公路工程档案管理信息化探讨

摘 要：随着网络信息技术的发展，公路工程档案管理工作产生了让一定的变化。要想让公路工程建设取得更好的质量，对公路工程进行有效的管理是非常关键的内容。公路工程档案管理为公路工程规划建设等方面工作提供了有力的支持。并且可以及时解决各种突发情况。本文对公路工程档案管理工作进行阐述，并对其主要存在的问题进行分析。重点研究其创新路径方面的内容。

关键词：公路工程;档案管理;信息化技术

简单来说，档案管理信息化主要是指使用档案信息资源的数字化和过程的网络化。通过系统加工和网络传输之后，有效的实现档案信息配置合理以及有效的使用。最终达到信息资源共享的目的。传统的公路工程档案管理工作，无论是管理效率还是工作模式都存在一定程度的缺陷，严重的影响了公路工程建设质量。还很容易出现档案损坏或者丢失的情况，这些问题给管理人员和相关企业造成了很大的损失。所以，公路工程档案管理的信息化发展是非常重要的趋势和方向。

1 档案信息化概述

随着信息技术的推广和普及，各个行业都在积极地发展信息化技术，以此来满足企业的发展续期。其中，档案管理的信息化发展就是其中一个非常重要的内容。但是部分企业对于信息化建设并没有全面且正确的认知。

从广义和狭义两个方面对其进行分析。首先，从广义角度来看，档案管理信息化就是将企业的檔案和社会上许多影响因素信息进行整合，通过信息整合形成具体、全面的信息体，为管理人员在决策和判断的过程中提供科学、客观的参考。从狭义的角度来看，档案管理信息化是企业实现自身信息化的主要办法。广义和狭义的两种定义都是为了将档案转换成为有价值的信息。以此来为企业发展提供帮助。

2 公路工程档案管理进行信息化建设的意义

1）信息化建设能够延长公路工程档案的使用期限。随着我国经济的不断发展，公路工程的档案数量越来越多，并且内容越来越复杂。如果不能对档案有系统且科学的管理，那么会严重的影响公路工程建设。在各类工程的档案管理过程中，发现使用信息化的档案管理方式可以迅速解决传统的纸质档案管理经常出现的问题。并且使用信息化管理技术对档案进行有效的管理可以最大程度的减少档案管理的成本，减少对空间的使用，为企业节约生产成本。除此之外，对公路工程进行信息化档案管理可以降低使用纸质材料破损和丢失的风险因素，实现公路工程档案的安全和长久。

2）信息化建设能够提高档案管理的服务效率。传统纸质材料档案管理工作，工作效率低，并且投入大量的人力、物力和财力。如果要想查阅档案，还需要复杂的手续。并且部分档案信息存档不准确，严重影响工作效率和工作质量。对公路工程档案管理工作发展信息化，可以提高档案的查阅和调取效率。使用者通过计算机可以实现对公路工程档案的调取和查阅。这种方法具有简单、快捷、操作方便的优点。并且使用计算机技术还可以为档案管理提供强大的数据支持，为档案管理的安全和便利提供保障。

3 当前公路工程档案管理存在的问题

1）轻视文件材料的管理。由于公路工程项目较多，因此所产生的档案数量角度，并且内容非常复杂。管理起来相对比较分散。难以形成系统的工作模式。经常出现工程项目管理档案整理不齐全的现象。再加上部分项目管理人员对档案管理工作意识不强。不够重视这和环节的工作，对项目进度的开展和工程质量会更加重视。同时，还有部分建设企业对档案资料的日常收集工作不够中农是，在完工之后，只是象征性的做一些资料应付检查，存在较强的随意性，严重者还会在档案、资料方面造假，最终导致真正有价值的档案不能保存下来。这就给档案管理工作增加了非常大的难度。

2）工程档案制度不够健全。公路工程档案管理工作的相关制度不够健全也是一个非常严重的问题。大部分建设企业在档案管理方面的制度存在较多的缺陷，并且不能有效的落实。这也就导致档案管理工作质量不能达到标准。部分公路工程招标的文件中，对于公路工程的档案管理工作没有明确的责任界定。同时，对于《档案法》《公路工程竣（交）工验收办法》等相关制度的执行不够严格，在实际行动过程中，不能有效的进行落实。除此之外，项目归档的范围、时间、要求以及原则等方面的规定都较为模糊。这也就导致很多原始资料的收集工作不能达到要求，材料缺失、字迹不全等情况时有发生。在公路工程完工之后 ，相关的档案和资料不能及时移至上级部门，档案移交工作滞后，这给档案管理工作造成了一定的安全隐患。

3）档案管理工作的从业人员不稳定。在公路工程施工过程中，由于对档案管理工作不够重视，并且在人员安排上不够固定。大部分是兼职人员。这也就导致档案管理工作人员更换十分频繁，没造成很多工作人员对相关资料、文件都不清楚，不能对公路工程建设相关档案进行系统的管理。导致档案查阅不便，甚至会影响后期的竣工和验收工作。

4 档案管理信息化路径

1）强化档案管理人员的意识。档案管理工作人员在进行档案管理信息化的过程中，必须要清楚地认识到信息化在档案管理工作中的重要位置 ，之后管理者和工作人员从心底对档案管理工作足够重视，才能快速的把档案管理信息化工作的要求落实到实际的档案管理工作中。现阶段，大部分档案管理工作人员已经习惯了长期使用的传统的档案管理模式，所以，很难从意识上进行转变。所以，在发展档案管理信息化的过程中，要不断强化和提升工作人员的意识，并且适当的配合先进的设备，使工作人员更快的适应信息化档案管理的模式。

2）规范档案管理。公路工程的档案和资料会涉及非常多的商业信息和商业机密，这也是档案管理工作的特殊性，在对公路工程开展档案管理工作信息化的过程中，要对档案管理工作进行规范，建立健全档案管理工作制度，从而使所保存的档案资料得到安全的保护。在规范档案管理工作的过程中，要实现档案管理信息化和档案管理制度建设信息化同时进行。完善相关的制度和规范，度档案管理各项内容进行束缚。尤其是对于一些电子类文件以及其他易损坏的档案资料，必须使用一定的防护措施。

3）建设复合型的档案管理队伍。做好档案管理人才队伍建设是做好档案管理工作最为重要的内容之一。也是保证档案管理信息化的基础工作。要求档案管理工作人员必须熟练掌握计算机技术，并且在工作过程中不断学习，丰富自身知识，提高个人能力。同时，还要不断地提高管理人员信息化管理的工作技能。尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变。以完善各类档案管理制度、提高工作人员个人能力为基础，建立出优秀的档案管理人才队伍。

4）建立档案数据库保证档案信息安全。不断地对信息数据库进行建设和完善是保证档案信息安全的关键要素。公路工程档案管理工作人员筛查档案数据库的准确性和完整性是做好档案管理信息化的关键。通过建立和完善公路工程数据信息中心也可以保证档案、资料的安全。建设企业要加大对档案管理的资金投入，建立并且完善相应的信息防护体系。

5 结束语

综上所述，为了更好的适应新时代的发展，全面提高公路工程的档案管理水平，要从多方面对档案管理工作进行调整。大力发展信息化技术，使其满足公路工程的建设需求。

参考文献

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[3]罗革娜.关于高速公路档案管理的几点体会——以泉三高速公路为例[J].办公室业务，2018（15）：29.

作者简介

白洁（1982-），女，汉族，山东费县人，本科，毕业于中国人民解放军西安通信学院，助理馆员，研究方向：公路档案。