论工程项目设计各阶段的文件管理

马佃花

【摘  要】工程项目设计是一项贯穿于工程建设全生命周期的工作，在这项工作中，会产生大量的文件资料，设计单位须加强文件管理。在设计方案阶段，强化对于投标报价阶段、方案设计阶段、初步设计阶段、扩大初步设计阶段的文件管理，施工图设计阶段加强对于相关设计文件的管理，设计服务阶段，加强设计交底、图纸会审会议纪要的记录、整理、会签工作，强化设计变更管理，优化现场设计服务管理，做好竣工验收及归档管理。

【Abstract】Engineering project design is a work throughout the whole life cycle of engineering construction. In this work， a large number of documents will be produced， and the design unit must strengthen the management of documents. In the design scheme stage， the management of documents in the bidding stage， the design scheme stage， the preliminary design stage and the expansion of the preliminary design stage shall be strengthened， and the management of relevant design documents in the construction drawing design stage shall be strengthened. In the stage of design service， we should strengthen the recording， collation and countersigning work of the minutes of design disclosure and drawing meeting， strengthen the management of design change， optimize the management of on-site design service， and do a good job in the management of completion acceptance and filing.

【关键词】工程项目设计;阶段;文件管理

【Keywords】engineering project design; stage; document management

【中图分类号】G271                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）09-0015-02

1 引言

工程项目设计是一项周期较长的工作，从承接设计任务后，设计单位须采集项目基础治疗，规划、设计方案，进行初步设计，再进行详细设计，完成设计工作后进行设计交底、图纸会审、招标答疑等工作，项目施工中涉及设计变更，还需提供现场跟踪服务，项目竣工验收时，须提供相关设计资料，设计各个阶段，都会产生大量资料文件，须加强管理。

2 设计方案阶段的文件管理分析

2.1 投标报价阶段的文件管理

招标是一种市场资源配置的重要交易方式，有利于良性有序竞争市场体系的建立，在工程项目建设中，建设单位应该遵守《中华人民共和国招标投标法》规定，委托项目招标公司或中介机构，遴选出资质达标的设计单位，以及科学合理的设计方案[1]。在投标阶段，涉及的文件有技术标和商务标、标书的澄清和答疑以及各类来往函电，投标工作结束后，项目经理应及时采集、整理上述资料，书写工作总结。

2.2 方案设计阶段的文件管理

在承接设计任务后，设计单位要根据工程项目的用地规划、建设规模、建筑物或构筑物的功能及各项技术经济指标，规划设计建筑造型与风格。在方案设计阶段，应该与类似项目文件进行对比，评估不同设计方案的技术性和经济性，研究国内外市场发展规律，制定科學合理的工艺方案，确保所用施工技术能够满足项目施工要求，注重项目设计的生态性，检查方案设计是否符合国家及当地“三废”治理与环境保护方案，检查工程估算及财务报表是否齐全，检查工程建设周期是否满足要求，评估项目建设的经济效益与社会效益。各项方案设计文件通过评审，按照要求修改后，方可上报至上级部门，通过审查，获得批准，方可进行下一步设计。

2.3 初步设计阶段的文件管理

在工程项目设计中，初步设计至关重要，在这一设计阶段，需要总结各类重大技术问题，提出解决方案，对技术方案及设计方案进行综合技术经济分析，在评审会议上进行方案评审，记录会议过程及结果，为后续设计提供参考依据。在初步设计说明文件中，详细阐述了项目概况、建设条件、各项专业任务分工、项目组织、进度控制、质量控制等具体信息，妥善保管各类资料，包括建设单位的项目立项批文、地质勘探报告、水文气象条件、施工现场水电气条件、物料供应及运输条件等外部条件资料，以及方案评审记录、概预算及其编制资料、质量程序和作业文件、内部作业草图等内部文件资料[2]。

2.4 扩大初步设计阶段的文件管理

扩大初步设计主要针对一些在技术上有复杂或特殊要求但缺乏设计经验的工程项目增设的一项设计工作，建立于初步设计上，在这一阶段，文件管理重点在于对各类设计文件的编制、审核、评审、上报及批准等。在扩大初步设计阶段，设计单位应根据国家规定，合理编制各项设计文件，同时审核文件中的各专业设计是否达到行业质量标准，满足相关要求，审核概算文件是否符合投资限额要求，不符合予以修正。

3 施工图设计阶段的文件管理分析

3.1 施工图设计文件的组成

工程项目施工以施工图为具体实施依据，为了确保施工活动高效有序展开，应加强对于施工图设计文件的管理，具体管理对象有初步设计的批复、建设单位提供的书面材料、内部各专业之间的条件往返文件、校审记录、方案论证记录、标注文件表示的设计成品以及相关的图纸会审意见、答复、会议记录、来往函电。

3.2 施工图设计文件的管理

施工图是设计成品的最终体现，为保证成品质量，应加强对于设计成品文件校审、会签等流程的控制，审核设计程序及相关作业文件，确保质量体系文件在成品中得以体现。完成设计工作后，相关设计文件应该以纸质文件、电子文件两种形式，储存到档案室及电子档案中，确保信息的安全储存，便于档案借阅、利用。设计工作的完成，并不代表着工程项目的结束，在施工阶段，经常要用到施工图设计文件，直至项目竣工，通过验收。因此，在文件归档后，设计单位应该及时整理档案资料，有序储存，便于后续借阅、浏览，提升档案利用率。

4 设计服务阶段的文件管理分析

4.1 设计交底与图纸会审

设计单位完成设计工作，将设计文件交付施工时，需要按照法律规定，进行设计交底，向施工单位、监理单位详细阐述设计内容，同时联合建设单位，进行图纸会审，由各个单位对施工图中存在的问题进行讨论，完善设计文件，改进设计方案，提升施工图的技术性和经济性。在这一过程中，设计单位应该记录工作过程，整理好设计交底的会议纪要，并由施工单位整理好图纸会审的会议纪要，统一交由各个单位会签，其中如若涉及设计变更，应该严格按照相关程序处理，设计交底和图纸会审的会议纪要，一经各方签字确认，将成为项目施工、监理、竣工验收工作开展的依据[3]。

4.2 设计变更管理

施工图交付给施工单位，在施工前或施工后，受到國家政策法规变化、建设单位要求变化或施工现场条件限制等因素的影响，会出现设计变更事件，设计变更与项目施工进度、造价等息息相关，提出变更意见应格外慎重。设计变更可由建设单位、承包单位或设计单位等任意一方提出，提出变更的单位，须提供证据，征求建设单位同意，并且按照程序办理书面变更手续。如若设计变更涉及施工图审查内容，必须将相关资料上报给原审查机构，经过审查、批准后方可实施[4]。设计变更在项目施工中较为常见，如若是设计单位提出变更意见，相关内容可以联络笺的形式发出，联络笺上应加盖相关有效章。

4.3 现场设计服务管理

在项目施工阶段，应加强现场设计服务管理，参与现场质量控制工作，强化对于工程重点部位施工及主要设备安装工作的监管，进行工程质量事故处理，就质量问题的危害进行分析，提出科学合理的技术方案，对处理措施及规划进行技术鉴定，参与工程竣工验收，尤其是重要隐蔽工程验收及单项工程中间验收工作，督促施工单位严格按照施工图作业，提升项目建设质量。

4.4 竣工验收及归档管理

工程项目竣工后，验收的内容不仅是已建设好的工程实体，还有反映工程建设过程的各项资料文件，这些文件反映了整个项目从规划、设计、施工到竣工各个阶段的具体工作实施情况，能够让验收单位看到目不能及的内在，确保工程严格按照最初的规划设计施工，确保工程的质量、进度、造价都符合相关标准。无论是新建的工程项目，还是改建、改造、扩建、修复、拆除的工程项目，最终的成品，都要以全面真实的竣工资料作为支撑，因此，做好竣工资料的采集、整理、验收、评定、归档工作，是极为重要的[5]。

5 结语

综上所述，在工程项目全生命周期管理过程中，项目设计各阶段的文件管理是其中极为重要的一项工作任务，直接关系到工程项目的质量、造价管理，而且能够为项目设计管理水平提供参考依据，意义重大。为了提升文件管理水平，设计单位应该明确各个阶段文件管理的对象及标准，明确责任人，引进现代化信息技术，提升文件管理效率及质量。

【参考文献】

【1】叶刚，胡进贤，周起如，等.基于Vsftpd文件服务器的可视化管理设计与实现[J].电脑编程技巧与维护，2020（05）：143-144.

【2】李昂.电子出图章背景下对我省勘察设计单位数字化图档管理系统建设的思考[J].云南档案，2020（03）：59-61.

【3】蒋奇，李涛，刘世杰，等.勘察设计企业电子档案管理系统研究与开发[J].水利水电技术，2019，50（S2）：160-167.

【4】高飞，章熙海，肖飞，等.江苏省地震局防震减灾制度文件管理系统的设计与实现[J].信息系统工程，2018（03）：65-66.

【5】周海全，张兵，邢丽莉.基于C语言文件机制的文本文件图书管理数据库设计与实现[J].电脑迷，2017（12）：56.