基于互联网的办公室文书档案管理探析
2020-10-27郭宸汝
郭宸汝
摘 要:如今是互联网技术高速发展的时代,而对如今的信息技术已经给社会的生产生活的方式带来了巨大的改变。而在这样的背景下,办公室档案管理工作也顺应着互联网信息时代的变化而进行着改革和创新,从而使得办公室文书档案的管理更加高效并具有更高的安全性,充分的提高了档案管理的效率和质量。
关键词:互联网;办公室文书;档案管理;改革创新
互联网时代是信息高速发展的时代,为办公室档案管理带来了一定的机遇。信息技术的发展为文书档案管理带来了新的发展,在一定程度上促进了办公室档案的高效管理。另外,随着对云技术的应用,如今文书的存储方式也开始发生了变化,基于此对档案的管理更是提出了更高的要求。因此应当如何加强现代化信息技术在办公室文书中的应用是当下应当重点解决的问题。
1 办公室文书档案互联网信息化管理的意义
在互联网发展的过程中,而各行各业在对互联网的应用下其生产效益都在随之增加。其中包括了事业单位对互联网的应用使得自身得到了更好的发展,尤其是办公室的文书管理工作更是更加需要对互联网的应用,办公室文书管理在人力资源的变更和生产活动的开展具有十分重要的作用,在对决策进行制定时也是以办公室文书作为重要的依据。另外,办公室文书档案还可以为经济活动的开展提供相应的资料支持,可以全面的将事业单位的开展和对资源的利用等情况加以反映。而文书档案管理结合互联网技术后,其档案管理的效率和质量得到了大幅的提升,在档案的收集和管理上也得到了较大的便利性。
2 办公室文书档案管理工作存在的问题分析
2.1 档案管理工作缺乏规劃性
伴随着互联网信息技术的不断发展,办公室文书档案的管理工作对电子存档系统的使用开始变得越来越广泛。通过度该系统的使用,文书档案的管理越来越具有一定的规范化和系统化,但是在对该系统进行使用时也出现了明显的缺陷,例如无法对文书的整体进行规划,并且并不具备协调运行模式。单纯的使用该系统进行工作根本就无法自动生成多个部门的文书档案,而这一缺陷会给办公室文书档案的管理的实效性带来一定的影响。
2.2 缺乏完善的互联网信息化管理设施
在对办公室文书档案管理的互联网信息化发展中,完善的互联网信息化管理设施是十分重要的。而我国的档案管理的互联网信息化设备却无法很好的支持其工作顺利的展开,这种情况会对档案管理的互联网信息化发展带来较大的影响。尤其文书档案互联网信息化管理必须要在互联网信息技术和计算机技术的基础上才能顺利的展开,基于此,一旦互联网信息化的设备不完善就会让文书档案互联网信息化的管理效果大打折扣。另外,档案的互联网信息化管理由于不重视对技术软件的开发,当遇到不同地区的互联网信息化管理的差异性以及互联网信息化软件和信息资源无法进行共享时,对办公室文书档案管理工作的开展的影响也是十分大的。
2.3 缺乏档案管理重视性,人员素质水平低下
因为办公室文书档案工作对于一个事业单位的发展具有着十分重要的作用,因此如果单位中的上层领导没有意识到文书档案管理的重要性时,其档案的作用自然不会被更好的发挥出来。同时还会导致文书档案工作跟不上时代的进步和事业单位的发展需要,造成档案信息不匹配的问题。另外,负责文书档案管理的人员不具备足够的认知水平,但是一个优质的文书档案的管理系统对管理人员的工作素养具有较高的要求。然而由于管理人员没有参与到专业化培训教育活动中,并且在操作能力和技术水平存在严重差异,从而降低了档案管理工作的科学性和智能化,极易引发各类问题。
2.4 互联网信息化管理安全力度不足
在文书档案管理工作中,推广应用互联网信息化技术的效益比较明显,但是在实际应用中也会出现缺陷与不足。在互联网信息化背景下,办公室文书档案管理安全保护力度不足,对文书档案管理互联网信息化发展的负面影响比较大。现阶段,企事业单位无法保证文书档案管理的互联网信息化水平,没有建立安全管理系统,从而危害了档案互联网信息化管理的实效性。在实际应用和调取档案时,极易出现信息系统非法入侵和破坏问题,威胁文书档案信息完整性和保密性,导致重要信息资料泄密或丢失。
3 互联网信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新
3.1 提升文书档案互联网信息化管理的认知水平
想要更好的实现文书档案互联网信息化的管理,相关领导和工作人员的互联网信息化的素养都应当得到提高,必须要对互联网信息化管理的重要性进行充分的认识,转变传统的文书档案管理的理念。而想要更好的转变员工对档案管理的观念则应当定期的对档案的管理人员进行培训,使其可以充分的认识到档案的互联网信息化管理的意义,从而提高对文书档案互联网信息化管理水平,提高档案管理的效率和质量。
3.2 建立文书档案管理系统
为了确保文书档案管理工作水平提升,应当建立完整的文书档案管理系统,对档案资料进行科学化分类归纳,按照档案的重要性划分为绝密档案、机密档案、秘密档案和一般档案。在实行文书档案建档管理期间,必须严格按照文件机密性开展资料文件的传输、办理、调阅和归档等操作。在企事业单位中,除过具备资格的人员外,其他人员都不能查阅档案机密等级。此外,企事业单位还应当建立相关管理制度,科学管理文书档案与资料。
3.3 建立健全文书档案管理制度
通过建立完整的文书档案管理制度,有助于提升文书档案管理水平。严格按照相关标准要求,对不同部门的文书档案管理职责进行划分,以此提升工作效率。其次,对于部门内存储的保密文件和公众文件,在分离期间需要应用互联网信息化系统中的内网与外网系统,合理分离不同文书档案。同时,注重文书档案管理系统的网络安全防护,不断提升网络安全防护等级,防止发生信息资料泄露问题。
3.4 提升档案管理基础设施投资力度
在办公室文书档案管理工作中,也应当注重数字化档案管理。此种管理模式对于硬件设备和软件设备的要求都比较高,企事业单位在管理档案时通常是由人力资源部负责,且管理人员必须具备专业档案管理知识。然而由于多数企事业单位都没有设置独立的管理档案部门,因此在管理水平、基础设施以及档案环境等方面均达不到要求。数字化、互联网信息化档案管理需要设置档案负责机制。加大文书档案基础设施建设力度,有助于提升档案管理效率和质量。
4 结束语
综上所述,在互联网的快速发展下,各行各业都已经向互联网信息化发展,因此办公室文书档案互联网信息化管理对事业单位的发展是十分有意义的。通过对互联网信息技术的应用,一是办公室文书档案的管理效率得到乐都提升,其次更加提高了档案管理的效率和质量。因此,如今的办公室文书档案的管理工作有必要融入互联网信息化建设,实现档案的数字化建设。
参考文献
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