传统的档案管理模式进行改进，修改其中不合理的地方。其次，建立起科学、合理的考核机制、监督机制与执行机制。最后，建立起档案管理纸质版与数字版双套制度，實现调动档案管理人员积极性、提高其工作水平、加强档案信息安全性的目的，推动高职院校农村学生档案管理工作的进步，提高高职院校的管理水平。

3.4  做好建档立卡学生心理档案资料的数字化

建档立卡是在2014年由国务院扶贫办印发的《扶贫开发建档立卡工作方案》正式提出，建档立卡家庭经济困难学生是符合相关规定，并在全国扶贫开发信息系统中建立电子信息档案。根据对近三年建档立卡学生的信息统计及跟踪调查，可发现相关学生普遍存在着一些心理问题，集中体现在消极情感在生活和学习中的状态差异，比如部分建档立卡的同学有着人际关系方面的压力、学习压力和抑郁焦虑压力，人际关系和抑郁影响负面效果显著。在档案 工作中，可以为学生建立专门的心理健康档案，关注他们心理变化中的稳定性和动态性的。

4  结语

我国高职院校的农村学生档案管理当中存在着档案分类不科学、管理不规范等问题，严重影响的着档案数字化和管理信息化的发展。高职院校及其档案管理人员要加强对农村学生档案的数字化管理，完善档案管理制度，对学生档案当中缺失、不标准的信息进行整理与完善、加强档案信息录入与系统管理工作，提高档案管理工作的规范性，加强制度建设，做好建档立卡学生的心理健康档案整理，进而实现高职院校农村学生档案管理工作数字化的目标，为高职院校的发展提供信息支持，推动高职院校向着信息化和数字化的方向进步。

参考文献：

[1] 杜月秀.农村留守学生心理健康教育研究 ——以学生心理成长档案为中心[J].山西档案，2018，（4）：133-135.

[2] 祝聪楠.可靠性与丰富性的追求：提升农村大学生心理健康档案建设质量[J].档案管理，2018，（5）：96.

[3] 韩曼.高职院校农村学生档案管理研究[J].现代农业研究，2019，（12）：117-118.

[4] 杜月秀.农村留守学生心理健康教育研究——以学生心理成长档案为中心[J].山西档案，2018，4.

（编辑：李晓琳）