基层档案管理问题及措施

文/中陕核工业集团二一一大队有限公司 张桂琴

一、单位基本情况

中陕核工业集团二一一大队有限公司创建于1956年5月6日，隶属于中陕核工业集团公司。公司总部位于西安市浐灞生态区，毗邻西安世园会，是一支从事铀及多金属矿地质勘查、矿业开发、工程施工、加工贸易、地矿企业文化传播等为一体的“矿业+综合”队伍，公司档案室1998年10月获得中国核工业总公司“科技事业单位档案管理”证书，2006年12月获得陕西省档案局档案工作目标管理认证AA级单位认证。公司截至2019年3月底在岗人员217人，内退284人，待岗52人，离退休850人。

（一）机构设置：十个职能部门包括：党委工作部、行政工作部、工会工作部、经营管理部、人力资源部、资产财务部、矿业开发部、安防环保部、纪检法规部、审计工作部。

（二）十个经营实体：中陕核矿业开发有限公司、陕西庞家河金矿有限公司、陕西陕核文化产业发展有限公司、新疆分公司、青海分公司、矿产勘查院、环境工程院、地质矿产研究中心、金融贸易中心。

（三）两个办事处：西藏办事处、内蒙古办事处。

（四）三个独立部门：车辆管理中心、置业服务管理有限公司、离退休管理中心。

（五）公司经营范围：涉及区域地质调查、液体矿产勘查、固体矿产勘查、水文地质、工程地质、环境地质调查、地球物理勘查、地球化学勘查、地质钻探施工、地质资料收集分析及地质技术研究推广应用、地质灾害治理、地质技术咨询和服务、图形图像制作、矿业开发、测绘工程、物业管理，环保工程设计、施工；矿产品加工、销售；普通货物运输（危险品除外）等诸多领域。

二、档案机构设置情况

档案室设在地质矿产研究中心，公司配备专职档案管理员1名。档案室总建筑面积230m2，档案库房面积200m2，办公面积30m2。

档案库房设备配置包括：空调两台，4个红外线摄像头，12个烟感器，高清摄像头1个。文书档案柜：大铁皮柜5个，小铁皮柜5组（一组5个）；会计档案柜：20组（一组5个）；复制本科技档案柜：大铁皮柜5个，小铁皮柜14组（一组5个）；原本科技档案柜：大铁皮柜14个，小铁皮柜14组（一组5个）；原214档案专柜：5组（一组5个）；照片档案柜1个；底图柜2组；光盘柜2个；实物档案柜2个。

档案办公室设备：台式电脑2台，笔记本电脑1台，打印机1台，空调1台，碎纸机1台。

三、档案管理情况

（一）制度建设。为了规范档案管理，2015年2月修订并印发《关于印发文件材料归档范围和保管期限表的通知》（队发〔2015〕10号）及档案室分类方案。严格按照国家标准和行业标准整理归档和保存文件，国家标准、行业标准齐全有效。岗位职责健全：档案室管理制度、档案库房管理制度、档案室保密制度、科技档案管理、文书（会计）档案管理、图书管理岗位职责，科技档案、资料、文书（会计）档案借阅制度、档案管理突发事件应急预案等。

（二）档案分类及数量。档案室室藏档案分为六大类：1.文书档案、科技档案、会计档案、专门档案（照片档案、声像档案）、实物档案、印章档案。2.财务档案：截至2016年底合计5159盒（套）。3.文书档案：2000年前913卷，2000年后7367件（截至2018年12月）。4.科技档案：原本档案1161盒，成果档案877盒。5.基建档案：截至2018年154盒/卷。6.声像档案：15盒213张。7.实物档案：93件。

（三）档案安全保密管理。档案室安全设施：消防器材、灭火器、摄像头、烟感器、防盗门窗等配备齐全，安全有效。严格按照档案“十防”要求防火、防光、防虫（防鼠）、防盗、防水、防潮、防强光、防尘、防磁、防有害气体，档案保管状态良好，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，严格执行《保密法》《档案法》及各类规章制度，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全完整，严格按照“上网不涉密、涉密不上网”的原则办事，无失泄密事件发生。

（四）保持库房的整洁卫生、档案案卷排列有序。档案库房标准湿度控制在14～24℃，相对湿度控制在50～65%，每天坚持测量库房湿度与湿度登记并做好调控工作。定期检查水、电、门、窗、摄像头工作状态、档案保管情况，并做好记录，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命，档案案卷排列有序，方便查找。

（五）档案管理费用投入。为了促进技术人员知识更新，公司每年都订阅一些图书资料，近三年订阅的杂志如下：2017年2956元，2018年3028元，2019年4423元。购买档案装具、档案盒、驱虫药、档案人员业务培训等费用。

四、档案信息化情况

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设。

（一）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。相对来说还比较薄弱，只有建立先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（二）档案信息资源建设。1.档案室建立了文书档案管理系统，可以按关键字（词）、文件名称、标题等快速查阅相关文件，公司上行和下行文件可以做到数字化全文链接。2.建立科技档案查询系统，可以做到目录查询、案卷标题、内容摘要查询，可以对数据库数据统计、维护、快速查找等功能。3.建立地质钻孔数据采集系统，已录入原始钻孔资料信息533条，在今后还将继续录入钻孔资料。4.加强档案信息资源建设，以室藏档案为中心开发数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设，这也是一项长期的工作。5.加强标准规范建设，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、存储、网上传输等方面，制定标准、规范，并指导实施。6.加强人才队伍建设，档案信息化建设，人才是关键，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既熟悉档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

五、近三年档案资料使用和开发利用情况

（一）档案利用情况。详见如下表格：

2016 2017 2018 2019.4止备注人次 件数 人次 件数 人次 件数 人次 件数科技档案 7 20 27 471 17 70 5 17文书档案 31 93 38 176 19 84 13 28基建档案 10 68 7 26 2 4 2 5科技图书 25 47 7 10 10 32 2 5年月人/件次类别

（二）档案开发利用情况。公司近几年在档案开发利用方面做了很多工作，尤其在鄂尔多斯整装勘查区取得了较好的地质找矿成果，提高了社会效益和经济效益，重点工作区双龙地区找矿成果显著，使老旧地质资料焕发了新生，使地质资料转化成了生产力，实现社会价值和远景预测双丰收。通过档案信息资源的开发利用，企业能获得更大的发展，从而促进档案信息的开发利用，实现档案信息资源与现代化企业可持续发展。

六、存在的问题

（一）领导重视有待加强。档案资料是单位宝贵的资源，一个单位的档案管理水平和领导的重视程度紧密相关，建立有效的管理网格和机构，有一批有专业知识、专业技能、有责任心、有使命感的人管理和收集档案，对一个单位的档案工作至关重要。

（二）资料收集不够完善。档案管理要建立一个有效的网络体系，每个部门、各个项目都要配备专（兼）职档案人员，尤其是基建项目、科研项目等从项目的前期工作到结束收尾工作都要有相关的资料、图像、影像资料等，才能确保资料收集齐全，这都是单位重要的一种信息资源。

（三）“三分开”制度落实不到位。档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。现在做到“两分开”，阅览室还没有建立。

（四）“三纳入”“四参加”制度还不够完善。档案工作是单位重要的组成部分，主要领导要落实“三纳入”制度，把工作纳入工作计划、议事日程、岗位责任中。“四参加”制度要求，有关会议，工程项目建设、科研、设备安装、调度等业务活动要有专（兼）职档案人员参加；科技项目的鉴定、基建、设备、科研成果验收活动要有档案专职人员参加。档案人员参加以上活动带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档。

（五）人才培养亟待加强。人才培养是一个永久的话题，每个单位要想长期、有序、可持续发展，就必须有一批专业人才从事专业的工作，加强岗位培训，更新知识、更新观念，与时俱进才能不断发展。

（六）信息化开发利用有待加强。信息的开发利用是档案室重要的一项工作，要不断加强这方面的工作，更好地服务公司的经济发展。

七、未来三年档案工作计划

1.建立有效且相对稳定的档案管理网络机构。2.加强档案专业队伍的建设，培养一批年青、有责任心、有知识、有能力的专业档案人才队伍。3.健全档案管理制度，规范档案管理工作水平。4.继续做好中国核工业地质局、集团公司下达的档案专项任务。5.确保承担的西北地区军工铀矿地质勘探设施“十二五（二期）”退役整治项目档案专项验收顺利通过。6.及时开展集团公司下达的庞家河技改项目档案验收。7.夯实档案基础管理，提升档案从业人员业务水平。8.探索推进档案信息化建设上台阶，建立快速、方便、有效的查询系统，初步达成本单位信息资源的共享。9.加强管理确保档案实体和档案信息的绝对安全，坚决杜绝失泄密事件的发生。

通过调研，对档案管理的整体情况有了全面的了解，档案管理应该树立现代化档案管理理念，创新管理方法，建立健全档案管理有效机制，注重培养和提升专（兼）职档案管理人员的综合素质，不断提高档案管理的信息化水平，不断完善档案室的日常管理工作，为公司的发展作贡献。