文书档案管理实现数字化的意义及举措
2020-11-06周倩
周倩
【摘 要】在市场经济高速发展的大背景下，数字化技术在各行各业中的应用也越来越普遍。文书档案是行政管理事务活动中的产物，包括命令、指示、布告、通知、决定、简报、计划等多种形式，管理内容相对复杂，传统管理模式的效率相对较低，难以保障信息的稳定性与真实性。论文重点分析文书档案管理实现数字化的意义和举措，希望切实提高文书档案管理水平。
【Abstract】Under the background of the rapid development of the market economy， the application of digitization technology in all walks of life is also becoming more and more common. Document archives are the products of administrative affairs activities， including orders， instructions， announcements， notices， decisions， briefings， plans and many other forms. The management content is relatively complicated， and the efficiency of traditional management mode is relatively low， and it is difficult to ensure the stability and authenticity of information. The paper focuses on the analysis of the significance and measures of realizing the digitization of document archives management， hoping to effectively improve the level of document archives management.
【关键词】文书档案管理;数字化;意义;举措
【Keywords】document archives management; digitization; significance; measures
【中圖分类号】G275.2 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）09-0009-02
1 引言
随着信息技术水平的不断提高，文书档案管理的数字化进程也随之不断加快。先进的数字化信息技术不仅能实现文书档案的高效利用与长期保存，也开辟了更为便捷的查询渠道，有助于促进文书档案管理效率与质量的提高[1]。虽然目前文书档案管理的数字化发展已经取得了较大的突破。但受传统管理理念的影响，实际操作过程中仍存在较多的漏洞，相关技术的应用也仍处于探索发展的初步阶段。同时，由于档案管理人员队伍中缺乏专业的信息人才，且信息安全意识不足，对文书档案管理的安全发展造成了阻碍。文书档案管理是档案事业的源头，文书档案管理数字化的实现在推动档案管理现代化发展中具有显著的价值。同时，只有紧跟知识经济数字化时代发展的步伐，积极引入先进的计算机技术，才能有效促进数字化档案标准体系的建立与完善。
2 文书档案管理实现数字化的意义
2.1 有助于保护档案资源
文书档案的完整性、准确性、真实性是评估管理质量的重要标准，也是衡量档案价值的重要尺度。传统纸质档案的保存既需要投入大量的人力和物力，也容易受到害虫、温度和湿度的影响，随着时间的推移，可能会出现字迹模糊、破损等情况。而经数字化处理后，文书档案保存的相关问题能得到有效解决。不仅如此，文书档案的数字化副本可以实现一份文件多人共享，利用广域网与局域网也可以实现异地传输，异地调阅将更加便捷。另外，文书档案的数字化管理也是实现计算机办公的重要基础，既有效提高了档案的查阅速度，也有效减少了能源浪费。同时，借助数字化技术可以将水印加入文书档案中，可以有效避免档案被非法篡改。
2.2 有助于提高管理实效
数字化文书档案管理模式符合当前社会发展需求，既实现了信息的共享与交流，也改变了管理人员的工作模式。在传统的文书档案管理工作中，管理人员的大部分精力都放在归档、查档上，一旦发生档案资源遗漏的问题，就需要进行拆卷重做，严重拉低了管理工作效率。而利用数字化技术的电子类文书，可以有效降低档案管理工作的难度和强度，在插入遗漏文件后，可以自动生成新的目录与编号，能有效避免重复劳动，这不仅有助于提高文书档案管理的实效性，也有助于控制档案管理成本[2]。同时，在传统管理模式下，由于未对工作环节进行统一规范，导致每个人的工作方式都各有不同，在档案分类方面也缺乏统一的标准。而计算机的数据处理效率极高，可以按照既定程序优化档案立卷、分类等环节。
3 文书档案管理实现数字化的举措
3.1 强化制度保障，创新工作机制
想要切实推进制度创新，强化制度保障，就必须对落后的规章制度进行合理合法的清理。首先，综合考虑现有管理体制及机构情况，找出不适宜的规定并尽快完善或废除。同时，要从文书档案管理的整体性出发，重构全面性的管理体系，并积极梳理文书档案管理网络，明确岗位责任。在创新工作机制的同时，应以原有制度为基础制定完善的电子档案管理标准，以促进文书档案管理体系的进一步完善。其次，随着新技术的不断引入，文书档案修编规范也应随之做出相应的改变，同时，管理人员需明确文书档案管理数字化建设是一项长期艰巨的任务，只有定期对相关制度进行评审、修订、补充，才能促进文书档案管理的健康可持续发展。在现实利益环境下，文书档案管理部门必须加快建立起完善的自我营销机制，强化档案管理宣传工作，以提高领导层及其他部门对文书档案管理的重视程度，进而为档案生成质量的提高打下坚实基础。最后，鼓励员工积极参与到中心工作和重大活动中，加快建立起科学的互动、协调、衔接机制，并充分发挥自身的服务、监督、指导职责，以凸显文书档案管理工作的重大意义。
3.2 注重人才培养，优化队伍结构
在文书档案管理工作中，一些管理人员不仅缺乏数字化管理技能，同时，也不是专业的档案管理人士，还有一部分人员由于年龄较大，对数字化信息技术的接受速度较慢，在很大程度上限制了文书档案管理工作的数字化发展。为改善这一问题，首先，要建立起完善的人才引入机制，把好入口关，以提高文书档案管理队伍中高素质、高资历、高技术人才的比例。其次，要强化内部培训，根据岗位实际情况组织管理人员进行多形式、分层次的继续教育，以增强其知识储备，提高其综合工作素养。在实际工作中，可实行岗位轮换机制，以强化管理人员之间的横向业务交流，进而有效促进其综合业务能力的提高。最后，要本着公平、公正的原则建立起优胜劣汰的用人机制，并完善职称评定、晋升制度，对于在文书档案管理数字化建设中表现优异的人员，应给予福利待遇方面的奖励以及精神层面的表扬。对于在工作中出现重大失误或责任感较差的人员，也绝不能姑息，应给予相应的惩戒，以强化全体管理人员的工作危机意识。
3.3 深化管理变革，实现工作创新
文书档案管理工作想要彻底转变原有的等、靠、要工作模式，就必须加快工作创新，并致力于从“闭系统”向“开系统”的转变。档案部门也应树立信息开放性意识，定期将档案目录和专题成果展示于公众媒体上，以便用户及时查阅，进而充分發挥文书档案的应用价值。当然，文书档案具有一定的保密性质，在实现资源共享的同时，也要强化对重要隐私档案的保护，并采取有效手段及时消除泄露隐患。文书档案管理的工作创新与数字化建设均离不开实用性强、拓展空间大的软件，但不同单位的实际情况不同，只有充分考虑软件的适用度，并建立起个性化的数字化管理平台，才能满足文书档案管理的通用性要求。管理人员应树立终身学习的发展理念，主动了解数字化技术与相关理论知识，以实现文书档案数字化管理平台的最优利用。同时，要提高自身的安全意识，严格把控文书档案借阅环节，以降低信息泄露风险。无论是电子借阅还是纸质借阅，其具体流程在本质上的区别不大，在提供档案信息前，管理人员必须认真审核借阅申请单，并严格审批，以最大限度地提高文书档案管理的规范化水平。
3.4 引入先进技术，提高服务效率
数字化技术不仅是优化档案管理工作的重要手段，也是实现档案信息高效交流的重要媒介。档案管理部门必须树立起现代化的文书档案管理理念，积极引入先进的管理技术，切实提高服务效率与水平。受传统管理观念的影响，部分管理人员常会固执地认为手工方式更可靠，在引入新技术后，难以形成接受新技术、新方法的工作使命感，对数字化技术的应用与推广造成了阻碍。基于此，必须强化宣传工作，扭转管理人员对文书档案数字化管理无效益的片面认知。同时，要构建文书档案数字化管理网络，利用数字化技术优势强化部门间的沟通与交流，以实现档案资源的高效配置。此外，也要安排专业人员对信息化管理平台进行维护，并做好文书档案的远程检测，在方便用户获取文书档案信息的同时，也能提高档案管理工作的安全性。数字化文书档案管理不仅在提高管理工作效率方面发挥着重要的作用，也形成了更高质量的图像文件，为用户的浏览带来了较大的便利。
4 结语
文书档案管理的数字化建设是实现档案管理创新的有效路径，档案管理部门应从整体实际情况出发，利用先进技术强化管理工作创新，以充分发挥文书档案的最优价值，进而从根本上提高档案管理服务的质量。
【参考文献】
【1】尚晓燕.文书档案管理的特点及创新途径研究[J].数字化用户，2019，25（15）：60-61.
【2】张文佳.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].消费导刊，2019，3（13）：255.
