档案社会化服务的社会取向

摘要：服务范围从本单位扩大至全社会，是档案社会化服务区别于一般档案室、档案馆服务的重要特点之一。传统形式的档案服务主要基于单位内部，如单位档案室、企业档案馆等，负责收集、保管机构内部产生的档案，仅面向机构内部进行服务。而档案社会化服务不同于一般的档案服务，它超越了机构内部，面向社会不同行业、不同领域提供服务。服务面的扩大，对档案社会化服务机构和人员提出了更高的要求，他们要具备更全面的专业知识，了解不同行业档案工作特点，有针对性地提供服务。

关键词：档案 社会化 服务 社会取向

一、基于社会分工的档案服务

所谓社会分工是指，超越一个经济单位的社会范围内的生产分工。也就是说，不再是局限于某个企业或行政区域内的分工，而是指全社会范围内的社会分工。基于社会分工而产生的档案社会化服务主要存在以下特点。

第一，服务工作效率大幅提高。档案社会化服务是遵循社会发展、专业分工的原则而产生的，这种分工的有利之处在于集中了优势资源，包括人力资源、物质资源等，极大地缩短了劳动时间，提高了劳动效率。

第二，推动产业结构的演进。整个社会经济是由不同产业相互作用而推动发展的。社会分工的逐渐细化，推动档案社会化服务等新兴服务业产生，促进产业结构的变化与调整，社会资源得到更加充分的利用。现代服务业的蓬勃发展，促进了产业结构由低级到高级，由失衡到基本合理的演进，推动社会经济更好更快地增长。

二、体现规模效益的档案服务

（一）降低企事业单位管理成本，保障文件档案管理质量

1.降低企事业单位交易成本

具体说来，一方面，企事业单位选择档案社会化服务，可精简组织内部的文件档案管理部门，节约人力成本、管理成本，降低内部交易费用;另一方面，通过档案社会化服务获取产品及服务的费用更加低廉，从而降低了企业的外部交易成本。

2.获取优势资源，提高文件档案管理质量

资源是企业竞争中不可或缺的重要因素，企业应将主要精力放在争夺有利于巩固其市场地位的核心资源上。以量子伟业为例，其为东方航空公司成功打造的符合公司需求的档案信息化管理平台。东方航空公司成立至今，档案数量大、种类多，传统的管理模式已无法适应信息的爆炸式增长，各类档案无法及时、规范收集、管理和利用，工作效率低下。鉴于此，该公司选择与量子伟业进行合作，量子伟业利用其专业技术上的优势，完成了东航电子档案管理系统项目，实现了利用信息化平台对档案进行规范收集、高效管理。该案例的成功，帮助东航公司利用档案社会化服务弥补其在档案管理领域上的不足，提高了管理水平和质量。

3.增强企业核心竞争力，提高企业绩效

所谓企业核心竞争力是指企业开发独特产品、发展独特技术和发展独特营销手段的能力，是能使企业保持持续竞争优势的能力。企业在核心竞爭力上的投资能产生较大的拉动和放大作用，远远超过在非核心竞争力上的投资收益。正因如此，企业会将有限的资源投入到具有核心竞争力的业务上，而将非核心的支持辅助性业务外包给服务机构来完成。档案社会化服务就担负了减轻企业负担、解决企业后顾之忧的使命，以此来提高企业核心竞争力，实现企业绩效的最大化。

（二）精简政府职能，提高政府工作效率

档案社会化服务机构提供的服务业务内容广泛，涵盖了文件管理、数字归档、在线备份、安全销毁、文档管理咨询等，并且服务专业性强，服务质量可靠。政府将文件、档案管理职能以业务流程外包的方式交付给档案社会化服务机构，一方面符合当前精简政府职能的时代需求，另一方面也能促进政府转型，提高政府工作效率和工作有效性。

1.推动政府职能专业化、集中化，提升政府行为有效性

根据《政治学辞典》的解释，政府职能是指政府的职责和功能。基本职能有两种：阶级统治职能和社会管理职能。具体体现为：指导职能、服务职能、协调职能、监督职能、控制职能、保卫职能。政府职能的具体内容随着社会的发展而变化。在实际工作中，政府职能是有限的，全能政府是不存在的，政府管得过多、过宽，在一定程度上只会增加行政成本，降低工作质量和效率，不利于其核心职能的发挥。通过服务外包的方式，政府将非核心、非专业的文件档案管理业务外包出去，专注于核心职能，有助于推动政府职能专业化、集中化，保证政府集中资金和精力办本职工作。

档案社会化服务机构在面向政府提供服务时，要立足专业优势，提供完善的服务产品，推动政府工作效率的提升。紫光慧图针对政府机关提出了具有针对性的解决方案，其典型的政府客户包括国家发改委、财政部、国务院国资委以及中共中央直属机关事务管理局。其为政府客户提供的服务包括电子文件实时归档、基于电子文件保管期限表的自动鉴定、电子文件定期转录、实时迁移以及信息安全保障等。通过这一系列服务，可简化政府电子文件管理流程，保证政府机关将更多精力投入核心业务。

2.推动政府转型，建设服务型政府

如今，市场在资源配置中的作用逐渐加强。档案社会化服务作为新兴服务业，在拓展市场、提供专业服务的过程中，应释放国内需求市场的潜力，特别是来自政府的需求。因为政府行为具有较强的市场引导作用，这样一来，便可成功打开市场、拓展业务。这种政府采购服务的行为，能强有力地促进第三产业发展，推动产业结构的调整和经济转型，有助于实现政府转型，建设服务型政府。

当前，国内档案社会化服务发展较快的企业都将政府作为重要客户。如量子伟业的政府机关客户包括广州市委办公厅、苏州市地方税务局以及各地市档案局等。它正是借助政府拓宽市场，增强企业竞争力，同时也推动当地政府职能的转变。政府通过服务产品采购，培育第三产业发展潜力，为经济建设服务。

三、合乎规则的档案服务

档案社会化服务不仅要遵从档案领域内的规则，同时也要遵从社会化领域内的细化的相关制度规范。具体说来，合乎规则的专业取向要求档案社会化服务符合三个层次的规则：国际组织规则、国家规则以及行业规则，如此方可实现文件档案的规则管理和利用。合乎规则的专业取向一方面能规范档案社会化服务机构自身的工作流程，树立在行业内的权威性;另一方面能帮助客户做到合乎规则，优化客户经营管理流程，实现双赢。

第一，国际组织规则。在经济全球化迅速发展的今天，档案社会化服务需要拥有全球视野，在服务过程中遵从相关国际组织规则，这既是提高服务水平和档次的客观要求，又是走向国际化、与世界市场融为一体的必经之路。以建筑标准为例，其要求会员必须遵从《典型建筑代码与国家防火协会规定》，该标准遵从了“国际建筑官员和代码管理者协会”制定的《国家建筑标准（修订版）》以及国际建筑官员大会和国际南部建筑代码大会制定的标准。

第二，国家规则。毋庸置疑，遵从国家规则是维护市场秩序、规范经营行为、杜绝恶性竞争的有效途径。档案社会化服务既要遵从国家档案领域内的规则，也要遵从针对档案社会化服务的具体规定。相对于国外较完善的规则监管体系而言，我国从规则上对档案社会化服务实践予以规范的进程相对比较缓慢。在全国范围内，至今尚未有完整、健全的规则体系，但地方上相关立法已逐步展开，取得了一定成果，不过内容主要局限在经营范围和接受资质认定以及档案行政机关监督等方面，如《上海市档案条例》《黑龙江省档案管理条例》等。已有的规则条例中，条款宽泛，内容不详尽，可操作性有所欠缺。因此，目前档案社会化服务在规则取向上不仅要遵守现有的制度规范，同时要通过实践促进相关规则建设，为未来完善的规则框架出谋划策。

第三，行业规则。这里的行业规则包括两层含义：一是档案社会化服务行业的行业规则;二是档案社会化服务客户所在的行业规则，档案社会化服务机构在服务过程中要遵从以上两方面的行业规则。

我国档案社会化服务行业的发展还很不完善，尚未建立专门的行业协会，在规则以及行业标准建设方面较滞后。而在国外，档案社会化服务行业以及相关规章制度已有相对健全的机制。例如PRISM就是商业性文件中心行业的非营利协会，尽管它并非标准制定机构，却为会员搜罗了行业领域内相关的规则，供会员参考和遵循。具体的规则包括防火与建筑规范、政府特殊档案存储要求、《萨班斯——奥克斯利法案》等。

档案社会化服务的服务对象涉及医疗保健、金融、规则、能源、零售、音像等众多领域，因此在遵从档案领域内相关规则外，还要遵从客户所属行业的行业规则，保证其工作的规则、有序。以GRM为例，作为目前国际领先的商业性文件中心，也是我国档案社会化服务的行业榜样，其在合规性方面，不仅严格遵守相关行业标准，并且根据工作实际建立并完善行业标准，对文件档案管理标准体系的建设工作做出了一定贡献。例如，该公司经审核达到了2012年支付卡行业数据安全标准（PCI），加入了PCI安全标准委员会，成為合规的一级服务提供商，为成千上万的客户提供信用卡数据保障服务。可见它在提供合规服务方面的表现较优异。

总而言之，合乎规则服务的优势在于既可保证服务符规则律、技术规范或其他专业准则，符合社会需要;又可吸引消费者，获得客户认可和信赖。在合乎规则的专业取向中，规则是开展一切服务的基础，合规是指导档案服务科学发展的重要理念。

参考文献：

[1]王开宇.档案价值外延的划分基础与表现[J].黑龙江史志，2014（03）：142.

[2]崔红.谈谈档案价值的形成及其实现规律[J].兰台世界，2014（S2）：63-64.

（作者简介：凌佳慧，女，本科，江苏省南通卫生高等职业技术学校，助理馆员，研究方向：档案）

（责任编辑 刘冬杨）