面向网络优化档案利用工作三要素

吴坤复

摘  要：新时代的来临给各个行业都带来了巨大冲击，档案利用工作也不例外，随着网络技术的深入应用，现代档案管理工作的内容和模式都发生了很大改变，相应的档案利用率也得以提高。在实际档案利用工作过程中，包含三个核心要素，分别为档案工作者、档案资料以及档案利用者。在面向网络化的环境条件下，档案利用工作要想获得良好的效果，就必须充分认识到这三个要素的重要性，以采取积极有效的措施优化其管理策略，这样才能最大程度提高档案利用率。

关键词：网络环境;档案利用;优化;工作三要素

档案资源作为记录重要事件的关键资料，在各个行业领域当中都发挥着不可替代的作用。尤其是在新时期背景下，信息化、数字化技术的应用催生出了海量的数字化档案，这在给人们提供便利的同时，也给档案利用工作带来了更大的挑战，如何更加深入地挖掘和利用档案信息中的价值，成为了相关行业工作人员需要重点考量的问题。引入网络建设以优化档案管理，提高档案利用水平，是当前主要的措施，其中最重要的是将档案工作三要素有效融合到档案利用工作中，以形成良好的档案资料网络信息化管理模式。

1 面向网络优化档案利用工作中的档案工作者要素

1.1 优化档案工作者的思路

随着科技的更新迭代，档案工作中融入了大量的信息化、网络化技术，以往传统的人工档案管理莫斯已经无法适应当前新的档案利用工作需求。因此，新时代的档案工作者，要具备与时俱进的能力，要具备前瞻性的发展眼光，要积极学习先进的网络化和信息化技术，全面提高自身的综合专业素质能力，这样才能更好地完成网络优化档案利用工作中的各项任务。基于此，档案工作者首先要意识到数字化档案的优势，转变自己的档案管理思维，敢于接受新的事物和学习新的技术，敢于挑战新技术带来的困难，这样才能不断促进档案利用工作效率和工作质量。与此同时，档案管理部门也要建立先进的档案管理理念，充分认识到网络优化档案利用工作的必要性，在实际工作中给予档案利用工作者足够的支持。

1.2 优化档案工作者的组织结构

首先，整体组织结构的档案工作人员都要经过严密系统的培训，使专业素质和网络技能达到标准，能够胜任档案利用工作中的各项工作以及随时可能出现的状况和问题。并能够在网络优化档案利用工作中对相关网络设备进行及时有效的维护，避免设备出现问题影响程序的正常运行。其次，网络的普及和深入也要求着档案利用中的工作人员的专业素质和综合素質都能够符合当前形势下专业网络软件与硬件的运行要求，因而合理地对档案工作人员进行优化和整合是一项必要的措施。最后，对原有的档案工作者的知识系统进行优化，优化他们的思想以及对待工作的信心和态度，了解行业的知识和技能，自主学习弥补自身不足，接受新知识的速度快效率高，从个人到整体组织结构都趋向网络化信息化，从而完善并优化档案利用工作。

2 面向网络优化档案利用工作中的档案资源要素

2.1 强化档案数字化建设

在网络技术条件下，由传统纸质档案形式向数字化档案方向发展建设已经成为了必然趋势。所谓数字化档案，实际上是一种寄托于计算机技术以及信息化技术基础上所实现的档案管理模式。档案工作者可以通过使用扫描仪，或者人工录入等方式，将原本需要承托在纸张介质上的文字信息直接存储到计算机系统当中，用存储硬盘和数据服务器来替代纸张。除此之外，数字化档案建设的优势还在于，不仅可以存储静态的文字和图片，同时还能够存储动态的影像、音频等多类型资料，这给后续档案利用工作带来了更大的灵活性和便捷度，同时也在很大程度上促进了档案利用工作的网络优化可操作性。

2.2 强化网络化建设

网络化建设是现代档案利用工作的重要环境基础，加强网络化平台建设，能够为档案资源的多渠道收集以及数字信息共享提供可靠支持，是实现网络终端设备便捷浏览馆藏资料的重要方式。随着社会经济的发展，各个行业领域当中产生的数字化档案资料会越来越多，文件所占内存大小也会存在很大差异，如何在最短的时间内，实现最高速的档案信息资源传递，是当前网络化建设工作的重中之重。只有强化和完善网络化建设，才能保障网络环境的稳定性，从而提高档案资源传输调取效率。

2.3 促进标准化发展

目前我国针对数字化档案管理方面还没有形成完善的管理机制，对于数字的档案资源的格式等也没有标准化的要求，这在给数字档案发展带来了一定程度的困扰。比如不同企业、单位对于数字档案的使用要求不同，文件管理模式也不同，相应的档案存储格式上也会存在很大差异，甚至引入的数字化档案管理软件也各有不同，这就导致很多档案资料虽然完成了数字化转型，但是却无法实现良好的资源融合共享，给后续档案利用工作带来诸多不便。因此，相关行业工作人员应当采取一定促使规范档案属性，促进其标准化发展，这样才能为网络优化档案利用工作提供可靠基础。

3 面向网络优化档案利用工作中的利用者要素

档案利用者是档案利用工作流程中的最后一个环节，也是档案利用的最终受益对象。档案利用者可以是个人，也可以是单位，泛指所有的档案使用用户。面向网络优化的档案利用工作开展，就是要以档案利用者的需求为主要参考依据，来对其中的不足之处加以补充改进。在实际优化过程中，主要应加强对以下两方面内容的重视：

其一是在网络环境条件下的数字档案应用具有广泛性，档案利用者搜集资料的渠道是多种多样的，这给利用者带来好处的同时也让档案资料查找难度变大。要想在海量档案信息中精准找到自己想要的，需要耗费更多的耐力和时间，再加上不同渠道之间可能会存在一定的文化差异，这也会使得档案信息出现不同程度偏差，进一步增加档案资料的筛选难度。其二是现代数字化档案信息服务技术以及档案管理系统都越来越先进，档案馆以及其他档案管理部门，在运营过程中，无法忽略市场发展形势而一味沿用传统的档案管理手段，因此，或早或晚都要引入信息化档案服务系统。但实际上仍然存在很多档案利用人员，对信息化、数字化技术不够了解，无法跟上技术更新速度，这就造成了档案利用者和档案提供方的差距，有可能会影响档案利用者的满意度。

4 结束语

总而言之，在新时期背景下，档案利用工作已经引起了人们的广泛重视，未来数字化档案或将全面覆盖传统档案模式。而档案资源的多方向运用，离不开网络技术的支持，随着科技的不断进步，网络技术也越来越发达，只有不断动态优化既有网络结构，才能最大程度发挥出档案资源的利用价值。其中档案利用工作中所涉及的档案工作者、档案资源本身以及档案利用者，都对档案利用水平有着直接影响，做好以上三要素的基础优化工作，是促进档案领域长效健康发展的关键。

参考文献

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