数字化城市管理实践中对电子档案工作的探讨

杨帆

摘要：在我国城市管理的不断优化过程中，随着城市管理手段与先进技术的融合，数字化管理逐渐成为了城市开展内部管理的重要方向。在当前城市化管理的过程中，电子档案作为其重要的组成部分有着科学程度和便利化程度更高的优势。在本文的研究中主要对于当前城市化管理过程中电子档案管理的工作加以分析，探讨电子档案管理质量的提升措施。

关键词：数字化;电子档案

在我国档案工作的发展过程中，传统的纸质档案管理一直都是较为广泛的档案管理方式。而在当前数字化的推动过程中，电子档案的出现革新了档案管理方式的同时也有效提高了档案的管理质量。在数字化管理的实践与探索过程中，该种工作模式可以有效提高城市管理的工作效率与工作质量，而随着技术的不断完善，该种电子档案的管理将会作为档案管理的主要趋势。随着数字化城市管理的不断完善，在我国当前城市管理的过程中，数字化城市管理的推进也使其在工作的开展过程中进行了电子档案管理工作的融合与改革。电子档案的科学管理，既可以有效提升档案管理的质量，也可以促进数字化城市管理的快速发展。

一、电子档案管理的优势

电子档案的推进革新了传统纸质档案的管理方式，变革管理模式的同时促进了管理质量的提升。从实际电子档案的应用来看，其优势首先表现在档案管理工作效率的提升上，在电子档案的管理过程中，采用计算机手段进行档案的数据存储，同时利用计算机便捷的处理功能可以有效实现对于档案内容的检索与归档，在降低档案管理人员工作强度的同时，以快速的检索来保障档案归档的质量，促进整体档案管理效率的提升。

其次，电子档案的应用有着更为丰富的表现形式，在当前电子档案的管理过程中，其主要采用了信息化的数据库形式。与传统纸质档案相比，该种数据库的档案存储形式主要应用了多样化的信息技术，可以通过档案表现形式的丰富来拓宽其管理的方向。除了纸质档案之外，在电子档案的存储过程中，也可以进行图像、声音档案信息的融入，提高其数字化特征的同时提升了档案的管理水平。

最后，在电子档案的管理过程中及时增删信息的工作方式，相较于传统的知识档案有着工作效率上的优势。通常情况下，在纸质档案的管理过程中，对于答案信息的增加与删除需要在查找翻阅的背景下进行手动的工作，而且工作的开展不仅较为繁琐，同时也有着质量低下、效率低下的弊端。在当前电子档案的管理过程中，计算机便捷的增删功能可以保障其信息处理的高效性，同时也节约档案管理的开展时间，确保档案管理工作的质量，促进档案完整性的提高。

二、数字化城市管理中电子档案管理的开展方式

在当前信息技术的不断发展下，电子档案管理工作的开展有效提升了档案管理的工作质量与工作效率，在丰富其表现形式的同时节约了工作开展过程中的劳力投入，提高了档案管理的质量。而在当前数字化城市管理的背景下，电子档案管理工作的开展可以从以下几个方面来提升其整体的工作质量：

（一）加强双向归档

对于档案工作而言，其在数字化城市管理的背景下，管理人员在开展档案管理工作时既要依托于档案管理的本质进行信息的存储，同时也要考虑数字化城市管理中档案管理的目的进行双向归档工作，从而促进档案管理质量的提升。

在电子档案的完善过程中，双向归档工作的开展可以促进数字化城市管理过程中电子档案的有效管理。通常情况下，在档案管理的过程中，为了确保信息的准确性以及完整性，可以通过档案双向归档在进行电子信息存储的同时也进行纸质文件的编号与归档，从而实现整个档案管理质量的提升，确保在不同的应用条件与应用背景下都可以进行档案的便捷应用。

（二）加强相关培训

数字化城市管理的工作开展过程中，档案管理质量的提升要通过相关工作人员工作素养的增强来保障。在电子档案管理工作的开展中，要通过对于档案管理人员技能培训工作的开展，确保其计算机管理工作的質量。

电子档案在管理的过程中对于计算机存在一定程度的依赖，而由于档案在存储过程中有着信息量大的特点，在管理的过程中既要重视信息的传递性，也要保障信息的安全。在开展内部管理培训的过程中，既强调电子档案管理的准确性与完整性，也要提高档案管理人员的安全意识，促进其在档案管理工作开展过程中对于档案内容不断的检查，避免信息的丢失。通过专业技能的培训，促使档案管理人员掌握电子档案收集归档的工作方式提升及业务水准的同时促进电子档案管理质量的提升。

（三）做好备份工作

与传统纸质档案不同，电子档案在开展的过程中容易受计算机的影响而产生信息不安全的情况。因此，为了确保电子档案存储的有效性，工作开展过程中要通过对档案保管载体进行定期监测，确保其电子文件存储的有效性。

通常情况下，在电子档案的管理过程中，可以采用“一式三套”的保管模式以日常查阅、封存、异地保管三种不同的形式来完善档案的备份处理工作，确保其档案管理的有效性。

为了避免在档案管理工作过程中出现由于工作人员责任心不强而产生档案保管质量有限的实际问题，要通过对于档案管理工作日常监督的开展，提升其他管理工作的有效性，通过对于不合理问题的及时解决来保障档案管理的工作效果。

三、结语

为了提高城市管理的现代化水平，提升电子档案管理工作质量，要通过双向归档工作的开展、相关培训的组织以及备份工作的处理来提高电子档案管理的质量。在充分认识电子档案价值的基础上，通过有效的应用与管理保障其管理工作开展的质量与效率，使其切实服务于数字化城市管理工作，促进城市的数字化发展。

参考文献：

[1]苏娟.电子档案长期安全保存策略分析[J].图书情报，2019，000（008）：1-2.

[2]张小峰.浅谈电子档案的安全管理[J].工业技术创新.2018，005（003）：103-105.