高校资产管理信息化建设存在的问题及优化路径

2020-11-11张文影

江苏科技信息 2020年27期

张文影

（南京审计大学，江苏南京 211815）

0 引言

资产管理信息化建设是在充分调研和需求挖掘的基础上，基于软件编辑、信息传输、大数据与云计算等现代化计算机技术，将资产管理的不同事项以电子化记录、信息实时归集、管理全流程追踪的方式实现信息化建设和管理的活动。随着国家对高校教育支出的不断加大和高校教学科研实力的不断提升，高校资产规模也逐年递增，传统的资产管理方式的弊端也不断显现。2015年年底，财政部下发《关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》，提出了高校资产管理应以行政事业单位资产管理信息系统建设为有效支撑，“要依托行政事业单位资产管理信息系统，建立全面、准确、细化、动态”的国有资产基础数据库。指导意见下发后，高校资产管理信息化建设速度不断加快，传统粗放式的资产管理模式逐渐向信息化精细化的方式转变，高校资产管理信息系统已成为高校日常资产管理中不可或缺的部分，资产管理的效能也得到显著提升，同时，在资产管理信息化建设和使用过程中，问题也逐渐显露。本文采用层次分析法，通过定量与定性相结合的方式，分析了高校在资产管理信息化建设中存在的问题，并根据定量分析结果，从宏观和微观两个角度提出了优化路径。

1 高校资产管理信息化建设存在的问题

1.1 高校资产管理信息系统建设管理思路单一

搭建高校资产管理信息化系统的目标是通过采用现代化技术提升资产决策的效率、资产管理的效能和资产利用的效益，但是该目标的实现是以全面、准确、及时的信息收集为基础的。在我国高校资产管理信息系统中过度强调资产的实物管理，忽略了资产的价值管理。信息化建设的核心就是数据的快速流动，使资产管理的相关权责方和系统使用者可以及时准确高效地获取资产的信息。系统是客观的物理设施，而系统的建设是管理者、使用者主观需求的集合，实物管理和资产管理的不一致会导致不同程度的资产账目不符、账卡不符的现象，甚至出现了无人监管和不能监管的现象，极大地降低了信息的真实性和准确度，不仅无法实现系统的功能，反而还会增加管理难度和无效劳动。另一方面，同其他事业单位国有资产信息系统在使用中一样，高校资产管理信息系统也存在分散化和多头管理的现象。从内部结构来看，高校资产纷繁复杂，资产形态多元，各院系、实验室、管理部门资产的需求和构成各不相同，很难形成协同一致、衔接有序的精准化管理系统，往往各部门分工协作，独自负责各自资产的管理和信息的输入，由高校资产管理处统一归口负责系统的日常维护。由于各部门缺乏必要的互联互通，各部门之间也难以形成信息共享机制，所有的软件部门难以真正进行数据共享和交流，违背了系统建设全面性的原则，限制了系统功能的发挥。同时，系统在使用过程中还需要与财务部门和上级教育管理部门对接，因此对系统的包容性和接口的匹配提出了更高的要求，提高了系统开发的难度。而在具体使用过程中，系统的使用部门往往基于自己的业务诉求，注重与上级主管部门的对接和部门工作模板的更新和优化，轻视不同部门内部功能的衔接整合，缺乏整合优化的动力，在一定程度上制约了信息化系统的完善和优化［1］。

1.2 高校资产管理信息化建设管理技术更新滞后

信息技术的更新换代日新月异，高校资产管理信息化建设的一项主要内容就是通过新技术的采用，不断优化系统功能，根据需求的变化推动系统的升级。随着物联网、区块链、宽带移动互联网、射频识别等技术的飞速发展，人脸识别、智能管理、地理信息等现代化技术不断在社会管理中得到广泛使用，最大限度地实现了现代管理的智能化水平，然而在资产管理领域的推广使用则相对较为滞后。以资产盘查为例，资产盘查作为资产管理的重要内容，目前高校仍以手工盘点为主，效率低下。当前，信息技术的进步已经实现了利用无线射频信号对目标对象的自动识别，通过对资产实施标签转换和有效绑定，无须人工核查即可实现对资产的准确识别和快速定位，并将数据及时上传和汇总，最终实现对资产的自动盘底，极大地提升了资产清查的效率和准确性。一方面资产管理信息化建设在高校并未引起足够的重视，内在发展动力不足；另一方面，高校作为行政事业单位在采用和引进新技术上，自主性和灵活性相对缺乏，导致在技术快速发展的背景下，高校资产管理信息化建设管理技术较为滞后。

1.3 高校资产管理信息化建设人才队伍培育缓慢

高校资产管理信息化系统的运用效率在一定程度上取决于资产管理队伍水平的高低。从现状看，高校资产管理队伍信息化水平不高，管理队伍的规模不大，人才队伍的培育较为缓慢。高校资产管理信息化建设作为高校资产管理领域的新事物，需要专业的技能支撑。资产管理人员不仅需要掌握一定的计算机基础知识，熟悉系统的基本功能模板，还需要将资产管理的工作内容与信息技术整合，实现工作流程的再造和工作方式改变。各院系、实验室和行政部门都存在各自的资产管理岗位设置，人员构成参差不齐，年龄、学历差异较大，人员变动大，并且一兼多职，在使用信息系统的过程中，以简单的传帮带为主，缺乏系统的学习培训，在使用过程中也根据工作职责设置使用权限，缺乏系统的全局认识，被动地接受系统的使用，而缺少主动思考系统优化的动机。因此，在高校资产管理信息化建设过程中，顶层设计远远高于基层创新，在推进过程中，难以形成合理的基层创新和人才梯队的培养。

2 高校资产管理信息化建设的需求分析

基于前人的研究成果和对高校资产管理信息系统不同使用人群的调查访谈，当前高校资产管理信息系统主要包络高校资产的全口径管理、资产的全生命周期管理、资产盘点和清查、数据汇总和统计分析、固定资产的使用、标签及卡片打印、基础信息维护、校内数据传递和共享、支持手机客户端、微信公众号、手机短信连接、信息保密、不同单位间信息交互、电子标签管理、大数据挖掘和预测15项功能［2-3］，其需求的具体内容如表1所示。

同时，根据功能需求的具体内容，可将15项功能划分为系统基础功能模块、系统协同发展模块、系统适应性扩展模块三大模块。当前关于高校资产管理信息化系统基本形成上述完善的结构，不同学者也从客户需求、计算机技术应用等角度对高校资产管理信息系统优化提出不同建议和优化方向，但多是以客户提供需求，产品经理根据客户需求提出修改建议，编程人员根据建议开展产品的研发这套线性的模式开展，建议来源的使用群体人为分割，背离了打造协同统一的信息化建设目标。因此本文采用层次分析法，通过对学校不同院系、实验室和管理部门不同使用群体、资产管理信息化建设领域的研究学者及设备和技术提供方等相关研发者、使用者、研究者的问卷调查，其中受访者55 人，收回问卷55 份，其中有效问卷55份，定量与定性地分析高校资产管理信息系统优化路径和方向。

表1 高校资产管理信息系统需求分析

层次分析法（The Analytic Hierarchy Process，AHP）是一种定性分析与定量分析相结合的多目标决策分析方法，将人们的主观判断量化处理，将各种判断要素指标之间的差异数值化，适合应用于复杂的模糊综合评价系统，是一种被广泛应用的确定评价指标权重的分析方法。根据高校资产管理信息系统的功能模块划分和具体需求内容，按照层次分析法的步骤，本文建立如下由目标层，准则层和方案层所组成的层次结构模型，其中目标层为高校资产管理信息系统优化方向，准则层为三大功能模块划分，方案层为15项具体的需求内容。

依据上一层指标因子的属性要求，对下一层指标因子采用1-9标度方法两两进行重要性比较，然后通过和积法确定指标权重，并将问卷调查数据做了同趋化、标准化和无量纲化处理，得到高校资产管理信息系统各层级的权重大小，以此来衡量受调查者对高校资产管理信息系统需求的重视程度，从而判定系统未来优化的方向。通过对判断矩阵的计算和一致性检验，得出如表2所示的各层级和指标的综合权重。

通过上述所得权重指标可以看出，在高校资产管理信息系统中，系统基础功能模块仍是系统的主体部分和主要的技术需求内容，权重得分0.648分，这也说明了高校资产管理信息化建设的必要性和重要性。相对而言，系统协同发展模块和系统适应性扩展模块权重得分相对较低，分别为0.223 分和0.129 分，该得分说明目前系统优化的重点依旧是主体功能的完善和系统内外部协同和兼容程度的扩展，对一些适应当前发展趋势的适应性需求相对较低。从资产管理信息系统的具体需求内容来看，资产的全口径管理、资产的全生命周期管理和数据汇总和统计分析功能排在前三的位置，综合权重得分分别为0.15、0.17 和0.14，其中作为系统协同发展模块的数据汇总和统计分析功能的需求较大，说明在夯实高校资产管理信息系统基础功能的同时，为适应当前高校精细化管理的要求，系统的使用者在利用系统获取数据、分析数据、指导决策上提出了更高的要求，这也将成为未来系统优化中的重要内容。其中得分较低的分别是保密功能、不同单位间数据交互功能、手机短信功能和大数据挖掘和预测功能，他们的综合权重得分都在0.02以下，其中比较特殊的是系统协同发展模块的不同单位数据交互功能得分仅为0.02分，但这并非说明系统的参与者对资产管理与其他单位间扩充数据的使用权限和一致性的需求不高，而恰好说明参与者对系统在研发和设计之初重点关注财政和教育主管部门系统衔接上的重要性，因目前使用的高校资产管理信息系统是研发之初是由教育主管部门主导，所以系统的研发就注重了与教育和财政部门的统一，因此在后期优化中，对该项需求要求较低。

表2 高校资产管理信息系统各指标权重及标准化值

3 高校资产管理信息化建设的优化路径

从宏观上看，在高校资产管理信息化建设过程中，一方面要不断提升信息化建设的管理水平，按照企业项目管理的模式，注重项目前的可行性分析、项目建设中的优化和监督以及项目后的评估，高效有序地推进高效资产管理的信息化建设。同时要加强项目建设的顶层设计，注重项目推进过程中和主管部门、各管理部门、各院系的沟通协调，明确资产归属和各使用单位、岗位的权限，尽可能避免资管归属不清晰、管理多头的问题。尤其注重项目使用过程中资产实物价值和账面价值的统一，将资产管理信息系统日常使用频率和数据更新及时性作为相关职能部门的绩效考核指标，通过系统管理的精细化水平，提升系统的使用效能和数据的准确性、及时性和全面性［4］。另一方面，要强化人才梯队建设和专门人才的培育。高校可以充分利用自身优越的教学资源和系统提供方的技术服务，加强对相关人员专业技能的培训，打造一批专业的技术能手和管理人才，将系统推广的顶层设计和使用人员的基层创新有机地结合起来，实现高校资产管理信息化建设不断向纵深发展。

从微观上看，在高校资产管理信息系统的具体优化中，仍要不断提升夯实系统的基础功能，尤其是关于资产的全口径和全周期的管理，修补过程中使用的bug，特别注重数据的汇总和统计分析功能，提高系统的人性化和交互设计。在系统协同发展模块中，要强化对系统协同统一度的优化，提升校内数据传递和共享功能。针对系统适应性拓展功能，综合权重得分也达到0.129分，因此还是要针对当前技术发展的趋势，针对手机客户端和微信公众号等功能的开发，提升系统的使用体验。