工程设备招标采购管理分析

2020-11-08田丰

工程建设与设计 2020年20期

关键词：投标招标部门

田丰

（华陆工程科技有限责任公司，西安 710065）

1 我国工程设备招标采购管理要求

1.1 招标采购流程

为加强工程设备招标采购的程序化、规范化管理，有效控制设备采购和后续运营成本，实现成本节约和消耗节约，同时根据各种设备的价格、使用和租赁情况或外债情况，可根据项目的实际情况按照图1所示的过程进行设备的招标和采购。

图1 工程设备招标采购管理流程

1.2 工程设备招标采购管理要求

首先，项目控制部门协调设计部门编制设备需求总清单，列出设备的类型、名称、型号、规格、数量、到货时间和联系信息，经项目审核后发布[1]。

其次，控制部门根据设备需求总清单结合设计技术文件编制设备请购文件，请购文件发送给项目采购经理开展后续招标采购工作。为避免浪费和其他不合理的情况，设备请购文件必须具有设备请购人、项目工程设计经理和项目经理的签字确认，否则公司采购部门有权拒绝接受请购文件。通常情况下，采购部门不接受项目部门的电话或口头通知。特殊情况下，需要公司领导批准并同意，由公司领导通知公司采购部门负责人，采购部门负责人批准采购，然后安排相关人员进行采购。由公司的采购部门购买设备时，项目部门的相关人员必须立即提交设备购买申请，并按照正常的审批流程进行审批。根据公司的管理规定，确定要购买的设备的类型和采购方法，如招标、查询价格等。

最后，项目中设备使用的任何更改或增加均应基于甲方的书面通知或签证。

2 我国化工工程设备招标采购现状

目前，在我国大多数工程项目的化工设备采购中，通常选择邀请招标的厂家投标文件来识别供应商，并且根据供应商的产品价格、技术水平、信用状况和其他信息进行投标。大部分工程总承包单位均通过邀请招标和综合评标进行工程设备招标采购，这将为我国设备制造商提供更多的发展机会。但是，工程设备的招标和采购管理仍然存在许多影响设备采购整体效益的问题。

3 工程设备招标采购管理存在的问题

3.1 采购评价指标的定量不足

就目前来看，我国大多数与化工行业有关的项目的设备招标和采购管理中，默认使用技术、业务和价格3项指标来评估和确定投标人。但是这种方法在技术和商业指标方面非常主观。鉴于采购评估指标的量化不足，当指标无法量化时，投标人的主观判断将对招标采购管理造成极大影响。

3.2 落后的成本管理理念

很多企业在采购工程设备时，通常只考虑首次购买的成本，而不考虑设备在整个生命周期内的总运营成本。最低的投标评估方法通常用于投标和采购。

3.3 供应商考评系统不完善

大多数公司当前评估供应商时，主要基于供应量、质量以及基数等指标。某些评估过程通常涉及现场检查和随机检查，但是方法很少。部分工程设备生产企业的检验设施非常少，一些通用备件和所购零件无法详细进行检查，产品质量只能通过原始记录来区分，因此，产品证书对质量构成巨大的隐患。同时，供应商对自己的利益更感兴趣，甚至有可能通过降低产品质量来获利，这增加了检查工作的难度并增加了检查成本。因此，在当前时期，有必要建立一个能够全面评估供应商的供应质量和水平的信息系统。

4 工程设备招标采购管理的具体策略

4.1 使用能够量化的指标

在开展设备招标采购管理时，有关采购部门应尽可能使用定量指标，以提高这些指标的作用和价值。为此，采购部门应能够根据特定项目改进投标评估机制，使评分方法更易于操作，并降低指标评估的难度。此外，采购部门还要在这方面积极学习国内外相关项目的先进经验，不断优化自己的招标和采购评估指标。此外，采购部门必须为每个投标评估建立相应的问责制，以便评标者对投标评估过程中的投标评估行动负责。这样可以避免在投标评估过程中可能存在的某些投机行为。

4.2 深入澄清锁定合同细节

工程设备的专业性和技术性较强，在准备投标文件和投标文件时需要尽可能地避免遗漏和含糊。对承包商的明确解释是合同谈判和与业主沟通的一种方式，因为合同谈判的小问题会对项目实施或业务成果产生重大影响。对于业主而言，投标评估过程中的描述可以进一步确定产品的技术标准和性能，明确合同双方的权利和义务，并降低质量风险。

投标评估委员会可以邀请投标人通过描述并解释初步审查中发现的问题。质疑提出的问题不应超出招标文件的范围，澄清投标问题的过程也是合同谈判的过程。为确保竞标公平，一般性的书面补充材料不被视为评标的基础，但如果中标，则被视为承诺文件的组成部分。工程设备投标方必须高度重视投标评估过程的描述，并对每个可疑细节进行书面说明，直到问题得到彻底解决，并且将明确的事实包括在设备合同的范围之内[2]。

4.3 重视采购人员的综合素质教育

考虑部分采购人员无法明确工程设备质量和价格之间的关系这一事实，相关企业应积极培训内部采购人员，使其在实际工作过程中能清楚并明白招标和采购管理的重要性。采购人员可以在工作前进一步分析招标文件，并在招标过程中改善相关的系统标准。另外，采购人员自身也要继续加强对相关法律法规和专门知识的学习，做到与时俱进，不断改善采购的业务水平，为开展科学的设备招标采购管理做出贡献。