关于加强事业单位人事档案管理工作的相关建议探析

2020-11-09张彩云内蒙古赤峰市喀喇沁旗人力资源公共服务中心

新商务周刊 2020年6期

关键词：事业单位档案管理信息化

文 / 张彩云，内蒙古赤峰市喀喇沁旗人力资源公共服务中心

1 引言

在信息化技术快速兴起的过程中，人们的生产生活方式发生了翻天覆地的改变。此形势下，档案管理模式受到了冲击，档案管理部门必须积极探究创新的管理模式，其不但关系着个人的发展利益，还决定着社会经济和组织是否能够紧密联系在一起，并持续发展。

2 存在档案管理过程中的问题

2.1 管理人员与机构在人事档案管理方面意识比较淡薄

现在一部分机构与档案管理人员并未认识到档案管理工作对于事业单位发展起到的作用，没有全面掌握人事档案管理内容，认为档案管理只需要做好裁剪工作、装订工作与保管工作等即可，此外还不了解档案管理工作的要求，在实际工作中往往只是应付了事。因此，人事档案管理不被重视，主要是因为工作人员不重视以及了解档案管理工作。

2.2 管理人员以及技术水平欠缺

档案管理这项工作极其重要，却被事业单位所忽视，这样有些事业单位虽然设置了档案管理部门，可却没有配备充足的管理人员，同时还有一部分管理人员不具备较为专业的管理能力，进而使档案管理效率极其低。还有一部分事业单位为成立档案管理部门，档案管理工作都是由其他部门的工作人员兼职完成，这样兼职人员根本不能将太多的精力以及时间花费在档案管理工作上，这样人事档案建设的速度就极其慢，致使档案管理水平一直处于较低状态下。

2.3 档案管理的硬件设备比较欠缺

现在一部分档案库十分简陋，通常都是将普通办公房当做档案库，还有一部分事业单位会选择办公楼顶或地下室当作档案库，这样档案始终处在潮湿或者是高温的条件下，极容易发生受损情况。除此之外，档案库都是普通门窗，密闭效果较差，而且还不具备较强的湿度控制、温度控制、防攻和防盗作用，保护档案安全的设施不完善，使人事档案无法得到安全保护。

2.4 信息化管理人事档案的方法较为欠缺

现在一部分事业单位依旧运用纸质的方式对档案进行管理，并以实体管理为中心。在科学技术快速进步的进程中，没有紧跟时代潮流进行电子化的人事档案建设。还有一些人事档案管理部门只对计算机进行了运用，用其打印档案目录，没有合理运用信息化技术查询、检索和处理人事信息，只能依靠人工进行信息统计，因此人力资源被大量浪费。

3 事业单位强化人事档案管理的有关建议

3.1 做好教育宣传工作，增加工作人员人事档案管理的意识

事业单位想要使人事档案得到有效管理，那么人事档案部门必须做好宣传工作。第一，对人事档案管理人员进行思想教育，让他们明确人事档案管理对于事业单位发展的重要。所有领导必须对其加强重视，并做好积极的引导，掌握档案工作目前的情况以及存在的问题。第二，事业单位应该从组织上以及制度上对人事档案管理进行支持，进而使人事档案管理这项工作可以顺利展开。第三，人事档案管理工作者需要对自身服务意识进行强化，积极地开发与利用人事信息，使事业单位在做决策时可以有理有据，如：在改革人事制度、选拔人事人才时可以按照人事档案信息确定具体目标，促使人事档案部门变成人事信息中心，进而获得较好的档案管理效率。

3.2 为人事档案管理配备专业技能较强的工作人员

事业单位必须为人事档案部门配备充足工作人员，而且这些人员必须具备较强的专业素养，由这些人员专门负责档案管理工作，如：档案建档工作、档案开发工作、档案利用工作、档案归档工作等。与此同时，因为人事档案工作具有教严的政治性、较强的专业性、较高的技术含量等特征，所以人事档案工作人员一定要严于律己，积极对自身思想政治工作进行建设，并不断丰富自己的知识结构，使自身具备较高的综合素质，进而应用先进的科技规范人事档案工作。

3.3 对档案管理的基础设施进行建设

想要使人事档案得到良好的保护，事业单位必须制定科学有效的保管措施，对档案管理的基础设施进行积极建设，并为档案工作提供足够的物质基础，可以设置独立的、条件良好的档案室。与此同时，还有对保管档案的安全要求进行分析，然后在此基础上设置档案柜和档案保护设备等，进而使人事档案获得安全保护。

3.4 运用信息化手段对人事档案进行管理

人事档案实际上就是人才信息库，此信息库当中涉及到了众多信息资源。此形势下，想要充分发挥资源效益，那么必须合理运用信息化技术。目前档案管理理论以及档案管理实践两方面的研究还不够成熟，而且相关体系以及制度的建设也不够完善，同发达国家进行比较，依旧存在极其大的差距。在国内外逐渐强化档案建设的进程中，所有事业单位必须明确档案建设对自身发展的重要，然后积极地对档案管理进行信息化建设。在实际建设的时候，需要先明确管理规范以及管理制度，在此基础上科学运用现代化信息技术，实现信息化档案管理，从而使传统档案信息变成现在的信息数据。