探析档案意识和档案宣传对医院综合档案室发展的作用

王金宇

摘 要：档案记录着一个单位的发展历史，通过档案可以充分的了解过去，把握现在，预见未来。随着新时代的发展，档案领域的深入研究，做好档案管理工作对于促进医院进一步发展，同时构建良好的医院文化具有重要作用。鉴于此，本文从医院综合档案室的发展现状出发，探析档案意识和档案宣传对医院综合档案室发展的作用，以进一步提高医院档案管理工作。

关键词：档案意识;档案宣传;医院综合档案室;发展;作用

档案管理是指直接将档案实体和档案信息进行统一管理，并提供利用服务于各项业务工作的总称，是单位行政管理工作中的重要组成部分[1]。而医院综合档案室的档案管理业务涉及更为广泛，主要包括文书、人事、会计、基建、病案、照片、声像、实物（档案）等，是医院在知识产权上的主要象征，也是一项无形资产。这有利于医院在发展建设过程中开展各项工作，进而推动医院文化建设[2]。因此，重视医院档案，加强医院档案管理就显得尤为重要。

1 医院综合档案室的发展现状

1.1 档案管理重视度逐渐提升

近年来，各单位对于档案的运用及处理的重视程度都在不断提升，医院部门也意识到了档案对于当前工作的借鉴与指导作用，对此加强了对档案的整合，逐步对档案资源进行开发与利用。

1.2 对于档案整理逐渐精细化

随着人们对档案关注度的逐渐提升，对于档案资源的开发也有了新的认知，并且有了主动归档的意识，在实际工作中能够主动将自己的资源进行有效提炼与归档;而随着计算机技术的普及，在档案整理过程中开始将其应用其中，在原有的基础上进行合理归类，使得档案整理工作越发精细化，同时也有效促进了档案整理工作的进一步发展。

1.3 档案管理开始向信息化时代迈进

以往的综合档案室对于档案的整理均以纸质形式来记录与储存各种信息，需要一定空间范围来进行收藏，并且在翻阅时需要消耗大量的时间和精力。而随着档案信息化建设的实现，将收集的信息完整准确的纳入计算机网络中，通过构建综合档案室信息化体系作为储存信息平台，既节省了空间，也便于对信息资料的随时查阅，只需通过搜索关键词即可查到相关资料，实现了传统向信息化的过度。

2 医院综合档案进一步发展的必经过程

2.1 积极的档案意识是综合档案室发展的根本

档案意识是指档案管理者对档案工作的主观映像，即对档案工作性质、地位及作用的认识[3]，而积极的档案意识主要体现在以下几点。

1）健全档案管理工作制度。档案管理作为标准化管理工作，应具有规范性、可行性、操作性的管理制度，对于档案的整理标准、文档归类、归档范围、收交时间、责任人应进行明确规定。另外院内分管领导具有承上启下作用，理应重视档案工作，同时具有长远发展意识。

2）提高档案管理人员的业务水平。随着档案工作的深入发展，对于档案工作人员的专业素质也有了新的要求。档案工作的信息化，要求档案工作人员在原有知识的基础上需对新知识给予最大程度的补充与更新。档案工作者作为档案开发利用的主体，其可直接影响档案工作的质量、档案开发利用的成效以及综合档案室的持续性发展[4]。因此，档案管理部门需尽快改变档案队伍保管型人员过多、结构单一的现状，建立一支具有高素质、结构合理、可适应社会变化的队伍。

3）档案管理的信息化技术的应用。在新时代的发展下，档案工作也顺应时代的发展，各个部门逐渐开始将现代化科技信息技术应用其中。同时，建立起培训机制，培训课程可按照档案信息化建设对管理人员的需求进行针对性拟制，每期培训结束后对参与人员进行专业知识技术考核，了解其对专业技能的把握程度，进而针对性的调整下一阶段的培训内容。在此阶段员工在汲取更广泛工作经验的同时，还可创造出多元化的平台宣传档案，进而提高各科室领导及兼职档案人员的认识，全面提高档案意识。

2.2 档案宣传是综合档案室可持续发展的重要途径

我国《档案法》与《档案法实施办法》颁发后，对于档案宣传有了加强[5]。而对于档案宣传在国家法律法规颁布的同时，还需采取积极手段宣扬档案，在无形中促进医院各级各类人员档案意识的提高，两者相辅相成，使得“真材”有“用武之地”。

1）档案宣传——对于档案管理人员。首先全面动员档案管理人员，让全体人员认识到档案工作的重要性，同时通过档案管理人员带动并影响各科室各级人员的档案意识，使其在日常工作中能够主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料，改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面[6]。

2）档案宣传——对于医院。医院整体需转变对档案管理的传统思想观念，提高对档案管理的重视程度，可通过召开关于档案整理的座谈会，研讨如何将医疗业务中的档案整理工作做好;办公自动化系统投入使用后，其所产生的为文件数量比原始纸质文件多，若各科室兼职档案员对归档范围理解不够，可举办关于此类专题的培训，以避免电子文件归档过滥。其次，需抓好宣传时机，例如医院的文化艺术节、晚会、周会、每月的院报、每年的国际档案纪念日等都是最佳宣传时机。宣传内容除了宣传档案法律法规外，还可通过列举相关违法案例，加深人员对档案的了解[7]。同时通过提取典型利用档案解决民生问题的案例，宣传档案与民众的相关性，既可以吸引眼球、引起共鸣，还可以树立正确的全院档案意识，使每位工作人员都能够成为档案资源的创造者和利用者[8]。另外，宣传形式在利用医院电子屏、板报、横幅外，还可通过院报、电视、院内局域网、向各科室内发放宣传册子等方式，宣传医院档案收集及利用的重要性。同时抓住宣传重点，由于医院办公室主任和分管医院领导对档案工作的开展有着重要作用，因此将其列为主要宣传对象，争取领导参与，以便更好地开展档案工作。

3 结语

随着经济社会的快速发展，医院对档案的需求也急剧提升，加强医院档案工作人员对档案工作的认识，提高医院档案工作人员的档案意识，调动档案工作人員的积极性、主观能动性是目前医院档案管理工作的首要任务。另外，有效的档案宣传可在无形中促进医院各级各类人员档案意识的提高，因此，唯有不断提高档案意识，不断强化档案宣传，才可以让更多人充分了解档案的重要性，尤其是兼职档案管理队伍，使档案真正成为反映医院全面进步的历史和文化、体现医院价值的重要支撑，充分发挥档案资源的巨大潜能，实现档案工作与医院各项项目发展的有效结合。

参考文献

[1]吴晓君，沈亮红，张建伟，王薇，邸傲南.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].管理观察，2017（28）：173-174.

[2]刘洋.档案管理对医院文化建设的重要性刍议[J].办公室业务，2018（10）：118-119.

[3]王浩春.增强档案意识提高医院档案管理工作[J].中国管理信息化，2015（8）：98-96.

[4]阮美丽.医院档案为医院持续发展提供正能量[J].中国医学创新，2017（10）：186-188.

[5]徐航，王晓琳.档案法修订草案：以法治助推档案事业发展[J].中国人大，2019，（11）：326-328.

[6]赵婷.做好档案宣传工作的路径浅析[J].黑龙江档案，2016（6）：217-219.

[7]田晶瑶.政府信息公开环境下公民档案利用权研究[J].黑龙江档案，2013（4）：136-137.

[8]何彩虹.新医改环境下医院档案管理的改进探索[J].产业与科技论坛，2018（4）：289-291.