高校OA系统与文书档案管理的无缝对接

陈莹

摘要：随着信息化技术不断更新迭代，数字化和智能化的应用不断升级。尤其是即将到来的5G时代，更加推进了智能化的进程，人们开始进入普遍智能化时代。高校文书档案分类整理工作在行政工作中是至关重要的，它是信息整理工作，同时也见证了高校的发展历史，对未来工作具有参考指导意义。在数据化没有融入档案管理工作时，大部分工作的完成都是由人工完成的，由于文书档案管理工作相对来说比较琐碎，所以需要依靠大量的人工和时间来完成。信息化技术如OA系统引入之后，文书档案管理工作开始变得高效。因此如何使办公更加智能化，减少人工和时间成本，将OA系统与文书档案进一步融合尤为重要。

关键词：OA系统;文书档案管理;融合

大部分高校目前已经建立了自动化办公系统，基本实现了办公、档案信息的自动化。OA系统在这个过程中被设计优化，在工作中起到越来越重要的作用。因此OA系统也被称为自动化办公系统。文书档案管理系统主要是文书、文档的整理归档以及使用的综合服务系统。它与OA系统是两个完全独立的系统，如何使两个系统有效融合，使档案管理工作更加高效是本文中需要探讨的话题。

一、高校文书档案管理工作现状

传统的文书档案工作是需要靠人工把纸质的文档录入进入文档管理系统的。文档管理系统主要分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管档案利用与归还登记等内容，每一个工作环节都是靠人工完成，所以在这个过程中所需人工数量和时间相对较多。而随着信息化的普及，自动化办公被引入高校。只是目前在高校中，OA系统与文书档案管理系统是相对独立的两个系统。两者目前没有统一的对接入口，OA系统里的数据不能自动的进入档案管理系统，有时需要人工把OA系统的内容重新输入进档案管理系统，但这样耗时耗力，增加了工作人员的工作量，所以大部分高校档案管理工作并没有充分运用OA系统，而是继续采用原有的档案管理系统。[1]

二、档案管理系统连接OA系统的意义

OA系统是Office Automation的缩写，也就是信息化自动办公，是信息化时代的产物。OA系统可以利用现代化技术和设备代替传统人工重复性活动，优质高效的办公，增加资源的利用率，所以自动化办公是未来智能时代的趋势。档案管理系统搭载OA办公系统的目的也是提升工作效率，使工作者能够快速完成信息查询和编辑工作;其次，文书检索方面的效率也得到极大提升;最后，随着OA系统的普及，文书档案资源利用也会共享化。因为节省了借入登记和借出记录的时间带给人们很多便利性，所以资源利用也会更加充分。虽然现阶段OA系统还有很多不完善的地方，但是档案管理系统和OA系统融合起来是时代的趋势。我们需要不断探索，找出他们无缝对接的方式方法，提升档案管理工作的效率和资源利用率才是根本。

三、档案管理系统与OA系统有效对接的探索

根据档案管理系统优化OA系统，在设计OA系统时把档案管理板块分为文件收集、档案整理、档案利用和档案统计这四个主要板块，基本涵盖了绝大部分档案管理工作。在传统档案管理系统中嵌入OA系统的档案管理系统。按照档案管理的四个方面进行有效对接融合。

（一）文件收集工作，按照范围和信息来源进行收集

收集的方式有自动流转和人工输入这两种方式。自动流转主要是OA系统收集到的信息自动流转到档案管理系统中，这种方式主要针对常规文件或者辨识度比较高的重复性文件，人工智能可以很轻松的通过对接口进行自动流转。而针对多个电子文件对应一条数据的复杂文件或者辨识度不高的特殊文件有时就需要手动输入。现阶段人工智能发展的情况来看这是不可避免的，所以需要把人工与智能相结合起来才能适应时代的变化，增加工作效率。

（二）科学地进行档案整理工作

在OA系统里对档案的管理进行增加、修改、删除、批量修改等功能设计，并且对自动流转方式收集到的文件进行自动排序。排序可以按照文档日期或者文件进入的先后顺序进行排序。对错误文件进行识别，并有效挑选出来，再由人工进行修改后放入整理的文档。建立统一格式的著录，并且建立目录数据库，纸质文档可以通过扫描进入数据库，并且自动生成目录，按照编号进行统一保存和管理。[2]为确保档案管理整理工作更高效，档案全文数据库与档案目录数据库之间需要有兼容性。除此之外，还需要加强各部门的配合工作。高校各个部门应当配合档案管理的工作主动做好文件归档工作，保证档案的完整性。

（三）对档案的利用设定便捷的功能

为了更加方便对文档的利用，可以在自动办公系统中设计档案检索功能。档案检索分为目录检索和关键字全文检索，目录检索还可以细分为简单检索和高级检索。目录检索是针对文档的目录进行关键字搜索，用户只需要输入关键字就能出现与关键字相关的文档目录出来。简单检索是一两个简单条件设定的检索，如按照文档名称或者作者进行检索，这种方式的弊端就是相对来说太过于简单，搜索出来的结果多，寻找所需文档需要花费时间。高级检索就全面一些，用户可以根据设定的范围和检索条件进行检索，例如除了文档名称、作者外还应该有发表时间、发表刊物以及评论关键词等。在自动办公系统设计检索功能之前需要对用户做一个调查，了解他们认为的最方便的检索功能需要涵盖哪些方面，这样设计出来的功能才更加符合人性，也更好用。同样的，在档案管理系統也应该进行检索升级。

（四）制定档案借阅规则以及合理归还档案的时间

在自动化办公系统中，档案文件是被存档的，它们在原始服务器上也是存在的，如果不能安排合理的归档时间，在归档文过程中可能会出现系统问题，严重的话会影响自动化系统的运行。这种情况的发生主要出现在自动化系统和档案文件系统没有在同一网段，也是兼容过程中可能发生的问题。一旦出现这样的问题，就需要请技术部人员进行集中归档，增加了人工成本和工作量。所以提前设定好还档时间很重要，各部门人员需要配合档案管理的工作，在规定时间归还文档，使文档转换成文档资源，确保文档的完整性。另外档案借阅人员应该积极配合档案工作的规章制度，借阅时及时线上登记，在规定时间归还。还有一些特殊档案不被允许带出借阅室或者不能下载阅览的电子文档，应该配合档案管理员工作在借阅室完成对信息查阅，做好文档的保密性工作。

（五）档案统计管理工作

档案室的统计管理工作主要包括档案室文档数量情况、档案利用情况、档案设备情况（包括硬件设备和软件）、档案销毁情况等等。[3]

1.自动办公系统可以对档案室文档数量进行自动统计，档案管理人员主要是核对办公系统中的文档数量与档案管理系统中的数量是否一致，排查因为没有设定归还时间造成的文件缺失情况，并及时进行校对。

2.文档利用情况主要是文档的使用率，把文档借阅频率高的文档进行排名靠前的设定，主要是为了让借阅人员更加方便，节省检索时间。针对档案利用效果进行统计，制作统计报表。定期报表的制作存档可以清楚哪类档案的使用频率高，在补充档案文档的过程中参考报表数据进行文档补充，增加文档的使用率，避免造成文档的浪费。所以在自动化办公系统中应当设定报表编辑与打印的功能，档案管理人员可以对报表进行编辑修改，并且根据实际需求自行打印。这一工作实际上是代替了传统档案管理人员手工统计工作，自动办公系统不同之处在于有系统模板，档案管理人员只需要输入数据即可。

3.档案设备情况检查和档案销毁情况需要实时掌握。档案管理人员需要对档案设备进行日常维护，发现问题及时解决。针对过期档案进行销毁监督，避免造成信息外泄，这个工作需要定期维护。在自动办公系统中设定维护提醒，协助管理人员更好的完成工作。

四、结束语

总而言之，将OA系统嵌入档案管理系统是一种降低人工成本、提升工作效率的一种方式，两者在兼容的基础之上给档案管理人员和用户带来更多的便利。只不过现阶段的自动办公系统不够完备，还需要在兼容性上和功能设计上做出更多的努力。相信系统随着信息发展不断更新，OA系统一定可以与档案管理系统无缝对接，使工作更加智能化。

参考文献：

[1]蒋莉君. 办公自动化与文书档案管理[J]. 办公室业务， 2016（7）.

[2]李卫华.文书档案管理实现数字化的意义及措施[J].办公室业务，2020.13：178-179.

[3]任黎.在OA系统上实现文书档案管理的探索[J].机电兵船档案，2020.02：68-70.