对信息时代的电子档案管理的探讨

李铁钗

摘要：在信息时代，电子档案成了一个新产物，并逐渐取代了原始纸质档案，它也是人们办公的重要组成部分。然而，电子档案的出现给档案管理带来了一次全新的挑战。为了加快电子档案管理的进程，就要详细探讨信息时代下的电子档案管理。文章首先分析了信息时代的电子档案管理的必要性，并就信息时代电子档案管理工作存在的一些问题展开详细的讨论，最后针对加强信息时代的电子档案管理提出合理的建议。

关键词：信息时代;电子档案管理;管理制度

一、引言

随着信息时代的来临，收集和分析信息数据变得更加重要。基于这一形势，企业开始逐渐摒弃以往的数据处理和应用模式，在档案管理工作中，原本的纸质档案被电子档案所取代，为档案的应用与管理提供了诸多便利。但是电子档案是由计算机系统记录形成的，主要是利用计算机磁盘等设备进行存储，管理方法明显不同于传统纸质档案管理。因此，企业在开展档案管理工作时，档案管理者要清楚的了解电子档案和这种档案管理中会遇到的一些问题，从而有效的管理电子档案，促进企业实现可持续发展。

二、信息时代的电子档案管理的必要性

1、时代发展的必然要求

进入21世纪以来，计算机技术和信息技术得到快速发展，在人们的日常生活与工作中被广泛的应用，信息化已成为我国社会发展的必然趋势。在这种大环境下，企业的档案管理工作在开展的过程中就要想保持高水平、高效率，就要遵循时代发展要求，利用电子档案以达到信息时代的档案管理要求，使信息数据的收集效率和利用水平得到进一步提高，促使档案的服务水平也得到明显提高。

2、电子档案的应用优势

与传统档案对比来看，电子档案在管理和应用中所具有的优势是无可比拟的。第一，在管理工作中，电子档案管理主要是要求管理人员能借助计算机技术和信息技术来收集和整理档案信息，同时还要建立起电子档案数据库，不仅使档案管理效率得到提高，而且还能减轻档案管理人员的工作压力;第二，在档案管理工作中，档案信息一旦有变动发生，电子档案管理工作可以对档案信息进行随时的添加以及做出相应调整，使档案的完整性得到保证;第三，电子档案管理工作更便于档案的使用，在使用的过程中要避免遗失、损坏等问题出现而对档案管理工作的顺利开展造成不利影响。

三、信息时代电子档案管理工作存在的问题

1、不完善的电子档案管理体系

电子档案管理工作需要较强的专业性，所以对信息技术的应用水平就有很高的要求。但是在实际的电子档案管理工作中，利用信息技术和网络技术易受外部因素的干扰。所以，必须要有完善的电子档案管理体系。如今，很多企业至今都没建立完善的电子档案管理体系，没有认识到电子档案管理工作的重要性，以至于企业的档案管理人员没有树立起正确的管理理念，也没有正确的管理态度，仍在采用传统的管理方法开展电子档案管理，其管理效果不佳。不仅如此，不完善的电子档案管理体系还使档案管理人员在工作中缺少了一定的约束力，出现电子档案管理工作上的严重失误，导致管理水平下降。

2、信息技术的应用水平低

我国已进入到信息时代，档案管理工作采用的一个必要方式就是电子档案，信息技术的应用对电子档案管理显得尤为重要，由于电子档案涉及大量的数字化档案信息内容，所以必须要利用信息技术实行辅助管理。而实际的电子档案管理过程中，因信息技术的应用不到位，所以很多档案管理人员没有掌握相应的信息管理技术，并且自身的系统操作能力也没有得到进一步强化，再加上落后的硬件设备，最终使电子档案管理工作无法顺利开展。

3、电子档案管理人员的素质低

档案管理人员要想做好电子档案管理工作就要有较高的专业素养，能够对计算机网络技术和信息技术进行熟练的运用，对档案信息加以收集、整理和分析，還能对电子档案管理系统熟练的操作。目前，很多企业都存在电子档案管理人员素质不高的问题，因不具备电子档案管理的专业素质，所以就影响到电子档案管理工作的质量。

4、有待提高电子档案的真实性

开展档案管理工作时，电子档案的真实性将对其产生直接影响，档案如果出现了虚假信息，必将会影响到企业的发展。尽管电子档案具有不易丢失的特点，但是管理人员应用计算机技术能对档案信息进行随意的更改，管理人员如果在操作方面有失误产生，那么档案的真实性就受到影响。因此，为了企业的发展必须要确保电子档案的真实性得到提高。

四、加强信息时代电子档案管理的建议

1、建立完善的电子档案管理体系

企业要重视电子档案管理工作，建立完善的电子档案管理体系，让管理人员对电子档案管理工作的重要性有更深入的了解，更好的开展电子档案管理工作。此外，在一个完善的电子档案管理体系中，不能缺少完善的管理制度。因此，要求企业必须建立健全电子档案管理制度，并对企业电子档案管理工作的管理人员的操作行为以及具体的工作流程加以规范，保证企业的电子档案管理工作可以有序开展。

2、加强信息技术的应用

企业在电子档案管理工作中，要借助于信息技术去收集信息资料。企业要注意在电子档案中加强应用信息技术，有效利用信息技术和系统，将这些先进的信息技术合理的运用到电子档案管理中，这对于提高管理人员的工作积极性以及档案管理的质量均能起到重要作用。

3、建立信息时代的档案管理人员队伍

电子文件在信息时代得到日益发展，所以档案部门要对档案管理人员加大培养力度。以多种渠道引进专业的管理人员和技术人员，而且要保证档案管理工作的从业人员思想好、素质高、有较强责任心。从另一方面来看，还应该开展专业培训，主要是提高现有档案管理人员的现代科技知识掌握程度和他们的电子技术水平。随着档案管理工作的深入，对档案管理人员有了更高的素质要求。档案工作的现代化与管理人员的原有知识水平有直接关系，还与他们补充及更新知识的速度息息相关。基于此，档案管理部门当前的首要任务就是及时对档案队伍结构单一以及过多保管型人员的现状进行改变，力求建立一支全新的档案管理人员队伍，即：结构合理、素质高。

4、电子档案的真实性得到提高

在信息时代，电子档案的真实性是电子档案管理工作中的一项重要内容，同时也是发挥电子档案应有作用以及服务水平得以提升的有效途径。企业应该对档案的真实性不断加强管理，在对档案信息数据进行收集前，为了档案信息的真实性得到充分保证，企业就必须对信息技术合理应用，以便扩大档案信息数据的来源，还要对信息进行认真甄别，从根本上促进信息的真实性得到提高。此外，在电子档案管理工作的进行中，档案管理人员应保证自己的操作严格遵照了电子档案管理的规范要求和相关流程，同时对档案的细节进行着重管理，最终才能得到真实的档案信息数据。

结语

通过上述分析可知，信息时代下的电子档案已经被广泛应用，它本身就具有纸质档案所不具备的优势，并且完全符合时代发展的需要。为此，要加强对电子档案的管理，同时找到信息时代电子档案管理中的问题，制定出合理的解决措施，使电子档案发挥出更大的价值。

参考文献：

[1]   高丽晶.信息时代下档案管理工作的创新解析[J].中外企业家，2018（36）.

[2]   黄雪华.浅析信息时代下电子档案管理[J].现代交际，2018（16）.