电子政务系统中的档案管理现状问题及其若干思考

文 / 崔雪微，铜陵市义安区人民法院

所谓电子政务实际上就是政府信息化，具体而言就是我国的机关单位在一些具体的政务工作中，通过对现代化的网络信息化技术或办公自动化的合理采用来进行一系列的办公活动。而电子政务中的档案管理工作则是通过网络信息化技术对机关单位政务工作中所产生的电子档案进行管理或较大程度的优化及重组，并不受时间和空间的局限性面向社会及机关单位的其他部门，并进一步的将最优化的政务信息与相关服务提供给大众。将电子政务系统通过科学合理的方式进行利用，不但能够提升机关单位中相关政务工作的效率，还能将政务工作的成本进行一定程度的降低，进一步促进政务工作的公开、公正性。因此，我国机关单位还需根据目前形势下的信息化需求，通过电子政务系统的合理利用，来促进档案管理工作的进一步开展。

1 电子政务系统中的档案管理现状及其问题分析

1.1 网络信息化技术方面所产生的问题

通常情况下，工作效率高效且低冗余，才是我国机关单位中电子政务系统所需去具备的关键特点，然而，就多余重复而言，因电子档案往往需要被进行长期且安全的保存，所以其档案管理工作也势必会出现一定程度上的冗余。除此之外，在我国的很多机关单位中，数据管理权限一般多以业务部门为主，这就导致了档案部门在缺乏权限的状态下无法对其急需的档案资料进行及时的找寻，对档案管理的效率造成了不利的影响。同时，还有一些电子政务系统在数据清理时，其相关连接会出现较大的变动，从而造成了归档过程中问题的出现。

1.2 档案管理过程中风险性较大

在目前形势下的电子档案管理过程中，常常会引起一些安全性的问题发生，因为无论是电子档案上传还是对其进行浏览，都需要在联网的状态下进行，所以就会涉及到网络安全等相关的问题，比如黑客入侵、病毒入侵所导致的档案泄露等风险的发生。同时，还有可能会出现管理人员在处理档案的过程中，技术性操作失误、没有明确的分工等所导致的档案丢失或损坏等。除此之外，还有更多的不可控因素的突然发生，都会影响到电子档案管理过程中的安全程度。

1.3 电子档案管理过程中移交接所产生的问题

虽然档案管理在电子政务系统中都有一套具体的工作流程，但是很多时候在对电子档案进行移动或交接时却很容易有问题产生。一般情况下在电子档案移交工作开展的过程中，因只针对部分电子档案进行移交，所以也造成了档案与档案相互间的连接无法产生效用，同时，再加上一些档案管理人员的粗心，使得一些档案在这个过程中造成了丢失。除此之外，在对纸质档案与电子档案进行共同的移交时，其工作效率很容易就会随着时间的差距而大幅度降低，从而进一步的造成了档案管理工作成本的增加。

1.4 没有专业团队的培养及资金的投入

在如今我国电子政务系统不断升级变革的背景下，还需要相关政府机关单位，能够将自身档案管理的工作也随之进行较高程度的提高。但是依照目前状态下大多数机关单位内部的实际情况而言，其在电子政务系统的档案管理方面，是非常缺乏资金以及优秀人力资源的投入，所以对电子政务的相关服务工作更是造成了较为不利的影响。比如对于资金投入而言，电子档案在电子政务系统中进行相关建设时，就非常需要大量的资金来进行维护，而人力资源的缺乏，又刚好暴露出电子档案管理工作中实际人员配置是否具有合理性的问题，这些因素综合而言都会对电子档案管理工作的质量造成较为不利的影响。

2 电子政务系统中的档案管理现状的有效改进方式

2.1 档案管理相关制度的加强与完善

在我国目前的电子政务系统中，应重视对档案管理工作预防措施的有效开展，从而进一步的保障了面对电子档案管理过程中所出现问题时的解决能力。所以，就需政府机关单位能够建立起更加完善且健全的电子档案管理制度。并且，通过这个过程，还可以从根本上规范电子档案的相关开展，促进整个档案管理工作有章可循，并对其每个工作环节的控制也能够更加精准和便捷。同时，机关单位在建立电子档案管理制度时，还需要有针对性的，去参考实际的情况来进行制度的完善，并对其管理体系也要进行最大程度的健全，确保管理标准的统一性，以及电子档案管理工作具体流程的明确性，从而进一步的加强电子政务系统中档案管理工作的科学合理性。

2.2 降低管理风险提升安全保障性

对于电子政务系统中档案管理的相关工作而言，其无论是内部所造成的风险产生，还是外部出现了安全隐患，都需要政府机关单位能够进行最佳的安全保障工作来规避这些风险的出现，从而将其安全性进行进一步的提升。首先，为了更好的应对风险的发生，电子档案管理技术的加强是最为首要的任务，相关档案管理的工作人员还需对目前状态下电子档案管理的实际情况进行具体的分析，只有对机关单位原有的管理系统进行深入的了解，才能研发出既符合自身特点且更加适用于当下需求的管理系统，同时，还需将真实有效的杀毒、备份及加密等软件设置在档案管理系统当中，避免因病毒与黑客入侵所导致的档案泄露等问题发生，促进管理系统安全性能的大幅度提升。除此之外，机关单位还需对档案管理部门的相关工作人员开展一系列的安全培训，使得管理人员能够在往后的管理工作中，将具有风险性的问题进行了解、安全技能进行掌握，从而更好的保障管理人员在问题发生时应急处理能力的有效提升。

2.3 为档案管理水平的提高进行资金的投入

现阶段的政府机关单位还需在电子政务系统中档案管理相关工作的具体实施阶段，树立起自身信息化建设重要程度的正确观念，注重自主研发与创新技术的合理运用，从而将管理系统进行进一步的改进加完善。所以，管理人员还需对管理工作中的每个环节都进行细心地改进，比如在电子档案进行加密、上传的过程中随时备份，或定期更新病毒库等，都有助于电子档案管理工作的具体实施。然而，无论是提高管理水平还是加强管理人员技术，都需要机关单位给予其部门一定程度的资金投入，才能从根本上去保障电子档案管理工作的可持续性发展。

2.4 电子档案管理工作中移交接流程的规范

对于电子档案管理工作中的移交接环节而言，还需相关管理人员把每次移交接时所出现的问题进行具体的分析，从而更好的得出一套相对应的解决措施。同时在以此为基础的前提下，将纸质档案与电子档案的移交进行区分，并根据其特点采用不同的方式进行归档。除此之外，还需严格的确认移交过程中的档案是否是最原始的，从而更好的去避免数据丢失等问题的出现。

3 结束语

综上所述，随着近些年来我国电子政务体统的不断变革，我国机关单位中的诸多业务也在随之持续的产生着变化，尤其对于工作流程、现有的档案以及文件等信息的制定管理都产生了极大的变化，促使机关单位的案管理工作随时都会面临诸多的管理相关问题的挑战。所以，在档案管理工作的实际开展中，档案管理的相关人员更应把控好每个阶段与环节的相关工作，从而进一步的促进了电子政务系统中档案管理工作的可持续性发展。