医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

刘志远

摘 要：医院是保障人们生命健康安全的重要机构，每天都有许多患者进行门诊和治疗，这就使医院的文书、档案等资料比较多也比较复杂，因此就需要进行有效的办公室文书与文书档案的管理工作。然而在当前医院进行办公室文书与文书档案管理的工作中，还存在着一些问题，使办公室文书的管理变得杂乱，降低了文书和文书档案管理的水平。本文将探讨研究医院办公室文书与文书档案管理中存在的问题，分析并提出解决的对策，希望能够提高医院办公室文书与文书档案管理的水平，保障医院文书档案的完整性和有效性，为研究学者提供帮助与借鉴。

关键词：医院 办公室文书 文书档案管理 存在问题 解决办法

中图分类号：G277  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）09-00-01

前言

医院的办公室文书是医院内部进行信息管理和患者信息记录的重要工作，而文书档案管理也是医院内部管理的重要组成部分，因此医院办公室文书和文书档案管理工作的质量直接影响着医院的发展、医院服务质量的好坏和患者能否得到及时、有效地治疗。随着时代的发展和社会进步，人们对医院的医疗技术和服务质量有了更高的要求，这也要求我们必须提高医院办公室文书与文书档案管理的能力和水平。

一、医院办公室文书与文书档案管理的特点

1.医院办公室文书与文书档案的重要性

医院办公室文书与文书档案管理具有重要性的特点。一方面，医院办公室文书与文书档案管理中的信息中包含关于医院发展，患者基本信息和重大事件、决定等，对于医院的正常经营和发展建设具有十分重要的意义;另一方面，医院办公室文书与文书档案管理中有着患者的病情、治疗等信息，并且根据患者就诊的日期，文书资料的撰写、采集日期等有明确的书写，对于患者之后的就诊、复诊和治疗有着重要的作用，因此医院进行合理、有效的办公室文书与文书档案管理十分重要。

2.医院办公室文书与文书档案管理的多元化

医院在进行办公室文书与文书档案管理的过程中，具有多元化的特点。首先，根据对信息收集的方式不同，醫院的办公室文书和文书档案可以分为图片、录音、影像、文字等，需要进行分门别类的存储;其次，是根据其中记录的信息内容不同，可以分为协议书、责任书、检查资料和观察治疗记录等，对不同内容的文书与文书档案进行合理、有效地管理能够提高管理的水平和效果，促进资料查找和归类效率的提升;最后，根据文书资料载体的不同，医院办公室文书与文书档案管理还可以分为纸质资料结合电子资料等。这些不同的类别使医院办公室文书与文书档案管理变得比较复杂和困难，需要我们进行研究分析，找到有效的方法。

二、医院办公室文书与文书档案管理中存在的问题

1.对医院办公室文书与文书档案管理不重视的问题

在进行医院文书与文书档案管理工作中，出现的最重要的问题就是重视性不足的问题。首先，是部分医院在运营的过程中不注重办公室文书与文书档案的管理，认为是否进行合理、有效地办公室文书与文书档案管理对医院的发展和经营影响不大，这就导致了医院在运营过程中档案混乱，资料查找困难，甚至会出现文书档案资料丢失的情况，影响医院的服务质量，不能对患者进行及时、有效地治疗，阻碍了医院的经营与发展;其次，是部分医院在市场经营的条件下，过分重视业务和服务，对医院办公室文书和文书资料的管理看轻，导致医院办公室文书与文书档案管理的能力和水平降低，影响了医院的正常经营和发展;最后，部分医院的工作人员认为档案管理工作不重要，对医院的经营和发展不存在影响，导致其在进行医院办公室文书与文书资料的管理过程中更容易出现失误，使文书与文书档案出现不完整甚至是丢失，影响医院的正常经营和发展。对医院和患者的信息安全造成严重的不良影响。

2.医院办公室文书与文书档案管理人才和能力不足的问题

医院在进行办公室文书与文书档案管理的过程中，存在着办公室文书与文书档案管理人才、能力素质不足的问题。一方面，目前专业的医院办公室文书与文书档案管理人才较少，使医院不能招聘到专业的、能力优秀的办公室文书与文书档案管理人才，同时部分医院为了节约开支，提高经济效益，不设置专业的人员或者仅使用较少的人员进行办公室文书与文书档案管理工作，使医院办公室文书与文书档案管理的水平和效率下降，出现差错和失误风险增加;另一方面，是医院进行办公室文书与文书档案管理工作的人员能力和综合素质不足的问题，部分进行医院办公室文书与文书档案管理的人员综合素质较低，专业技能水平较差，使其在进行医院办公室文书与文书档案管理工作的过程中不能合理、有效地对办公室文书进行分类和存放，降低了工作的效率和质量，对医院的正常经营和发展建设造成了阻碍。

3.医院办公室文书与文书档案管理体制不健全的问题

医院办公室文书与文书档案管理的体制制度不健全是影响管理效果的重要问题之一。一方面，医院的办公室文书与文书档案管理具有多元化和重要性的特点，管理起来比较复杂、困难，如果不建立合理、有效的管理制度，就会使医院办公室文书与文书档案管理发生混乱，出现分类不规范、储存错误和文书档案信息泄露、丢失等问题;另一方面，医院办公室文书与文书档案管理体制不健全，还会使医院在进行办公室文书与文书档案的管理工作时对关键的、重要的文书资料没有进行妥善地保存，加大了信息泄露的风险，对医院的正常经营和发展、患者基本信息造成威胁，同时在医院对办公室文书与文书档案进行清理和销毁中发生差错，降低办公室文书与文书档案管理的效果和水平。

4.医院文书与文书档案管理资金不足的问题

在医院的实际经营过程中，资金是制约其发展的重要原因之一，由于部分医院的资金较少，需要容纳的患者量较多，使其在进行建设的过程中没有合适的地方设置办公室文书与文书档案管理的场所，对医院办公室文书与文书档案的管理造成了阻碍，降低了医院办公室文书与文书档案管理的质量和水平。

三、解决医院办公室文书与文书档案管理问题的对策

1.加强宣传教育，提高医院办公室文书与文书档案管理的意识

要解决医院办公室文书与文书档案管理中存在的问题，最重要的就是要提高医院对办公室文书与文书档案管理的重视程度。首先，医院要加强宣传和教育，通过张贴宣传画，发放知识手册等方式，促进全体工作人员提高对医院办公室文书与文书档案管理的重视程度，加强管理意识;其次，要通过开展教育和学习活动等方式，促进医院非工作人员加深对医院办公室文书与文书资料管理的了解和掌握，提高对办公室文书与文书档案管理的能力。

2.加强医院办公室文书与文书档案管理工作人员的综合素质和能力水平

提高医院办公室文书与文书档案管理工作人员的综合素质和能力是解决问题的重要方法之一。一方面，医院可以通过加强对办公室文书与文书档案管理人员的教育，定期进行培训和考核的方式，提高工作人员的综合素质和能力水平，加强医院进行文书与文书档案管理的能力;另一方面，医院可以通过邀请、聘请办公室文书与文书档案管理方面的专业人才和优秀人才进行经验传授和教学，提高医院办公室文书与文书档案管理人员的能力水平，促进他们工作经验和工作技巧的提高，为医院的正常经营和发展提供保障。

3.优化健全医院办公室文书与文书档案管理工作的制度

合理、有效的制度是解决医院文書与文书档案管理工作问题的基础，因此我们必须健全、优化医院的办公室文书与文书档案管理的体制。一方面，医院可以向其他优秀的单位和行业进行学习和借鉴，将其有效的办公室文书与文书档案管理资料结合自己的实际情况进行优化设计，促进医院办公室文书与文书档案管理制度完善;另一方面，医院要结合时代的发展变化情况，结合自己的实际进行研究和分析，建立好医院办公室的文书和文书档案管理制度，保障医院的正常经营和建设发展。

结语

综上所述，医院的办公室和办公室文书档案管理对医院的建设与发展具有十分重要的作用，但是在实际的实施过程中还存在着一些问题，这就需要我们针对问题进行分析和研究，找到有效的解决办法，使医院能够正常地经营与发展，为患者提供有力的保障。

参考文献

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