设计院档案管理信息化水平的提升策略研究

胡艳华

摘要：在信息时代下，人们的生活及工作方式都出现了较大变化，现代社会的各个方面都开始逐渐迈上信息化道路。故此，加强档案信息化建设，提高档案管理信息化水平，是顺应时代发展的必然趋势，是一个地区乃至一个国家档案管理彰显现代化的重要路径。本文联系笔者工作实践，研究了设计院档案管理信息化水平的提升策略。

关键词：档案管理;设计院;信息化

自改革开放以来，我国便迈向了高速发展的道路，各种项目与工程相继开展，这也使得设计院变得愈加重要，因而，设计院也获得了长足发展，规模普遍得以扩大。在这一背景下，设计院的工程资料和档案管理工作的重要性越来越凸显。所以，在信息化时代下设计院需要加强信息化建设，开发出科学的一套档案管理系统，以实现自身档案管理工作的创新，从而推动自身良性发展。

一、加大宣传力度，培养全体档案意识

一方面，单位领导要高度重视和大力支持档案信息化工作。对此，设计院档案部门应主动争取领导支持档案信息化工作开展，以使领导能够转变思想观念，增强紧迫感与责任感，结合设计院档案管理的具体情况，统筹规划，适当增加经费支持，配置先进的管理设备、设施及软件等，着手关键问题的解决，使档案信息化工作有计划、有组织地开展[1]。另一方面，加大内部宣传力度，建立合理的宣传机制，将宣传工作常态化，并加快自身相关宣传平台的构建。同时，在设计院全年工作计划中纳入档案管理工作，对各方面力量做充分调动，以使全体的档案意识得以培养。

二、档案数字化，夯实信息化物质基础

伴随设计院的持续发展，其工程项目越来越多，承接业务范围也更为广泛，这也很大程度加大了内部档案的馆藏量。由于某些项目名称几经变更、工程项目名称相似等因素，较大程度影响到档案的查找利用，使得档案管理人员在实体档案查找上浪费了较多时间。为了使上述问题得到良好解决，就须把这些档案数字化，如此一来，能够使档案利用的便捷性得到显著提升，更方便人員的管理和借阅，避免了纸质档案仅能供一人使用的情况，使档案人员工作效率和档案利用效率得到很大提升[2]。档案人员能够拥有更多的时间展开档案知识化管理和档案信息资源编研。所以，设计院应逐步数字化加工历史室藏的非涉密纸质档案，逐渐达到100%的档案数字化率。总之，档案数字化能使档案室由“数字档案信息中心”替代以往的“档案实体保管和服务”为主的情况。

三、知识点标识，满足设计人员利用需求

设计院拥有着数量巨大的档案，若只是简单的检索查阅，则无法使生产设计人员的利用需求得到良好满足。通过标识知识点，则是基于生产设计人员的利用需求，深入挖掘档案信息资源，有助于推动档案信息化迈向高级阶段。知识点标识工作大致可分为两部分：其一属性分类，档案管理人员先根据业务范围大致分类档案文件，比如，给水工程、污水工程、垃圾工程、勘察测量、环境保护等类别，然后根据这些分类，与相关专家进行配合，结合专业特性对分类做进一步细化，将拥有较大利用价值的属性细分出来;其二属性标识，组织相关专家结合数字化成果内容，对工程档案展开属性标识，完成标识后，生产设计人员就可将自身需要的档案快速找到。

四、信息化管理，确保档案管理有序开展

工程档案的形成过程即为工程建设的过程，这便使得设计院档案的建立是复杂而漫长的一个过程。从工程立项到工程验收，是由不同的单位或部门来实施档案资料的收集和整理的，这也在一定程度上加大了档案建立的难度，因此，为了提高档案管理效率和效益，就须开展信息化管理[3]。具体应做好如下内容：一是采用适合单位档案管理的软件，加快档案信息化建设，并着手档案信息化管理规章制度的制定，对不符合档案信息化要求的管理体制进行改革，将部门间的分割打破，使设计院信息共享和交换水平得以不断提升;二是为了不断提高相关岗位人员的工作能力与素质，要着手建立重实效、多渠道、多层次的档案信息化人力资源的培训和考评制度;三是决定计算机管理系统成败的一项重要因素，便是数据质量，因此为了确保系统的运行稳定，就须确保输入数据的准确性与全面性。对此，可着手数据审核制度的建立，在数据输入前严格审核数据，并在输入后展开认真校对。

结语：总之，对于设计院而言档案信息化管理工作十分关键，涉及到诸多机密文件的保存，倘若出现文件的损坏或丢失，则会很大程度影响到单位的发展。并且，在信息化时代下内部档案管理信息化，是实现单位可持续发展的必然趋势，因此，这需要单位方面高度重视，并采用多种方式来提高档案管理信息化水平，完成档案信息化建设。

参考文献：

[1]李玲.大数据背景下化工设计院档案管理研究[J].卷宗，2020，000（002）：106.

[2]李珍.建筑设计单位档案管理的方法及创新研究[J].兰台内外，2019（3）：34-35.

[3]王娜娟.“互联网+”时代档案管理工作的创新之道[J].办公室业务，2019，000（019）：91-92.