事业单位档案管理的现代化和电子化

于宁宁

摘要：档案对于事业单位来说有着重要的价值，其不仅记录了事业单位日常运行的方方面面，同时也是事业单位发展的方向标之一。所以，加强事业单位档案管理、实现现代化与电子化，对事业单位来说至关重要。本文罗列了档案管理现代化和电子化的优势，并对当前事业单位档案管理中存在的典型问题进行列举，然后提出实现档案管理现代化和电子化的几点建议，旨在为事业单位档案管理工作的进步提供参考。

关键词：事业单位;档案管理;现代化;电子化

现代社会已经是以高新技术为代表的社会，对于事业单位来说，传统的管理模式和手段已经不再适用，现代化的档案管理模式是事业单位档案管理部门转型的必然。在高新技术的支持下，实现档案管理的现代化和电子化能够促进档案管理优化与升级，为事业单位带来更大的价值。所以，加快实现档案管理的现代化和电子化是事业单位档案管理发展的必经之路。

一、档案管理实现现代化与电子化的优势

实现档案管理的现代化与电子化，能够实现档案的无纸化存储和应用，通过互联网来进行档案的存储与利用，有效避免了纸质档案被破坏、丢失等问题。同时，强化了档案的电子化发展，让档案存储在数据库中，方便管理、存储和借阅。相较于传统的管理方式来说，现代化、电子化的档案管理是以互联网为载体，由于其便捷性较高，所以各个部门对档案的利用效率显著提升，对挖掘档案价值、发挥档案作用有着重要的作用。

二、当前事业单位档案管理的典型问题

目前，事业单位档案管理工作的现代化和电子化程度还没有达到预期的状态。在档案管理工作中，相关制度的不尽完善、电子化基础设施建设相对落后、安全管理工作不到位、管理人员水平跟不上等原因都是影响档案管理实现现代化和电子化的直接因素，也是比较典型的问题，很多事业单位都是受到其中部分或全部因素的影响而导致档案管理工作进步缓慢甚至是停滞不前。所以，解决好这些典型问题，是实现档案管理现代化和电子化的关键。

三、实现档案管理现代化与电子化的几点建议

（一）加强制度的完善

现行的档案管理制度是在传统制度的基础上扩充和修改而成，但是其条款并不完全适用于所有的事业单位。由于事业单位发展参差不齐，所以相应的档案管理制度也需要“因人而异”。事业单位需要针对本单位的发展情况、工作性质、环境特征以及管理需求等对档案进行针对性的开发和管理，有针对性地提升工作效率和管理质量。通过大量的实践和经验总结来不断完善档案管理制度，以国家出台的相关规定为基础[比如《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）]，融入地域性发展需求，从而制定更加符合本单位的档案管理制度。

（二）做好安全保护工作

对于电子化的档案管理工作来说，由于数据信息较容易受到各方面因素的影响而导致数据失真、丢失或是被恶意攻击等问题，所以做好安全保护工作是非常重要的。第一，要加强计算机及相关设备所处环境的安全，避免潮湿、暴晒的环境影响设备的性能，从环境上提供安全保障;第二，加强单位网络本身的安全防护等级，使用内网进行各种档案管理和利用工作，并提升防火墙等级，加强安全保护软件的进一步使用，从网络环境上提供保障;第三，要注重电子档案存储的时效性，及时做好备份工作，并及时更换老旧的设备，让档案信息数据所处的环境始终安全。同时做好定期安全检查工作，排除安全隐患，保证数据信息的安全。

（三）强化基础设施建设

基础设施建设主要包括档案室的监控设备、传感器设备、硬件、软件等。档案室一旦发生火灾，其带来的负面影响是不可逆的，所以加强监控设备、温度传感器、湿度监测、防盗监测等系统组成的预警体系的建设是非常重要的，并与消防设备联动，组成完整的联动体系，以及时应对突发情况。所以在预警体系中所涉及到的设施，必须要及时更新换代，保证其灵敏度和精准度。硬件设施的更新换代是提升现代化与电子化程度的基础，所以要定期对硬件设施的性能进行检查、系统更新、零件更换等。软件设施的选用也是现代化与电子化的必然。如：对软件市场进行调研，选择合适的档案管理软件，或是与第三方研究机构共同开发合适的档案管理平台、APP等，为档案管理工作奠定良好基础。

（四）提升管理人员能力

以往的档案管理工作对管理人员的综合能力要求并不高，但是现代化和电子化的档案管理则对档案管理人员自身的能力有着更高的要求。无论是从管理观念、管理能力还是操作技术上，都提出了更多的要求。所以，事业单位要及时提升、更新并升级档案管理队伍。一方面，做好档案管理队伍的培训工作，通过适当的培训对管理人员的管理观念、管理能力、计算机操作水平、职业素养与道德等方面进行提升，全面提升管理人员的综合水平。另一方面，要为队伍注入“新鲜血液”，积极引进高端人才，吸引更多兼具管理能力与计算机操作能力的人才，为档案管理工作提供更多的人才支持。同时也能够通过“帮扶政策”让老员工传授管理经验，让新员工传授高新技术，促进队伍综合水平的整体提升。

总而言之，事业单位档案管理工作对事业单位本身的发展有着重要的促进作用，基于档案管理现代化和电子化的优势，需要事业单位积极进行改革，通过制度的完善、基础设施的建设、安全保护、队伍建设等方式全面提升档案管理的综合水平，促进档案管理实现现代化和电子化。

参考文献：

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