档案信息管理系统的设计与开发

高策 张显通 张引 付荟

摘  要：有效地管理档案信息资源，对于政府部门的信息化建设具有十分重要的意義。文章以Browser/Server结构为基础，对政府部门档案信息管理系统的设计与开发进行了探讨，开发的系统主要功能是将已处理的档案和其他相关档案的各个环节相结合，形成一个信息管理系统，从而为政府部门事务处理、档案查询和档案管理提供一套综合的解决方案。结果表明，该系统能够改善当地政府机关的业务处理和信息获取模式，进而提高政府职能部门的工作效率。

关键词：档案信息;信息管理系统;B/S结构;数据库系统

中图分类号：TP311.5       文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）12-0113-04

Abstract：The effective management of archival information resources is of great significance to the information construction of government departments. This study explores the design and development of an archival information management system for government departments based on Browser/Server architecture. The main function of the developed system is to combine the processed files and other related files of various links，forming an information management system. This will provide an integrated set of solution archives for the processing，records search and records management of government departments. The results show that the system is capable of enhancing the business processing and information access patterns of local government agencies，thus improving the efficiency of government functions.

Keywords：file information;information management system;B/S structures; database system

0  引  言

政府机关的工作内容非常复杂，直接有效地管理档案信息可以提高工作效率[1]。而计算机技术在部门日常事务管理方面的应用受到了越来越多的关注。因此，相关部门开发了一些专门的信息系统，帮助相关人员更好地开展[2]工作。但是这些系统都彼此独立，不容易实现信息共享。具体来说，很难处理多种类型的信息，例如人、案例、对象，因为这些数据会随着档案处理的进度流向所有相关部门[3]。如果没有统一的管理系统来处理这些数据，属于各个部门的档案信息就无法合并到安全的数据库中进行统一管理[4]，这就增加了管理的复杂性和检测的难度。因此，政府部门迫切需要相应的档案信息管理系统，来实现各种业务信息的共享，提高对有用信息[5，6]的挖掘效率。

本研究针对上述问题，设计了一套档案信息管理系统。在系统的实现部分，主要采用了B/S结构的三层架构模式[7]。为了分离政府部门内相关业务的工作量，它是一个基于网页端的系统应用程序，带有本地客户端可以开启的浏览器，通过服务器集群和资源管理实现了Web方面、业务逻辑方面的应用。Web View由企业级服务器集群组成，并使用了日志的Taglib[8]，每个请求都是按照一定的HTML动作进行的。该模式减少了相应程序代码的拷贝量并且可以降低程序的后期维护成本[9]。由于该模型对返回格式不做限制，因此可以直接将模型封装到程序中，在程序界面调用。

本研究就目前形势下的赤峰市政府部门情况为依据，以一些部门现有的实际工作问题为实际出发点，综合利用现有的软件开发工具和计算机硬件设备，以严谨的工作思维和踏实的工作方式设计并开发了一套档案信息管理系统。该系统可为各部门提供现代化的档案信息管理服务，实现档案的自动化管理，以提高政府办公效率和对文稿档案的管理水平，实现政府各部门日常工作的标准化、规范化并最终提高各部门的工作效率。

1  基于B/S结构的管理信息系统

现有的管理信息系统往往基于C/S（Client/Server）结构进行设计，而基于Internet的管理信息系统是B/S（Browser/Server）结构的重要应用领域，B/S结构的性能优于C/S结构[10，11]。另外，B/S结构不需要特定的操作环境，是一种三层分布式系统，在该结构中，用户通过浏览器[12，13]对Web服务器发送请求。B/S结构是以服务器为中心并在计算模型中运行的低成本计算框架（瘦客户端），该结构的系统中客户端使用一个通用浏览器软件，计算机可以使用TCP/IP、HTTP协议[14]。B/S结构的结构图如图1所示。

用户访问Internet就可以轻松地操作管理信息系统。本文设计的档案信息管理系统的网络结构如图2所示。该系统中，硬件设备由本地服务器、数据库服务器、应用服务器和Web服务器组成。此外，系统管理员可以利用该系统检索保存在计算机中的信息。为了提高系统的安全水平，本文在系统中安装了防火墙。

2  系统功能设计及实现

经过对各部门实际工作的调查走访，本文將调查结果和部门内部人员提出的需求进行了整合，设计出的档案信息管理系统主要由档案数据的基本信息、不同部门档案分类管理和相关档案智能查询管理三个主要模块组成。该系统的主要特色在于档案智能查询管理功能。该系统中档案数据的基本信息模块和不同部门档案管理分类模块由常规的大数据处理方法实现。这两个模块的功能比较常见并且容易实现，因此本节主要对相关档案智能查询管理模块进行重点叙述。该模块的功能需要工作人员通过档案管理系统进入系统实现。登录部分由一个类似决策树的逻辑循环组成，工作人员可以通过前期注册的用户名和密码登录进入系统，在注册的过程中系统会根据不同部门工作人员的工作职能划分出相应的权限。

如果工作人员输入的用户名没有注册过或者密码错误，系统会弹出登录信息错误的信息窗口并禁止用户进入系统或进行其他操作。在系统后端的服务器中，工作人员进行身份验证过程的流程图如图3所示。

登录系统时的第一个界面是用户权限登录界面。权限主要是为了维护系统的安全性和完整性。用户使用的操作符是有相应权限限制的，未经允许，操作员不能操作无权限的窗口。本系统认证要求用户首先申请用户名和密码，需要从软件开发人员处获取进入资格。

2.1  智能查询功能

本文的智能查询功能的实现基于数据挖掘结果，该功能主要为了给工作人员提供对档案信息的查询和部门信息管理两个功能。对档案信息的查询一般由通用查询模式和智能查询模式两种模式，通用查询模式是类似于专家系统的普通查询模式，可处理的数据量不大;本文基于数据挖掘方法构建了智能查询模式，可以根据数据挖掘结果显示查询结果。

2.1.1  档案数据智能查询功能

使用数据挖掘的方法实现了智能的数据查询功能。该功能需要一定的权限，工作人员需要在登录系统确认权限后再进行相应操作。使用该功能时系统会根据工作人员提供的搜索条件提供相应档案数据，同时会根据工作人员的需要调用档案的基本信息进行管理。

2.1.2  档案管理部门信息查询

具有登录权限的用户可以在操作界面输入部门档案信息的相关查询条件，该功能可以根据相关的查询条件在数据库中匹配相应的档案信息。使用该功能输入需要查询的相关档案信息，系统即可在页面显示出该档案的详细内容和该档案的调用信息。同时，该功能可以查询一定时间段内的档案调用信息。工作人员可以选择需要查询的时间段，系统会根据工作人员提供的信息显示对应时间段内档案的调用信息和相应的提取权限。查询系统选择时间约束条件后，程序是在基本查询条件的基础上按照时间的约束条件进行信息选择。

基于上述分析，中心数据库的结构如图4所示。

2.2  系统实现

2.2.1  系统整体实现

本系统是基于ASP.NET基于的三层结构B/S系统。它由用户界面层、中间业务逻辑层和后台数据处理层组成。中间业务逻辑层是由数据处理分析程序组成的;后台数据处理层主要指数据库，数据库是档案信息数据的主要支持;使用网页端作为用户界面层，也就是该系统的前台。本文设计的档案信息管理系统基于ASP.NET技术和Oracle9i平台开发，使用Web技术进行前端的软件开发，客户端的应用程序可以在服务器中下载、在主机运行。使用这样的开发模式可以大大提高系统的安全性。除此之外，本文设计的档案信息管理系统对于客户端的硬件要求不高，工作人员可以使用低成本的硬件和软件。同时，用户只需要通过一些简单的维护操作就能配置和维护服务器。在具体实现过程中，我们充分利用了ASP.NET技术和Web应用程序，以提高系统[15，16]的可伸缩性和功能性。

2.2.2  智能查询模块实现

智能档案查询模块的功能能为需要调用档案的工作人员提供方便，提取、归还、档案都可以在此模块中完成。其主要的操作流程如下：相关部门的工作人员在需要提取档案时，只需点击屏幕上的“档案”按钮，同时将单位卡放在机器上即可。此时，屏幕上会显示一些档案的基本分类信息，如用档案名称、所属部门等。用户只需输入自己的密码即可进入档案管理信息系统，然后把所有需要调用的档案放在一个特定的区域内，阅读器会自动识别RFID标签，然后工作人员会得到档案的条形码。生成的条形码是基于档案进行编码的。当识别器读取条形码后，系统可以自动获取相应的档案信息，工作人员进行调用后还会改变数据库中的该档案状态。最后，工作人员点击“确定要提取档案”按钮即可。

当查阅者需要归还档案时，其流程和提取档案类似，登录后点击界面中的“归档”按钮，然后将档案和标签一同放入指定的信息识别区域，阅读器即可自动识别RFID标签的内容。然后RFID标签自动从档案馆读取档案，通过条形码返回档案信息，同时更新借阅、调用状态，最后查阅者点击“确认”完成档案归还并记录归还时间。以上操作都是在网络上进行的，如果出现意外情况如网络不能正常工作，档案的提取和归还操作都会被禁止。首先它将在本地的冗余数据库中保存该时间段内的所有异常信息，当网络正常后会自动保存到远程的数据库中并进行相应记录。

3  结  论

档案信息管理系统的目标是将处理档案和行政信息的各个环节整合到一个信息管理系统中，为档案处理、档案查询和档案管理提供一个全面的解决方案。本文设计的档案信息管理系统平台支持档案管理、查询功能。该系统贯穿基层档案业务流程，形成统一、高效、高度集成、互联、协调的管理体系;各类法律文书、档案文书等政府机关业务将全面实现计算机自动管理，形成完整、规范、准确的信息流。本系统可以改善当地政府机关的业务处理和信息获取手段，注重数据源的可靠性和真实性。基于系统性能分析，本系统可以改善当地政府部门的业务处理和信息获取模式，从而提高工作效率。

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作者簡介：高策（1991—），男，汉族，内蒙古赤峰人，初级技术员，硕士，主要研究方向：大数据分析及计算机应用。