大型国有企业基于集中采购流程下的内部控制优化研究

邓晓宇 黄琳琳 高树超

摘 要：随着采购作为主要经济活动在企业内部重要性逐步提高，为了降低采购环节的重大控制风险，规范采购各关键环节内部控制，各大国有企业都在积极布局搭建集中采购平台。面对采购方式由分散式采购到集中式采购的改变，部分大型国有企业内部控管理仍然停留在分散式采购的时代，采购环节的内部控制并没有进行相应的优化。本文通过对分散式采购模式和集中式采购模式流程的分析，发现目前分散式采购在采购计划、供应商选择、采购验收、采购付款过程中存在内部控制缺陷，并提出了相应的优化方案。

关键词：采购环节;内部控制;风险管理

一、采购环节内部控制缺陷

采购计划方面，目前采购人员工作量大，采购计划可操作性不强，采购过程缺少专业化的审批过程，缺少统筹性。导致采购计划无法满足全年的生产经营需要，存在超额采购、采购计划与经营计划不匹配、采购不及时导致的生产停滞或者采购物资挤压等现象。

供应商管理方面，采购需求部门对供应商的管理过于强势，采购部门的话语权不够。导致对于供应商的管理基本上是借助于业务部门进行，采购部门忽视供应商管理工作，未严格审核供应商资质与信用，导致合作供应商不能按照合同约定完成供应，影响业务运营。甚至部分供应商与采购人员存在关联关系，导致因私损害单位利益，采购结果质次价高。

采购验收方面，目前验收标准不够明确、程序不够规范，没有对物资采购和服务采购进行区分，出具的不合格产品报告没有对产品情况和后续工作进行详细报告，导致公司账实不符，验收处理不当造成直接经济损失并影响相关业务运行，出具的不合格产品报告缺少针对性，没有可操作性。

采购付款方面，会计人员和采购需求部门人员的私人交情，导致付款审核不严格、付款方式不恰当，付款金额控制不严的内部控制问题，财务账务的真实性、准确性、完整性很难得到保障，难以发挥会计系统控制的作用。

二、采购平台内部控制优化方案

（一）采购计划方面

借助集中采购平台进行采购后，一是采购计划的汇总和审核工作可以全部由集中采购平台承担，集采平台不仅汇总采购计划，还可以横向将同类型的企业进行对比，进行年度计划的审核工作。二是将采购计划纳入全面预算管理进行管理。三是针对采购计划实施精度不够的问题，建立月度采购计划机制，集中采购平台每月向各单位反馈年度采购计划的执行情况。通过采购平台全面承接计划采购前端管理，通过计划管理帮助实际采购业务，提高对采购实施过程的精度管理。

（二）供应商选择方面

借助集中采购平台开展供应商选择工作后，一是减少了重复审核供应商的资源和时间浪费，利用集中采购平台这一专业化的人才队伍，提高对于供应商管理的重视程度，避免公司各需求部门独立提出供应商准入申请，采购部门被动接受的局面。二是建立和完善供应商名录库，供应商管理的效率将大大提升，公司在采购过程中，可以偏向于选择信誉和资质较好的供应商，集中采购平台管理人员在审核供应商准入资料时，可以将绝大多数精力放在对于供应商名录库之外的供应商的审核，工作更有侧重点，提高了采购事实环节的效率，提高了采購环节的质量。

（三）采购验收

基于集中式采购模式下，整个采购验收流程由集中采购平台合同经办人组织需求部门验收人开展采购验收工作，按照相关合同中约定的验收程序和标准实施验收工作并出具相关验收报告，填制采购产品验收记录。验收不合格的，由公司采购需求部门出具验收不合格意见，并移交至集中采购平台。一是采购验收不仅需要F公司采购需求部门确认，还需要集中采购平台合同经办人和集中采购平台管理层共同参与，此举降低了F公司采购验收环节舞弊的可能性，提高采购验收环节内部控制的有效性。二是集中采购平台通过编制采购验收报告、增加对产品合格的审批环节，区分物资验收和服务采购验收，完善采购验收环节内部控制，提高采购验收质量。

（四）采购付款方面

基于集中式采购模式下，合同金额在一定金额以下的，可以由采购平台直接发函至财务公司，由财务公司会计人员审核支付申请，进而完成资金支付过程。如果合同金额在一定金额以上，物资类采购由采购主管领导审签，服务类采购由业务主管领导审批，最后由财务公司会计人员审核支付申请后，完成资金支付过程，结束整个采购付款流程。依据上述优化后的采购验收流程，统一由财务公司财务人员进行采购付款审核。一是减少了公司财务部门的工作量，二是财务公司和公司的业务并不相关，没有关联交易，财务公司作为更加独立的第三方，审理采购付款业务时可以保持更强的独立性，保证采购付款环节的质量。

三、采购环节内部控制优化评价

在国资委采购管理专项提升对标中，部分标杆央企如中石油、国家电网等，集中采购工作起步较早，正在接近或已经进入供应链管理阶段。经过调研了解，中石油、国家电网等单位在采购管理提升中，均将集中采购作为“一把手工程”，由集团领导牵头坚决推进，采取“管办分离”原则，在集团总部设立物资采购管理部门统一归口管理，成立专业化公司负责集中采购业务实施。经过长期持续推进，集中采购工作取得了显著的管理效益和经济效益。

通过对企业建立集中采购平台后节约经济利益进行计算分析，可以发现2016年集团公司总采购额在430亿元左右，如果一级集采的比例达到50%采购额，将产生至少10亿元的经济效益。通过集中采购平台更好地加强与兄弟企业的合作，整合需求，通过联合采购、联合储存的方式，控制库存，减少积压。争取价格方面的最大优惠。

四、小结

内部控制是为有效防控廉政风险、提高采购环节的合法合规性。通过对企业分散式采购环节内部控制的分析，基于集中采购平台的建立，对企业采购流程下的内部控制优化提出了建议。

一是针对采购计划环节。集采平台成立专项小组、汇总平衡年度采购计划表、将采购计划纳入全面预算管理、增加月度采购计划等机制，通过各单位编制年度计划，集采平台统一汇总，各单位编制月度计划，集采平台统一监控的方式，降低采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，不按实际需求安排采购或随意超计划采购等问题。

二是针对供应商选择环节。通过将同一类物品集中到集采平台统一购买，一是充分利用集采平台专业化人员的专业技能，强化管理工作，避免重复采购。二是建立供应商名录库，组织专家对名录库内供应商资质进行检查、各部门会签、主管领导最后审批等方式，规避部分供应商与采购人员存在关联关系，导致因私损害单位利益，采购结果质次价高。

三是采购验收环节。验收人能力不够，验收过程缺少监督，导致验收标准不统一，将不合格产品通过验收，或者验收数量质量和合同不相符，可能导致账实不符，导致企业经济损失，影响后续的生产进度。集中采购平台通过编制采购验收报告、增加对产品合格的审批环节，区分物资验收和服务采购验收，完善采购验收环节内部控制。

四是采购付款环节。财务人员素质能力不够，缺少相应的培训，可能会导致付款审核出现纰漏，导致付款金额和采购合同不相符，付款方式出现错误，单位资金损失或信用受损，成立集中采购平台后，由财务公司会计核实支付申请，完成往来帐目调整，保证财务数据的真实性、准确性、完整性。

参考文献：

[1]赵丹枫.中小制造企业中的采购问题探讨[D].中国海洋大学，2005.

[2]魏铭悦.企业采购和应付款风险问题探究[J].商，2016（09）：12.

[3]M.D. Beneish ， M. Billings ，L. Hodder. International Control Weakness and Information Uncertainty [J]. Accounting Review，2008，（83）：193-223.

[4]杨学华.论企业采购与付款流程管理[J].技术经济与管理研究，2004（03）：90-91.

作者简介：

邓晓宇（1995），女，汉，湖南省衡阳市人，助理研究员，硕士，研究方向：财务管理、经济运行分析。