浅谈人工智能在档案管理中的应用

2020-11-11张学丽

报刊精萃 2020年13期

张学丽

四川环洋盛建筑工程有限公司

在信息时代的背景下，越来越多的档案信息涌入档案馆，这给档案馆的档案管理增加了一定的难度。如何更好地实现档案信息的收集，分类，分类和存储，查询已成为当前档案管理面临的主要问题。人工智能技术的诞生为档案管理提供了新的途径。通过使用人工智能，可以建立相应的分类和智能搜索平台。同时，它还可以通过建立数字档案来实现各种档案信息的备份和备份。存储不仅简化了文件管理工作流程，而且提高了档案的安全管理水平，有利于档案的长期稳定发展。

一、人工智能的特点

1、智能化

为了更好地将人工智能技术应用于文件管理，有必要弄清人工智能的特征。人工智能的主要特征是智能。所谓的人工智能是基于对人类行为和思维方式的分析，开发出一种新型的智能设备，类似于人工操作，具有很高的信息处理能力。智力是其基本要求。人工智能技术的应用不仅可以很好地代替人类的工作，而且可以利用人工智能独特的信息处理能力（例如语音识别，智能检索和图像分析）来帮助人们解决问题。问题。在档案馆的档案管理工作中，可以充分利用情报的特点，帮助档案管理人员实现档案信息的快速分类和检索，从而提高管理工作效率。

2、服务化

人工智能技术的主要目的是服务于人们的生产和生活，并为人们的工作和学习提供便利。因此，可维护性也是人工智能的主要特征。档案管理工作时，可以利用人工智能建立相应的服务平台，对档案的各项业务进行细化和分类，以满足档案存储人员的不同需求，并进行综合分析和分类，帮助用户制定最佳的存储计划，包括存储时间，存储寿命，存储类型和其他特殊要求等，可以对其进行一次优化和分析，还可以提高文件存储的安全性能。

二、人工智能在档案管理中的应用研究

1、档案管理的分类

基于人工智能技术的优势，档案馆在开展档案管理工作时开发了多种人工智能应用模式。首先，它包括档案管理的分类。在进行档案管理分类时，可以通过人工智能技术对档案进行信息化和数字化，形成相应的数字档案，并将这些信息数据输入到人工智能管理平台中。使用预设的人工智能模式识别技术对文件进行分类。在分类过程中，可以标记不同的类别，并且可以按一定顺序对其进行排列和排序。具体来说，它们可以分为文本文件，图表文件，图像文件等。在智能分类的基础上，有利于后续参考和检索工作的开展。

2、档案管理的智能搜索

档案馆在进行档案管理工作时利用人工智能技术能够实现各类档案信息的智能搜索。在以往的档案管理工作中，要对某一类档案信息资料进行查阅和检索需要经过许多道复杂的管理手续才可以实现调取和查询，并且在查阅过程中也无法获得准确的位置信息，只能依靠人力进行相应的查找，这种搜索方法已经不能适应当前档案管理工作的需求，为解决这一弊病档案馆逐渐建立了基于人工智能的档案管理智能搜索引擎系统。通过利用人工智能技术中的语言识别、图像处理等功能，可以直接通过关键词搜索、图片搜索等的方式实现高效便捷的档案信息资料检索。

3、档案管理的安全监管

档案馆在进行档案管理工作时运用人工智能技术还提升了档案管理的安全管理能力。有很多档案信息资料都是有一定密级的，在保存管理的过程中需要格外的注重档案的安全，这类档案也不可随便的进行查询，传统的档案安全管理方法主要是依靠档案管理人员来进行，但是工作人员难免存在疏忽大意的情况，为增强档案管理的安全监管能力，档案馆充分利用人工智能识别技术，通过指纹锁、人脸识别等加强对档案室的监管，同时强化档案室的安保系统，一旦人工智能识别出现三次及以上不匹配的现象，就可以通过控制安保系统发出警报，从根本上提升了档案管理的安全性能。

三、人工智能在档案管理中的发展研究

1、人工智能与大数据平台相结合

我们应当认识到人工智能在档案管理工作中具有广阔的发展前景，不仅能够减少档案管理人力物力等资源的投入，还有利于提升档案馆的内部管理水平。这就要求在进行档案管理工作时，需要不断的发展和完善相应的人工智能技术，首先就是要实现人工智能大数据平台的结合，要想不断的拓宽人工智能应用的广度和深度，就必须要建立相应的数据库，收集和整理范围更广的档案数据信息，从而提升人工智能的学习能力。

2、建立基于人工智能的档案管理系统

在开展档案管理工作时，档案馆必须继续完善和完善相应的人工智能档案管理系统，确立档案管理信息化和数字化的目标，并不断完善建立电子信息档案的过程和步骤。在使用人工智能进行文件管理时，必须注意文件管理的体系和全面性，注意扩大档案管理工作的业务范围，努力为用户提供全面的文件管理服务，以不断完善档案管理工作。档案工作的质量和水平。