教育部直属高校档案馆（室）网站现状及思考

摘 要 教育部直属高校档案馆（室）信息化程度反映了国内高校档案管理和服务的水平。文章以教育部直属高校档案管理部门的对外服务网站为研究对象，围绕档案网站的功能定位，分析了网站名称、域名、色调、栏目设置、互动交互、新媒体使用、查询检索等方面要素，梳理了教育部直属高校档案网站现状及问题，结合高校档案行业趋势，对这些问题进行了探讨。

关键词 教育部直属 高校档案馆 网站 分析

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2020-02-12

★作者简介：袁志芳，北京语言大学档案馆，硕士，研究方向为档案信息管理。

Abstract The informatization construction of archives websites in universities directly under the Ministry of Education（MOE） reflects the level of domestic university archives management and service. With the archives websites of universities directly under the MOE as the research object， the paper analyzes the website name， domain name， color， column setting， interactive communication， new media use， query and retrieval and other elements based on the function of the archives websites， sorts out the current situation and problems of archives websites in universities directly under the MOE in combination with the trend of university archives industry.

Keyword directly under the MOE; university archives; website; analysis

高校檔案指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]。高校档案馆（室）是集中保存和利用高校档案的专门机构，具有监督指导、统筹规划学校档案工作，收集、整理、鉴定、保管学校档案，编制检索工具，组织实施档案信息化建设，进行档案开发利用及档案宣传教育活动，发挥档案文化教育功能的机构。

高校档案馆（室）网站是高校档案部门的对外服务窗口，是档案工作宣传、展示、服务利用与信息交互的重要门户，高校档案网站反映了高校档案的管理和服务的水平，体现了高校档案信息化的建设水平，本文以教育部直属高校的档案馆（室）网站作为考察研究对象，通过它们了解高校档案信息服务网站建设现状及问题，并对这些问题进行梳理探讨。

一、研究对象与内容

教育部直属高校是由教育部直接管理的一批高等院校，办学历史悠久，学科特色鲜明，有较强的教学和科研实力，教育部直属高校的档案馆（室）网站建设一定程度反映了国内高校档案网站建设水平，具有一定的代表性，因此，本文将教育部直属75所高校的档案馆（室）网站作为考察研究对象。

教育部直属高校名单通过教育部官网[2]获得，通过搜索引擎查找“高校名称+档案馆”获得大部分档案馆网站地址，搜索不到的通过各高校官网的“组织机构”再进行查找。本文调查数据截至2019年12月5日。

调查显示，教育部直属75所高校均有档案管理部门，其中独立设置档案馆的高校有63所，占总数的84%，有11所高校设有隶属于学校党政办或校长办公室的档案室;有1所高校设有隶属于图书馆的档案室（详见表1）。

直属高校中没有独立的档案信息网站的高校有9所，无法访问或禁止校外访问档案信息网站的高校有5所，剔除上述14所高校[3]，本文最终考察的直属高校档案网站数量为61个，占直属高校总数的81%。需要说明的是，有3所高校档案部门隶属于学校党政办公室，但均有独立的档案信息网站，因此包含在本次调研的61个网站之内[4]。

本文将围绕档案馆（室）网站的功能定位，通过网站名称、域名、色调、外文版本、栏目设置、互动交互、新媒体使用、查询检索等方面来考察档案网站的基本情况以及网站的功能与服务能力。

高校档案馆的功能包括基本功能和拓展功能。基本功能包括管理功能、社会记忆功能和知识储备功能三种。档案馆的管理功能主要是对各种档案进行管理、保证安全并对档案资源进行开发利用;社会记忆功能则指档案中记录的经验、数据和事实以及事物发展的过程，能够作为人类社会记忆的重要组成部分;知识储备功能则侧重于对各种科研成果进行存储，从而为社会发展的研究提供依据。拓展功能指高校档案馆在基本功能之外通过不断开展各项活动所产生的功能，例如文化教育功能、学生实践教育功能等[5]。

作为学校内设机构，在实际工作中，各高校档案部门的职责存在一定差异，例如，有的高校档案馆不管理人事档案，有的高校校史馆和档案馆相互独立。尽管高校档案部门职责各有差异，但高校档案馆（室）的基本功能基本相同，高校档案馆（室）网站设计应紧紧围绕高校档案馆的功能定位来进行。

目前，调研的档案馆（室）网站的网站栏目和内容在组织形式上大致可分为三种形式：

一是根据档案馆的科室设置或工作流程来组织档案栏目和内容。例如，东华大学档案馆（http：//da.dhu.edu.cn/）按照档案工作的业务流程，下设科室有：档案收集室、档案利用室、编研室、党史办公室、技术室，相对应设置了六个网站栏目：档案收集、档案捐赠、归档指南、利用服务、档案编研、校史馆。

二是按档案类别来组织栏目和内容。例如，东南大学档案馆（https：//archives.seu.edu.cn）按照档案的不同类别来下设科室：文书档案室、科技档案室、电子档案与技术室、教职工人事档案室、学生档案室、校史研究室等，网站部分内容也围绕科室职能来组织，点击每个科室链接均有相应归档要求等相关内容。

三是按用户角色来组织网站栏目和内容。例如，中国人民大学档案馆（http：//dag.ruc.edu.cn/）根据用户角色梳理档案栏目、内容和服务，将用户角色分为“在校生、毕业生、校内单位、用人单位、其他”共五类角色。用户点击相对应的角色后，网站显示该角色对应所能提供的全部服务。

本文还对档案馆（室）网站在以下方面进行了考察：

1.网站域名设置及命名情况。调查发现，有独立二级域名并且二级域名首段以dag或archives命名的网站占总数的67%，不少档案馆（室）网站还存在二级域名命名不规范、随意性强的问题。详见表2。

2.网站主色调使用情况，调查显示，高校档案馆（室）网站主色调以蓝色、黄色或红色三种为主，这三种色调占了统计总数的90%。以蓝色为主色的网站气质现代、有科技感;红色庄重热烈;黄色古朴典雅。其他，如清华大学档案馆采用了学校的形象识别色——紫色，和学校整体形象识别相统一，详见表3。

3.网站外文版情况。考察的61个高校档案馆（室）网站中仅有3所高校设立了网站的英文版，分别是东南大学档案馆（https：//archives.seu.edu.cn/）、西安交通大学档案馆（http：//58.206.125.28/）和北京交通大学档案馆（http：//archives.bjtu.edu.cn/）。武漢大学档案馆（http：//archive.whu.edu.cn/index）则有针对国外认证机构的英文须知说明页面。

4.网站互动交流情况。网站和传统媒介相比具有能够互动交流的特点，交互是档案网站与用户之间的双向交流，可通过留言本、QQ等方式进行。考察网站中设有留言本功能的有9个，占总数的15%。

5.新媒体微信公众号、微博、博客、手机APP的应用情况。随着手机应用的不断发展，微信公众号、微博等为移动端用户提供了便捷的信息服务手段，大大提高了档案信息宣传和服务能力。在调研的61个档案馆（室）网站中，有34所高校档案信息网站有微信、微博或官微的链接信息，约占调查总数的56%，其中华东师范大学同时开通了微信、微博、新浪博客;微信公众号提供预约或查询服务的有5所高校。中山大学档案馆（http：//archives.sysu.edu.cn/）还开发了“中大同窗APP（校园地理信息档案）”手机应用，用户通过手机随时获取地理档案信息，用户在中大地图上点击某建筑，则可以看到关于此建筑的图文介绍，通过手机APP实现了地理档案信息服务。

6.档案信息在线查询、服务预约情况。档案信息在线查询与服务预约是档案馆（室）网站服务能力的重要体现。经统计，通过网站或微信能提供在线查询或预约服务的网站有38个，占总调查网站总数的62%。

7.“常见问题”栏目设置问题。“常见问题”是网站服务类功能之一，网站从用户需求出发，将用户常见的各种问题加以梳理整理，让用户能快速对号入座解决问题，体现了网站的服务能力。调查发现，有25个档案馆（室）网站提供了“常见问题”服务，约占总统计数量的41%。

8.站内全文检索情况。站内全文检索也是网站服务功能的另一重要体现，调查网站中，有站内全文检索功能的档案馆（室）网站有36个，占总数的61%。

二、存在的问题分析

高校档案馆（室）服务网站建设应摒弃管理者思维，遵循以用户为中心的建设理念，紧紧围绕高校档案馆功能，通过用户与受众需求分析组织网站架构、栏目及内容，最大限度满足用户需求并不断发展和创新服务模式。

直属高校档案馆（室）网站栏目通常包括：本馆概况、政策法规、服务指南、档案收集、业务指导、档案捐赠、档案（校史）编研、专题展览（网上展览）、馆藏珍品、文件（资料）下载、相关链接、档案利用（在线查询）、业内聚焦（业务学习）、通知公告、工作动态、常见问答、站内搜索、联系我们等内容。高校档案网站的内容大致可分为宣传性内容、服务性内容、资源性内容、互动交流平台以及网络导航与其他五大类[6]。目前，不少网站存在宣传展示性内容为主，服务性、资源性、互动交流性内容为辅的问题，高校档案馆（室）服务网站还需要在以下方面加以完善。

1.域名命名规范问题。被考察的61个档案馆（室）网站中有4个网站没有独立二级域名，占总统计总数的6.5%。除首段以dag或archives命名的网站外，还有占统计总数的26%的网站是以da、dangan、dwww、dawww、ar、arc、arch、acv、file等变化衍生出各种不规范的档案网站域名命名方式，高校档案馆（室）网站域名需要加以规范，规范的域名命名有利于高校档案行业整体形象与发展并有利于识别推广。

2.网站断链、无效链接问题。考察发现，不少档案（馆）室网站存在断链、空链、无效链接问题，这些页面有的已经删除或转移，有的链接已更改，还有一些链接本来就是空的。这些不能访问的链接大大影响了用户体验，建议通过工具软件定期检查无效和断开的链接，网上有许多工具能进行内链、外链、图片、网站地图、样式表、背景和脚本等检测并形成检测报告，从而优化网页提升用户体验。

3.服务功能不足问题。直属高校档案馆（室）网站中有相当数量的网站结构相对简单，内容以宣传展示为主，档案服务功能不足，网站检索、查询、预约、常见问题等服务性栏目没有设置或功能不健全。例如，能提供在线查询与预约服务功能的网站仅占统计总数的62%;提供站内全文检索功能的档案网站有36个，仅占统计总数的61%;不少档案网站没有充分发挥网络直接交流互动的优势，直接交流互动的功能较少，以留言本功能为例，只有9个网站设有留言本功能，仅占统计总数的15%;“常见问题”栏目设置仅占总统计数量的41%。

4.档案基础资源数字化建设问题。档案价值主要体现为档案利用，档案利用是档案服务的重要方式。档案馆（室）网站服务利用功能有赖于档案基础资源建设，特别是专题与特色馆藏建设，丰富的档案基础数据建设才能使档案网站在内容和形式上满足用户需求。调研发现，直属高校档案馆间发展不均衡，建校历史短、规模较小的高校档案馆（室）网站服务能力偏弱，建校历史长、传统的档案强校档案信息化建设水平相对较高，网站服务能力强。例如，南京大学档案馆网站实现了档案资源的非密级全文数据库检索，开放检索有：各类学籍查询、南京大学专利档案查询、科研成果信息查询、研究生论文查询、职称评审查询、南大新闻全文查询、光盘库查询、历届毕业合影、历史档案、校史博物馆礼品等。基础资源数据建设需长期积累并持续进行档案数字化建设工作，利用率高、有特色的档案应优先进行数字化，为用户提供在线利用服务，提高档案利用率，最大化实现档案价值。

5.从业者自身学习与业界动态关注问题。高校档案馆从业者不应仅仅是档案的管理者，更应该向档案信息的研究者、开发者转变，努力成为档案文化的传播者[7]，这需要档案人员通过关注学界动态、持续地业务学习来提高自身业务素养。在考察的档案馆（室）网站中，有一些高校档案馆在这方面给予了足够重视。例如，东南大学档案馆网站设有“兰台聚焦”栏目，对档案行业动态进行报道;“业务工作”栏目下设子栏目“业务学习指导”“继续教育工作”“项目申报”“会议论文”，帮助档案工作者业务学习与学术研究，但多数网站存在对档案行业发展动态缺乏关注、没有业务学习相关栏目问题。调查显示，设有档案行业学术动态相关栏目的网站有9所，占统计总数近15%;设有档案从业者业务学习（非政策法规）栏目的网站有14所，占总统计数量近23%。仅从数字来看，多数档案馆离学术型档案馆还有距离。

6.档案文化创意产品不足问题。高校档案文创产品以馆藏档案资源为基础，通过提取档案中所蕴含的历史文化元素，以创意为核心，将固化的原始的档案信息转化成形式多样的物质产品，从而传播高校歷史文化，提升高校档案服务的层次和水平[8]。在考察的61个档案网站中，仅有西南大学档案馆设有“文博空间”栏目，下设有“文博时空”“文创产品”子栏目，但遗憾的是栏目里没有具体内容。高校档案文创产品可从典藏复制品、出版品、纪念类产品、体验式产品[9]等功能方向进行尝试，通过挖掘档案的文化及内涵，发挥档案文化功能，以此宣传馆藏和学术研究成果等，进一步传播和发展档案事业。

三、结语

未来一段时期，国内高校档案业将努力打造档案大数据中心、原始凭证中心，从管理型档案馆向学术型档案馆转型。在移动互联、新媒体等信息技术环境下，高校档案信息服务除网站服务模式外，微信公众号、微信小程序、手机APP、微博、博客、支付宝小程序等都是高校档案馆凝练特色、创新发展有效的重要服务手段。

参考文献

[1]教育部.高等学校档案管理办法：教育部令第27号[A/OL].（2008-08-20）[2019-12-1].http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/s6008.

[2]教育部.教育部直属高等学校[EB/OL].[2019-11-5].http：//www.moe.gov.cn/jyb_zzjg/moe_347/201708/t20170828_312562.html.

[3]教育部直属高校中无独立档案信息网站高校：北京化工大学、北京邮电大学、北京中医药大学、中国传媒大学、中央音乐学院、中央美术学院、中央戏剧学院、中国药科大学、华中农业大学;无法访问或禁止校外访问档案信息网站的高校：中国矿业大学（北京）、南开大学、天津大学、同济大学、中南财经政法大学.

[4]档案馆未独立设置但有独立档案信息网站的高校：北京邮电大学、中国政法大学、中国石油大学（北京）.

[5]张欢.有关高校档案馆功能拓展与“业务流程重组”的思考[J].黑龙江档案，2017（4）：35.

[6]陈海平，钟春兰.国内重点院校档案网站内容分析[J].情报探索，2014（1）：82-86.

[7]谢红，谢海洋，周晓兰.河北省高校档案馆网站的测评与分析[J].办公室业务，2013（21）：143-144.

[8]孟健，王仁术.谈高校档案文化创意产品的开发[J].兰台世界，2015（29）：130-131.

[9]杨 红.浅谈档案文化创意产品开发[J].陕西档案，2019（3）：49-50.