职场人时间管理的一点启发

李宁

关键词：时间管理;计划先行;集中精力;复盘;提升

工作生活中，我们总在感叹，时间都去哪了，一天下来忙到没时间，复盘却不知道忙了些什么，成了很多职场人的痛点，时间管理也成了很多人需要掌握的重要技能。结合工作实际，笔者通过每日复盘总结，有几方面心得体会。

效率提升，计划先行。凡事预则立不预则废，做计划不仅了体现一个人对于工作、生活的规划能力，也能够为理清思路、督促、提示、培养习惯以及总结回顾等作用，正所谓“一切以结果为导向的才叫执行力”，那么制定计划的意义就在于帮助我们更好地实现目标，确保成果落地。我就经常吃不善于计划的亏，在编制报告的过程中，直接上手，没有事先计划好到底要写什么样的结构，突出什么重点，导致一边调结构、一边调内容，而且经常被要求重写。工作管理，大同小异。小到一篇文章，大到人生规划，都要做到心中有数，任务安排下来，仔细筹备规划，把需要的资源准备充分，提升效率，确保自己在做正确的事情，再考虑把事情做好。

集中精力、攻坚克难。社会学及企业管理学中有一个著名的二八定律，说的是“在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。”一个人成功的秘诀就是需要把80%的主要精力用在20%的重要事情当中，可是趋利避害是人的本能，实际工作中我们往往先开始做那些比较简单琐碎的事情，回复邮件，帮别人打印材料，看似忙碌，实则产出和投入严重失调。为了确保将有限的精力用在攻坚克难上，我尝试进行深度工作和学习，削减60%看手机的时间，通过四象限工作法，把事务按照紧迫性和重要性分为ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。为了确保实现目标，减少阻力，一天只列一项重点目标和两项必做事项，逐渐地提升专注重点工作的能力。

找准节奏，打跑“盗贼”。日常的工作需要良好的节奏。除了一些临时性的紧急工作任务，比如领导紧急召开工作会议、突然接到重要访问的事项等，一般的工作需要自己的节奏。每个人的生活经历、工作状态都不同，工作的节奏需要在实践中不断地进行摸索和积累，一天的工作开始前，准备好一张EXCEL表格，分时段把自己的工作填进去，可以在一天工作结束的时候会想一下今天的时间被什么所占用，看看有没有低效率的工作时间，有没有各种无效等待，或者有没有大包大揽去做不属于自己职责范围内的工作，再有复盘一下自己被打扰的情形。这几种情况都是我们时间的“盗贼”，如果表格中显示，这几种情况我们都占全了，那么我们时间都去哪了的问题就找到了答案。只有不断的自我练习、自我修正、权衡轻重和权力下放，才能不断提高效率，减少对目标毫无贡献的时间消耗，进而不断地掌控时间。

每日复盘，总结反思。实际在日常的工作中，每日复盘的作用可能远远大于埋头苦干。很多人都会写计划，但是工作做完了就扔一边，会觉得总结和反思让人头疼。当然复盘工作并不是一蹴而就的，在不断地复盘总结中，找到工作的规律，找到一个方向，才能更好得为日后的工作和成长服务，如果错把个案当规律，恐怕得不偿失。一天的工作结束，想一想都有哪些事情值得总结，比如今天听得报告写得特别好，结构是怎么组织的，使用了哪些精彩的语句;再比如今天挨批评了，问题到底出在哪里，下次是不是可以做得更好，以前有沒有犯过同样的问题。一天的工作下来，总结一下未完成的事项，总结超计划完成的事项;重新分析评估未完成事项，得出时间管理的自我提升建议，每周进行统一复盘，对重大事项进行研究。通过总结评估，把计划、实施串起来，形成一个计划—实施—总结—评估—再次计划的完成闭环结构，不断地打磨细节，不断提升自己。

留出时间，自我提升。合理的空闲时间对于一名管理者来说是必不可少的，通过休闲、充电，才能够有更好的精力和更大的能力来应对这个快速变化的社会。有一段时间，我陷入了自我否定的泥沼之中，失眠多梦，精神焦虑，做什么事情都提不起劲，每天闷闷不乐，感觉生活特别累也特别烦躁。如果觉得累了，一定是有什么地方出了问题，但是解决问题的方法永远在问题之外，没有精神就去运动，觉得累了就多读书。良好的精神状态和健康的身体条件对于提升工作和生活的质量是底层逻辑。

相互监督、共同努力。作家刘瑜在《送你一颗子弹》一书中有一句经典的话，“懒惰是一种本性，但是战胜本性是人的另一种本性。”如何战胜这个人类的本性，找个人监督，一起进步是一个非常好的实现途径。我曾通过运用番茄工作法来提升自己的时间管理效率，无奈总是被自己或者别人打断，一天下来完成不了几个完整的番茄，工作效率虽然有了一定的提升，但是一直被打断的番茄让全面提升工作效率的信心备受打击。一个偶然的机会，我看到了豆瓣上有一个战拖小组，试着进入网上自习室，通过建立一种连接，利用视频监督的方式，我每天刷完整番茄的数量不断增加，工作效率也得到了极大地提升，可以有更多的时间去提升自己的工作技能，提升的工作技能也在不断得提升工作效率，形成了正反馈。我想在日常的工作中也可以尝试做一些这样的工作，比如建群读书打卡，共同学一门公文课程，这些可以在以后的工作中加以实践。