提高学校财务档案利用率的几点建议

李洪

摘 要：众所周知，财务档案是一种非常重要的资料和文件。目前，由于人们对财务档案的利用存在一定的误解，片面的认为财务档案属于机密性文件，不能够借阅和使用，因而财务档案在利用率上有待提升。本文主要对学校财务档案利用率的提升建议或策略进行有效的研究和讨论，通过对当前学校财务档案利用现状的分析和把握，从而更加有针对性的实施行之有效的方法和措施来提升学校财务档案的利用效率。

关键词：学校;财务档案;利用效率;策略;建议

现如今，随着信息科技的不断发展，学校在档案管理方式上有了更高的要求。学校的档案已经从单纯的档案实体逐步扩展到了信息化的档案管理，使得学校的档案管理工作更加全面和便捷。但是在财务档案的利用方面，学校要结合财务档案的特殊性，分析财务档案的利用现状，以此来不断分析如何才能够更加全面、系统且充分的利用财务档案，提升学校财务档案的利用效率，这是当前学校在档案管理工作中的一个重点，也是学校亟待解决的档案管理问题。

一、学校财务档案管理的现状分析

当前，很多学校在财务档案管理方面存在很多的局限和不足，使得财务档案的利用率十分低下，对学校的一些工作造成不必要的影响和麻烦。我们只有充分且全面的了解和掌握学校财务档案管理的现状，才能够更好地实施有效的方法和措施来提升学校财务档案的利用效率和水平。下面对学校财务档案管理的现状进行具体的分析和讨论：

1、学校缺乏健全且完善的财务档案管理制度

很多学校在管理财务档案方面都缺乏比较健全的规章制度和流程，在收集和管理财务档案方面存在很多不规范的地方，使得很多财务档案在利用时不能够及时的找出来，影响财务档案使用人员的借阅和使用。与此同时，在整理与收集财务档案时，由于分类不明晰，容易造成财务档案分类整理出现混乱，还有一些较为重要的财务档案没有进行及时、有效的分类与管理，使得财务档案资料的归集不完整、不全面，且在财务档案的保存上也没有做到分门别类，将很多财务单据、原始资料堆放一起进行保存，在查找和借阅时会花费大量的时间，影响财务档案的利用效率。

2、学校缺乏对财务档案可利用的宣传

很多人认为财务档案是一种保密性文件，因而在财务档案的使用上，很多人会片面的认为，财务档案一般人是不可以借阅和使用的，缺乏财务档案借阅和使用的基本意识，这主要是由于学校没有对财务档案的可利用进行有效的宣传和规定，一些工作人员在工作上需要一些财务数据作为支撑和帮助，但是由于财务档案的保密性，因而望而却步，导致在工作上造成了一些麻烦和问题，影响工作效率和工作质量。

3、学校档案管理人员的业务能力和水平有待提升

尽管财务档案具有一定的专业性，很多学校的档案管理人员在查找财务档案方面会存在很多的困难，由于档案管理人员的非专业性，对于专业性较强的财务档案保存与管理会或多或少有点力不从心，再加上学校缺乏对档案管理员的专业性培训，对于财务档案的分类与整理缺乏一定的思维和流程，这些都会影响学校财务档案的利用效率。此外，随着信息科技的不断发展，很多学校在档案管理方面已经实现了信息化管理，通过档案管理信息系统就能够快速、准确的查找到档案。但是在财务档案的搜索和查找上，由于档案管理员缺乏对财务专业知识的了解，在信息化管理系统与纸质财务档案查找之间存在衔接不畅的问题，使得财务档案的在利用上并不能够快速、准确、及时的查找出来，影响财务档案的利用。

二、学校财务档案利用率提升的方略探究

为了能够有效的提升学校财务档案的利用效率，加强对财务档案的分类与管理，做好财务档案可利用的宣传工作，强化对档案管理人员的业务培训，从而不断提升学校财务档案的利用效率和利用水平。下面对学校财务档案利用率提升的方法和策略进行具体的讨论和研究：

1、健全和完善学校财务档案管理制度

学校在财务档案管理方面要制定健全且完善的财务档案管理制度，从财务档案的归集、分类与整体等整个财务档案管理流程进行细化和完善，明确财务档案的借阅范围、借阅流程，为学校财务档案的管理提供更加健全的制度保障，促进财务档案管理利用率的更好提升。

2、强化对财务档案可利用的宣传

财务档案并不是不可利用，学校在财务档案利用上要进行有效的宣传，学校可以将财务档案的可利用形成一定的制度和流程列入财务档案管理制度当中，使得学校的每个部门都能够明晰财务档案的借阅要求和范围，从而使得学校各部门在开展工作时，能够具备利用财务档案的意识，并学会运用财务档案中的有效数据来推动学校各项工作的更好开展和进行，提升了学校财务档案管理的利用率。

3、重视对档案管理人员的业务培训，提升工作能力

学校的档案种类繁多，在管理方面需要细心和耐心。尽管在信息科技不断发展的今天，学校的档案管理已经实现了半信息化，学校的一些部门在利用档案信息上可以从电脑中查找类别和档案的具体储存位置，这样能够快速有效的查找出来。但是在财务档案的管理上由于缺乏专业性，使得财务檔案的管理缺乏一定的效率性。因此，重视对档案管人员的业务培训，使得档案管理人员具备管理财务档案的基本知识和意识，做好财务档案的分类、整体工作，为财务档案的利用奠定基础。此外，财务档案里面的分类内容都是由财务人员进行细化与整理，因此，学校的财务人员在交接财务档案时，要将财务票据、财务账簿、财务凭证和财务报表等相关资料分门别类的整体好，单独存档，在交接到学校档案管理员处时，要做好交接工作，将财务档案的类别交接清晰，并当面录入信息管理系统中，这样能够提升财务档案的管理效果，因而在利用财务档案时，能够节约大量的时间和人力，能够快速、及时的找出财务档案使用人所需的财务资料。

三、结束语

综上所述，学校的财务档案能够较为全面的反映学校的各项运营情况，能够为学校的很多活动的开展提供有效的依据和凭证。但是由于人们缺乏利用财务档案的意识，没有重视对财务档案的利用，再加上学校在财务档案的利用方面缺乏健全的制度，很多人认为财务档案是不允许借阅和利用的。基于此，学校必须要做好财务档案利用方面的宣传工作，健全和完善财务档案利用机制，明确财务档案利用的原则、方法和途径，强化财务档案管理人员的业务能力和管理水平，从而促进学校财务档案管理工作得到更好的开展，学校财务档案的利用率得到更好地提升，推动学校各项活动和教学效率和水平得到更好地提高。

参考文献：

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