电子信息化管理模式在档案管理中的作用

李朝辉 高飞

【摘  要】随着经济和科技的不断深入，档案管理工作已实现电子信息技术的广泛应用，电子化管理优势明显，可将复杂工作简单化，快速找出所需信息。本文将通过两个方面论述电子信息在档案管理中的作用，一是积极影响，二是具体应用，希望为相关行业提供建设性意见。

【关键词】电子信息化;管理模式;档案管理;作用

引言：

以往档案管理模式中，存在局限性、单一性等弊端，如今电子化管理的应用，解决以往弊端的同时，体现了便利性，可对文件深入管理。然而，电子文件需经过技术提取才能查看，不能直接阅读，为此提升传递处理速度，便于工作人员应用。

一、在档案管理中使用电子化管理模式的积极作用

（一）促进标准化流程体系的建立

电子信息化管理有别于传统档案管理，传统模式下人工操作明显，而电子信息形式具有规范化流程，利于后期工作执行。现如今，电子信息技术促进了档案工作的发展，向着自动化靠拢，避免了人工失误，以及初期建设必须要做好，这样才能实现信息的有效保存和管理。

（二）强化档案管理工作的实时性

在以往工作模式中，档案一般通过大量人力维持，将各个数据分类、归档，然后进行保存和记录，不仅耗费精力，工作效率还极慢。此时，电子信息管理的加入，使得档案工作提升效率、减少人工失误，以及将资料价值最大化发挥。

（三）加强档案管理工作的正确性

以事业单位为例，档案管理是日常工作中的重点，且工作量大，内容繁杂，涵盖了员工信息、发展信息等，加上日益严格的要求，需对档案管理模式进行创新。电子信息化技术的应用极大改善了往日工作弊端，借助以计算为载體的网络技术，实现电子化档案模式，并且在保密性、安全性方面较为出色，可通过指令快速在档案中找出信息。

（四）提升档案管理的工作效率

电子信息是在建立在计算机基础上的，也是管理模式的载体，说明进行保存、记录等操作需借助部分硬件设备。实际应用中，目前接触的存储方式较便捷，不仅节约了空间，还提升了效率，以及后期查询也比较便利，可以说人力、物力、财力的有效节约，推动工作向着现代化发展。

（五）实现资源共享

新形势背景下，电子信息档案可与其他办公自动化系统结合工作，这样可实现信息的共享，并缩减了日常的归档工作。随着经济科技的深入，档案管理以实现了电子信息的融合，只是目前仍存在部分问题，技术人员应加入科研力度，不断完善电子信息管理的弊端，进而将信息资源作用发挥出来[1]。

二、档案管理工作的信息化应用

（一）建立电子信息化的管理思想

新形势背景下，电子信息技术发挥着明显优势，加入档案管理中，可提升工作保管水平。作为管理人员应充分了解电子信息的特点，以及其重要性，旨在为档案管理工作打好基础。电子信息的加入，可长久保存文件信息，且随时服务于各项工作，所以管理思想的具备非常重要。

（二）优化档案的电子信息化建设

关于电子信息技术的应用，应先着手与档案管理系统的优化，体现出“互联网+”模式，进而提升管理成效，实现信息共享。与此同时，该项技术的加入，推动了档案信息化发展，以及对单位信息双重保护，在备份的同时，体现出安全性、专业性。此外，电子信息技术的落实，依靠专业人员的带动，应多多培养电子人才，快速实现管理核心，为本项工作打下基础。

（三）优化档案管理的安全性

客观讲，网络带来便利的同时，同样带来了病毒、信息泄露等危害，电子信息技术的运用也造成了该情形的加重，像手机、电脑这些电子产品存在的软件，都有可能面临黑客攻击。所以，信息化档案管理应有效融合大数据，及时处理安全隐患，以及加入防火墙、密码等系统，提升安全系数，或者在建立备用程序，提高服务管理能力[2]。

（四）合理使用电子档案

关于电子档案的应用，体现在以下三点：（1）工作人员通常借助计算机进行档案管理，开展一系列编研项目，在此期间可体现电子信息技术的优越性，其他人员经过权限或者其他方式进行档案查找，为其提供便利服务。（2）电子信息技术最明显优势为便利性，对于电子档案的操作，以计算机为载体，在特定目录中输入指令，即可查阅相关资料，同时遵守保密协议，保护信息安全，以及高保密等级的文件具有权限，在完成审批后才能进行工作，这样做也是为了保护档案安全，避免被不法之人利用。（3）电子信息化档案建立是为了满足时代发展、为工作提供便利，但同时也要做好登记工作，具体是对人员信息的登记，旨在为后期提供保障。

（五）实现档案管理的新信息化的措施

先是进行收集和归档操作，对单位所有信息整理，并筛查有价值数据，然后对其保存和管理，以确保档案完整性;其次是备份管理，同样是有价值文件的备份，以方便后期工作应用;最后是档案的定期核查，查看操作是否达到标准，保证档案安全，以及档案的修复和完善，是对纸质文件的整理，避免霉变等情况，并做好电子备份。

结束语：

总而言之，伴随着时代进步，必须要做好档案管理模式的创新，其中结合电子信息化技术效果最为明显，不仅提升了档案管理效率，还保证了数据安全，是未来发展的必然趋势。

参考文献：

[1]刘琦，陈慧.惠州农村电子商务人才队伍建设的对策研究[J].教育教学论坛，2018：109-112.

[2]童胜青.基层文化馆人才队伍建设的困境及对策研究[J].长江丛刊，2019：110-111.