新时期基建工程档案管理工作方法思路探究

徐艳梅

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-088-02

摘 要 在基建工程项目中，基建工程档案主要将项目各个环节中所产生的文字、图纸、照片等进行科学、有效地存放，并根据项目主要内容建立相应的检索机制，新时期基建工程获得迅猛发展，由此相应的提高了对之相关的档案管理工作，其研究目标主要是基建工程建设项目，通过对相关资料与文件的收集与整理，可全程记录全部的基建活动。为促进基建工程档案管理水平的显著提高，在新时期这项工作需要与时俱进、坚持创新，实现对现代化管理模式的方法的构建，将档案服务社会的价值充分发挥出来，促进档案管理工作的健康、可持续发展。

关键词 新时期 基建工程档案 管理

在社会经济快速发展的背景下，基础建设项目的规模在不断扩大，数量在不断增加。而基建档案管理质量直接关系到基础建设项目的正常展开，也影响工程项目中改建、维修及责任问题最终权责认定等各个方面。但是目前我国的基础建设档案管理中依旧存在一定的问题，本文主要分析基建档案的重要性，并针对问题探讨有效的对策。现如今，关于企业的基建工程项目较之前相比获得显著增加，极大的加快了工程建设节奏，而作为支撑整个工程的重要文件资料——基建工程档案，相应的提高了其实用性、准确性要求[1]。

一、新时期企业基建工程档案管理特点

（一）档案真实性、实时性

档案管理必须严格按照同步原则，即结合工程进步实现同步管理，为此及时、快速的更新工程档案的记录内容，且能够将工程内容真实有效的反映出来。同时，建设施工需要符合相关档案内容，严防管理不符合实际施工的情况[2]。

（二）实用性

档案内容一定要确保准确性、实用性，究其原因在于一旦通过该工程档案就会用到实际施工中，按照档案记录与标准会组织工程建设的相关方案进行施工，若施工细节缺乏明确性，则不利于充分保证施工的规范性，甚至还会影响工期进度[3]。

（三）整体性

基建工程档案需要保证整体性，在建设过程中档案资料作为重要实施依据，档案内容需要将整个施工过程充分体现出来，且能够认真指导每个施工环节的开展[4]。

二、基建档案管理中存在的问题

（一）缺乏对基建档案管理的重视

基础工程的建设项目当中，部分领导过于重视工程建设，而对基建档案管理欠缺重视，没有正确认识到基建档案管理的重要性，将全部精力都集中在了基建工程项目的施工环节中，甚至没有关注到基建工程档案的建设。主要表现就是不重视基建档案相关资料的采集工作，没有及时整理以及收集、保存相关的资料数据等，未给基建档案的建设与管理提供有力支持，也没有建立专门的基建档案管理队伍，使得基建档案在采集、整理、分类以及保存等各个环节中都存在不同程度的问题，直接导致基建档案不完善与不规范[5]。

（二）规章制度的执行力和保障力不足

近年来，基建工程项目发展较快，规模不断扩大，为了促进基建工程项目的发展，国家相继颁布了有关法规制度，比如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 《城建档案管理规定》等，而且不同省市也制定了实施细则，确保基建档案管理工作的顺利开展。但是，在各项法规制度落实过程中存在着一些问题，如法规制度落实不到位、形式化以及保障力不足等。基建工程项目的周期长、环节多、涉及的专业多等特点决定了基建档案管理难度大，加上经济利益、工期等因素的制约，管理者大多会重视基建项目本身，而忽视基建档案管理。在这种情况下，基建档案收集、整理及归档往往不能与基建项目工程建设协调一致，各项规章制度流于形式，法律政策保障力不足，导致基建项目档案工作严重滞后。

（三）人员素质较低，专业水平不足

基建档案管理人员的综合素质直接关系到檔案管理的有效性。就目前我国基建档案管理的现状而言，部分档案管理人员没有正确认识到自身工作的重要性，对于基建档案管理与保护的意识较弱，致使基建档案管理工作的效率低下。此外，部分档案管理工作人员并未具备基础工程建设项目的相关知识，没有完全了解和掌握基础工程项目建设的施工流程等，也没有和基础工程项目施工人员建立有效的沟通与交流，使得档案管理工作很难有序推进。基建档案管理人员的整体工作水平较低，专业水平无法满足现代化基建工程与基建档案建设的发展需求，因此，严重地影响了基建档案的建设与管理工作[6]。

（四）基建档案完整性欠缺

基建工程的档案在采集阶段的工作难度比较大，普遍存在数据资料以及图纸等不完整的问题，主要因为领导与管理者不够重视基建档案的建设与管理，导致部分资料以及工程图纸等缺少相应的标注、日期与签名等不够完整以及缺少单位加盖的印章等，这些原因都会使基建档案内数据信息有所缺失，不仅增加了基建档案前期建设的工作量，同时也无法确保基建档案建设的效率与质量，使基建档案欠缺完善性与准确性。

三、工作方法思路探究

（一）构建健全的档案管理制度和体系

新时期，为实现基建工程档案管理的现代化，就需要不断健全与优化相应的管理制度，帮助档案管理者增强自身的管理意识，将档案管理思维有机融入到具体的项目规划当中，对档案资料的收集、整理、归纳工作进行全面落实。增强档案专人负责与统一管理，实现对从下而上的基建档案管理网络的建立，将每位员工的职责进一步明确下来，提供有效的依据积极的开展档案管理工作[7]。

（二）在基建工程全过程贯彻档案管理工作

针对这项档案管理工作来说，同步开展工程项目建设和档案管理工作是最为基本的指导方案，在工程项目全过程认真有效的落实档案管理项目。如：项目立项初期就需要认真考虑档案管理工作，特别是前期需要认真收集、整理、审查资料。项目竣工验收阶段，高度重视文件归档和验收工作，在整个项目流程中做好档案管理工作[8]。

（三）应用先进技术，增强工作人员的素质

在计算机技术与网络技术快速发展的背景下，应在基建档案管理工作中科学合理地应用现代化信息技术，优化基础建设项目管理工作模式，节约人力与物力方面的投入，促进基建档案管理工作的网络化与高效化。应用网络信息技术，可以实现基建档案的网络传输、实时查阅以及同步保存等，可以将传统的纸质档案转变为电子档案，提高基建档案的保存效率。与此同时，针对目前基建档案管理人员综合素质较低的情况以及身兼数职的问题，应当不断加强基建档案管理工作队伍的建设。应将专业知识与专业技能的教育培训工作纳入日常工作中，使之常态化。应根据职能不同的基建档案管理人员，开展有针对性的专业培训，提高档案管理人员的整体专业素养与业务能力，利用科学合理的措施激励其开展自主学习。让基建档案管理工作队伍可以适应环境与工作的新变化，进一步促进基建档案管理工作的发展。

（四）强化档案资料质量管理

基建工程档案尽量将原件保存在档案室内，一旦出现原件丢失的情况需立即复原；入档前，需要认真核对其与相关实际工程，一旦档案文件出现内容或格式上的错误，就需要立即修正；针对需要手写的档案资料，书写时必须使用耐久材料，如碳素墨水等，如果手写部分资料出现褪色的情况，就需要立即誊写，避免出现字跡模糊不清的情况而影响到档案实用性；资料用纸一定要保持清洁、耐久，文件中的图章保持清晰完整。由于企业的基建工程档案文件与档案内容本身的实用性、有效性息息相关，因此一定要认真做好质量管理工作，拥有一份质量合格的档案，才能最大限度的保证工程建设质量，加快施工进度。

（五）建立健全基建档案管理工作制度

企业只有去建立健全的基建档案管理工作才能够去提升及基建档案管理的工作质量以及去规范基建档案管理工作。对于基建档案工作当中的编写目录、信息收集、处理、归档以及分类等工作就需要去制定一些相对应的工作标准。同时我们还应该去符合基建档案工作的实际情况去进行制定管理工作的制度。企业只有去健全相对应的基建档案管理制度才能够使各项工作都有相应的管理条例去进行参照。企业需要对内部的每一位工作人员，要求他们去切实履行自身相应的责任，同时他们还应该去明确自己的职责。我们想要去确保所有基建档案信息资料都具有可靠性、完整性以及准确性就应该对归类的基建档案进行严格的审核，同时还应该去完善基建档案管理工作的审核机制。

（六）明确工作职能

相关的基建工程项目建设单位在与各个参与施工的单位签订相关的合同时，可在合同中增添基建工程档案工作内容，明确要求参与施工的单位以及团队的归档要求、职责、流程；明确说明和约定参与施工的单位以及团队完成基建工程归档工作与工程款结付存在着直接的联系，在完成档案标准审核并移交确认无误后，统一结付工程款。通过这样的方式，增强参与施工单位以及团队的责任心，从而有效促进基建工程档案的有效整理以及保存，并能确保其完整性以及准确性。

四、结语

基建档案管理工作是基建工程项目管理以及企事业单位的重要组成部分之一。因此基建档案可以去反映整个企业以及基建工程项目的真实面貌。随着社会发展，人们对基建档案管理工作也越来越重视，因此档案人员应该去具备认真踏实以及爱岗敬业的精神。对于企业来说只有通过这样的方式才能够提升单位的基建工程建设水平以及企业的管理水平。

参考文献：

[1]何佳锋.新时期基建工程档案管理工作方法思路探究[J].城建档案，2019（6）：60-61.

[2]周仕博.新时期基建工程档案管理工作方法思路探究[J].城市建设理论研究（电子版），2018（35）：37.

[3]郭慧妮.新时期基建工程档案管理工作方法思路探究[J].城建档案，2018（11）：42-43.

[4]李霞.新时期基建工程档案管理工作方法思路探究[J].建材与装饰，2016（37）：141-142.

[5]王芗馨.基建档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2018（5）：59-60.

[6]张原凤.论基建档案管理中存在的问题和对策[J].办公室业务，2018（8）：136.

[7]张永楠.试论基建工程管理存在的问题及对策[J].四川水泥，2018（1）：162.

[8]郭小燕.加强基建档案管理的重要性及措施分析[J].城建档案，2018（5）：61-62.