基于自收运费模式的国际航运公司应收账款管理探讨

林月凤

摘 要：近年来航运业竞争激烈，企业整合、并购、重组甚至破产倒闭时有发生。本文对基于自收运费模式下的国际航运公司应收账款管理进行探讨，具体分析了当前国际航运公司应收账款管理现状，对应收账款信用管理体系进行流程梳理后重新设计，提出完善新应收账款管理体系具体方案。

关键词：应收账款管理;国际航运公司;信用管理

中图分类号：F25 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.32.015

航运业是世界经济状况的晴雨表，是全球经济的重要载体，全球贸易状况一般会通过航运业的状况提前体现出来。2019年底突发的新冠肺炎疫情正在全球肆虐，全球各国人们日常出行活动大受影响，为了减少新冠病毒的感染，世界陆续进入暂停模式。国际贸易受到极大冲击，从今年2月开始中国外贸行业受到巨大冲击，前有大量外贸企业的国外客户取消已准备装货出口的订单及后续生产准备中的订单，后有东莞已经营二十多年大型玩具生产企业倒闭。

疫情下，多数航运公司已经大量停航船舶，减少航次。从近几年国际航运业应收账款方面来看，世界经济减缓甚至衰退造成催收困难;科技进步如造船技术的发展，船舶越造越大，也可能导致运力过剩;国际航运企业为了扩大销售，增加企业的市场份额就必须采取赊销方式。因此可以说，整个行业都极为重视应收账款管理。如何快速的回笼资金一直是业内各公司长期以来的工作重点。

就当前的疫情来说，如果前期保持高效的收款效率，手握充足的现金流，相信只要努力撑过这段对全球贸易空前影响的疫情，全球贸易和经济状况将会逐步恢复并有后续补偿需求。

1 国际航运公司应收账款管理的重要性

科学、合理、完善行之有效的应收账款管理体系是应收账款管理的关键所在。通过提高应收账款周转率，可增强经营性现金流入，减少坏账发生，为企业经营发展提供现金支撑。

应收账款周转天数是衡量收款效率最主要的指标，它可以反映某一公司收取运费的速度。按一个月为周期的话，通常可以算出公司在多长时间内能把整个月的运费收回，是回款状况的主要指标考核之一。假设一家国际航运公司月平均营业收入总额为15亿美元，全球应收账款月周转天数每提高一天，现金流增加5000万美元，节约或赚得的额外利息收入约为555万美元。从这一组数据可以看出应收账款周转天数对公司营运资金的重要性，以及应收账款能否及时收回对公司现金流产生的影响。

2 自收运费模式下国际航运公司应收账款管理现状

2.1 从信用客户管理方面来看

客户信用评估方式不合理、缺乏针对信用客户的定量分析;仅停留在客户表现形象，如客户表面印象、经营状况等，基本上属于描述性考察，而销售人员也只是凭经验判断，甚至未上门实地考察。对信用客户的最新情况没有及时跟踪;在实际操作过程中经常出现客户排载额度超过限额的情况，这给公司造成一定的风险。另外，随着客户业务状况的变化，有些客户业务量明显下降，有些上升，公司没有及时对这些客户进行调整，比如有些信用客户一周排载量相对较少，甚至出现没有排载，而其他非信用客户排载量很大，这就造成了资源的浪费。对信用客户没有适当的收款政策;缺乏严格完善的信用审批制度、坏账审批制度。

2.2 从公司管理层面及内部控制方面来看

公司管理层面对应收账款管理的重视与否很大程度决定了公司应收账款回收的状况;应收账款的职责归属不合理，把应收账款周转率和收款总额作为财务部门指标;考核指标设置不科学，绩效考核流于形式;运价的审核及审批，运价的高低直接影响到公司应收账款所能回收的金额，如何做到公司员工多为公司利益着想，多为公司创造利润至关重要。

2.3 从业务操作过程及流程方面看

国际航运公司航线配置及航线优劣势导致应收账款账期长短不一;提单放单放货流程上存在风险及漏洞可能导致运费无法收回;弃货、危险品运输、走私风险等;以及坏账损失的处理;另外，缺乏针对结算情况的鼓励和处罚措施。

3 建立完善的应收账款管理体系的具体措施

纯粹的现金销售阻碍企业的发展，而放任的赊销也可能压垮一个企业，如何权衡与设置好这二者的比例对企业来说很重要。经营者必须在应收账款持有成本与企业发放商业信用所产生的销售增长、利润增多的收益中寻求一个最合理的平衡点。如何建立一套完善应收账款管理体系，确保收款及时，保证公司运作能有稳健的现金流，我们可以从以下几个措施入手。

3.1 建立有效的客户信用评估系统

正如著名经济学家吴敬琏指出：信用是现代市场经济的生命，是企业从事生产经营活动的一个必备要素，有着真金白银般的经济价值。作为代理人的货代行业资质良莠不齐，国际航运公司一般不敢轻易放宽赊销条件、放出信用额度。对于大型的全球性、全国性的货代或进出口商才作为信用客户的考虑对象，对于中、小货代或者进出口商则只能是见款放单。国际航运公司通常在全国各港口城市都设有分支机构，可以建立一套全国通用的客户信用评估系统，以适应企业的高速发展。

3.1.1 组建具有独立性的信用管理部门

这个部门就像银行的信贷部一样重要，由于要代替公司对一些重要客户发放商业信用，那么这个团队的成员应该具备全面的知识架构：财务知识、行业知识、销售知识、法律知识。也可以由拥有这些知识的相关部门人员联合组成团队。资信管理团队的具体职责如下：

（1）整理、汇集销售部门提交的客户信用情况调查表、客户排载情况跟踪表;财务部门定期提交的客户运费结算情况及营业收入总额、应收账款余额情况。

（2）根据销售部门、财务部门提交的信息，重点调查客户当前经营状况、支付能力、诚信状况等方面的重大变化，并随时提出风险预警。

（3）跟踪、分析客户信用额度变化情況，进行客户信用分析，根据市场情况变化提供销售策略建议。对于有可能发生坏账、企业破产、无偿债能力等情况及时作出通报，以便销售部、财务部第一时间进行相关处理，最大限度减少企业损失。

当然如果销售、财务人员在与代理商沟通的过程中，发现代理商任何信用异常状况，也应在第一时间将信息转告信用主管，应该在公司内部形成流畅、通顺的信息流。

3.1.2 收集并建立客户资信档案系统

客服部门在接受客户订舱时会在系统中建立客户信息库，那么资信部门可以对这些客户数据进行归类整理，汇总出客户相关信息：客户规模、行业、经营范围、履约情况、注册资本等。并对这些客户按行业和所排载航线进行归类并提供给销售部门和客服部门参考。另外对全球性和全国性企业客户可以与集团总部统一签订订舱协议，而这个协议可以通过系统直接按各地区的合作业务的量来进行分配。

收集客户资料：收集客户经过审计机构审核过的财务报表，运用财务指标进行分析，并评估企业的盈利、偿债方面的能力;到国家公信机构核实客户情况，如市场监督部门、银行、税务、信用评价机构;与同行进行信息共享，拒绝信用记录不好的客户。特别是一些大型的外资机构，由于公司机构庞大，业务流程较长，一个月的运输费用对他们來说是小额支出，因此并不重视这部分款项的安排与支付。

国际航运公司内部一般会专门成立工作小组专门为某家进出口商提供服务，为了留住大客户，这也不失为一种较好的办法。

3.1.3 建立量化的指标评估体系

从信用客户的基本信息、历史交易记录、各项财务信息设置《客户信用评分表》，全面了解客户的基本财务状况，通过分析就可以对客户的信用情况有基本的了解。每个信用客人的情况就能给出量化的评估。另外，通过具体的财务指标来考核客户信用情况：逾期账款比例、超期14天以上逾期账款金额、逾期账款总金额。

3.2 建立严格的内审和内部控制体系

3.2.1 明确应收账款职权归属，改进奖惩措施，完善绩效考核体系

成功的控制体系的最重要因素就是人的因素，只有合格和诚实的员工才能保证系统的良好运作。因此明确应收账款的责权归属才能激励员工认真对待应收账款，理解应收账款回笼及时性的重要。制订严格的资金回款考核制度，以实际收到运费金额作为销售部门的考核指标，每个销售人员必须对每一项销售业务，从签订合同到回收资金过程全程负责。这样才能使销售人员明确风险意识，加强运费的回收。也就是说考核销售人员的业绩指标一定要有回款周期，运费回收当然是越快越好。

3.2.2 实行严格的坏账核销制度

因为赊销而产生的应收账款，从产生的那天起每一笔应收账款都存在可能无法收回的风险。对于那些潜在坏账可能的应收账款应该制定严格的核销制度：

（1）为防止舞弊的情况发生，坏账核销一定要经手两人以上，审批时一定要经过销售经理、财务经理、总经理层层报批报审，运费收入坚决不允许通过私人账户转到公司账户，这种措施可以防止销售人员将收到的款项装入私人口袋而向公司申请坏账。

（2）对那些记载为坏账的应收账款及已核销的坏账仍然要进行专门的跟踪管理，只要有一线希望仍然需要全力追回。

（3）对任何一笔申请坏账的应收账款，严格要求提供按时间顺序完整叙述整个事件过程，包括整笔业务期间所做的努力，并附上与事件相关的邮件及最新进展的邮件，这是书面上与客户往来的重要证据。

3.2.3 提高管理层的重视度

企业管理层对应收账款的重视程度影响着整个企业应收账款的回收状况。在现实工作中，很多高层管理人员从业务人员出身，一直以来重销售轻回款的观念，让他们忽视企业应收账款的回笼。如果高层管理人员重视应收账款管理的话，那么企业的所有员工也会在整个业务过程中相应的更加重视应收账款，而不是只顾提高销售业绩和市场占有率。

3.2.4 严格的信用审批制度

按各个航线客户提交信用申请，则要在企业内部分别规定业务部门内各级管理人员可批准的赊销限额，限额以上须报经上级或经理审批。这种分级管理制度使赊销业务必须经过相关管理人员的授权批准，有利于将应收账款控制在合理的限度内。审批制度与企业的销售政策、财务控制是互相连接的，也与企业的组织架构相配合。通常信用期限越长、额度越高，应收账款风险也相应提高。因此信用额度分层授权能够很好的控制这一方面的风险，同时也避免权力上的风险及带来的腐败。

在执行过程中各部门、工作人员按设置的金额大小、权限提交审核、批准，避免出现由领导一个邮件通知就放出信用额度的情况，通过这一权限的设定也可以避免较为随意的放出额度大、期限长的信用。

3.3 建立应收账款催收管理制度

3.3.1 加强应收账款的日常管理

以每周编制账龄分析表来代替按月编制，通过编制账龄分析表找出那些逾期的应收账款提供给客服人员、销售人员进行催收。比如，对于近洋线业务，超过账期14天尚未签发提单将按一定比例收取迟付金。每周通过应收账款明细表找出具体哪家客人有多少应收账款，逾期几天的详细情况，接下来的步骤是催收账款，从哪个阶段开始催收，以什么方式、形式来催账，表1收账程序可以很清晰的了解到每一阶段对应采取的催收方式。很多逾期应收账款都是通过应收账款追收人员执行类似这样标准的催账程序，在及时而又不厌其烦的追讨之下被成功收回的。

对于不能及时付款的客户，要了解清楚具体原因，比如，老板出差无法取得签字或印章、回款尚未到账造成资金临时短缺、公司付款流程较长、找不到提货人等。对不同的原因要区别对待，有的原因可能只是借口，实际情况并非如此，而有的确实是临时出现状况，一两天就能解决问题。如果遇到客户确实是由于某些问题，例如资金短缺，可以允许对方在较短时间内分期结清运费。虽然结清账款时间拉长，但毕竟陆续在支付，也避免了坏账的发生。

3.3.2 改善信用客户结算流程，提高工作效率

传统的结算流程，通常是在次月初，财务部门发送账单给信用客户财务人员，信用客户财务人员核对数据，如果运费数据有误，则需要反馈到客户操作部门，客户操作部门与航运公司客服人员进行核对，确认正确的费用后反馈给客户财务人员，最后安排付款。这种方式对账发生在财务之间，然后反馈到操作和客服部门，效率相对较低。如果把对账的工作前置到客服与信用客户操作部门，则能大大提高工作效率。航班开出后三个工作日内，客服人员把信用客户每票货物对应的运费明细按航线发送报表给客户，客户核对后没问题确认付款;如果有差异，则立刻与客服人员核对，直至一致，如此一来通常都能及时核对清楚并立刻更新运费。每周客户把即将到期的款项清单发送给财务人员开票并及时付款。

3.4 信用客户额度管理

应收账款客户信用额度管理方法，可根据客户信用状况控制企业内对应每一客户的应收账款范围。首先由资信管理人员为每一客户设定信用等级，每一信用等级对应一可进行赊销业务的最大金额，客户可进行赊销业务的应收账款应在其有效信用额度之内。当客户进行一笔赊销业务时，其有效信用额度自动减少该笔赊销业务应支付账款的金额。当客户对其全部或部分应收账款进行支付时，其有效信用额度自动增加其支付的金额。通过此种应收账款管理方法，企业可将每一客户的应收账款控制在一定范围内，从而实现对应收账款的管理，保证资金安全。

这种管理方法可以灵活的变化为：对于不符合信用条件的客户，事先收取一定的保证金，在系统设置允许超额、超期的百分比，如果超出，系统将自动暂停预订舱位并及时反馈信息给对应的业务人员及客户。

新冠肺炎疫情仍然在全球肆虐，全球贸易大量萎缩，对于国际航运公司来说，当务之急是立刻加快应收账款的回收，加大大客户的应收账款催收力度，实时关注客户的企业状况，确保资金安全，以应对空前的疫情所带来的不利影响。

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