远程办公 驱动管理变革

纪艮可

从2020年的春节开始，全民进入抗疫时期。

这场疫情带给人们的不仅仅是生活方式上的改变，企业工作的开展也受到了前所未有的挑战。线下生活被按下了“暂停键”，线上却打开了“新世界”的大门。

相关数据显示，春节后返工第一天，全国超2亿员工开始“云办公”“云上复工”，各种远程办公软件下载量爆表，无数灰了许久的QQ头像再次点亮……

如此大规模的远程办公在世界历史上还是第一次。远程办公时代的开启有些让人猝不及防，各大企业都将面临新办公模式的各种挑战，很显然，无论是企业的管理制度还是相关软硬件配套的准备，都尚未完全成熟。远程办公对工作效率、工作方式、管理模式的影响，是众多挑战中，企业首先需要面对和解决的重要问题之一。

管理新难题

无论对企业还是对个人，远程办公带来的好处显而易见，减少通勤时间、减少办公支出、提高工作效率，等等。携程董事局主席梁建章曾在2010年进行过一次持续9个月的居家办公实验。研究结果显示，居家办公的员工业绩有显著上升，增加了13%，其中9%源于病事假的减少导致工作时间的增加，4%来自安静的工作环境带来工作效率的提高。

虽然好处良多，但突发的疫情使得远程办公时代来得有些仓促和猛烈，让企业对于数字化转型的态度从“附加值逻辑”变成“必选项逻辑”。很显然，一些企业并没有完全准备好，而那些数字化程度较高的企业，则展现了更灵活的应对能力，以及更强劲的生存韧性。

生活、工作、家居环境，远程办公模式与这3个决定每个人幸福感的要素息息相关。如何构建一个平衡、高效而又满足个性需求的新的管理模式，是管理者们普遍需要面临的课题。

曲美家居副总裁吴娜妮表示，尽管全面开启远程办公是疫情倒逼出来的，但仍给企业改革创新带来了信心。从内部管理上看，管理层在模式创新、沟通方式、运营组织、绩效管理，包括平时的互联网工具的应用，都要及时作出调整，快速带领团队调整工作模式以投入新一轮的竞争。

小企业主宋先生表示：“我们之前的数字化程度比较低，所以刚开始远程办公的时候遇到不少难题，好在及时查漏补缺作了调整。另外，我们小企业可能习惯了面对面讨论问题，这个也适应了一段时间才习惯。”

事实上，诸如此类的问题还有一些。比如，由于员工不再集中，对于一些需要共同深入探讨的项目，仅仅依靠语音或者视频聊天，有时会让沟通效果打上一定的折扣;或者，由于员工并没有出现在视线范围内，企业管理者难免会担心他们是否会趁机偷懒，导致其工作质量对不起领到的工资。

曲美家居国人生活方式研究院院长殷智贤称，与人隔绝的居家办公会让人丧失团队的归属感，大多数人并不接受这种方式成为主流办公方式。无论在网上以多么密集的频率开视频会议，也无法取代人与人见面互动带来的亲近感。

对于员工来说，工作方式的改变也带来了一些困惑。2020年3月2日，职场社交平台领英（LinkedIn）发布的基于会员和企业的大数据显示，疫情期间，四成职场人远程办公效率较低，原因包括办公工具和条件的限制（46%）、家庭琐事干扰（34%）、难以集中精力和团队协作（33%）。

北京大学光华管理学院教授彭泗清将办公分为3种情况：当独立工作时，更多是看个人的自我管理能力、自驱力;需要组织内进行协同工作时，有没有好的平台、运行质量高低及是否有技术支持变得重要;而当工作需要组织间协同，就考验企业是否有良好的衔接平台及数字化能力水平。在面对3种不同工作状况时，远程办公模式也面临着不同的困难。彭泗清认为，首先是自我管理的困难;其次是平台的效率问题;第三是沟通的问题，“非语言的沟通是非常重要的因素，会影响到沟通的即时调整”;第四是工作满意度，远程办公使得人的社会需要难以得到满足。“人们在一起工作，可能会相互促进，也可能由于责任分散而同时懈怠。从管理学角度，管理者如何发挥积极的一面，减少消极影响值得思考。”

另外，由于远程办公更大程度地将人与事区分，凸显工作任务重要性的同时，可能会存在人性化因素被忽视而产生的问题。

而这些问题，都在倒逼着企业尽快调整管理模式，与时俱进，进行新一轮的管理变革。

变革变什么

事实上，远程办公情况下最大的挑战，就是员工的效率管理和业务的日常运营管理。管理的成败则会将结果推向截然不同的两端。

没有了面对面的监督和沟通，远程办公无疑是对管理能力的一次深度测试，同时也逐渐催生企业自身的数字化改造。“新技术的运用对于协同办公的促进作用是明显的，比如说5G，让网速更快、延迟更小，可以使会议沟通方更多、更清晰，甚至以后的VR、AR会议，能让用户感受到类似科幻片里的场景。”在华为云副总裁薛浩看来，云计算、AI能力也会对行业产生帮助。

這次疫情期间，在数字化及远程协作方面已有布局的企业明显能更快进入状态。例如，字节跳动7个部门、分散于几十个城市的员工，只用2天时间，通过线上协同办公火速更新了飞书的新功能——员工健康报备，之后又在很短时间内上线了“线上办公室”“疫情动态”等新功能，这都得益于其平时积累下的线上协同办公的经验。

那么，在特殊时期，企业管理者应该如何思考管理模式？字节跳动副总裁谢欣认为，企业管理者要着重想好3个问题：缺少了什么？要去构建什么？需要注意什么？

这3个问题如果想通了，那一切将迎刃而解。员工在家办公，企业缺失了共同的物理环境，对于管理者来说，首要任务就是搭建一个共同的线上环境，把缺失的物理环境补回来。

而对于企业来说，疫情造成的分散办公是对企业凝聚力和合作能力的挑战，如果线上协同办公最终提升了企业效率，降低了成本，管理者未来可以考虑将远程协作利用得更广、更深，在组建团队的时候不仅可以忽略城市，甚至可以跨国，扩大人才选取范围，不断增强团队的多样性。而在这个过程中，最需要注意的则是员工的心理建设及团队的凝聚力。

不过在此之前，建立一个动态的、规范的、平滑的、高效的企业流程管理体系也是非常必要的。由于传统的办公习惯所致，没有合理规章制度保障的执行很容易半途而废。企业只有将管理和流程真正结合起来，才能发挥最大作用。

远程办公的实施不是某一个部门的事情，只有让企业内所有部门都参与进来，才能保证实施的成功;而流程则是企业远程办公的核心，一个流程往往涉及多个部门或组织，简单易用才能保证流程走得顺利。

企业应将现有业务流程，包括流程的合理规划、相关数据的更新、相关工作流定制等方面进行优化处理之后，再制定远程办公的工作流程，而且还要保证远程办公工作流程的易用性和实用性，并在企业内部全面沟通和推广，制定相关规章制度以保障远程办公流程的顺利进行。

红星美凯龙集团总裁谢坚认为：“居家办公是互联网时代必然的产物，多元化办公也一定是未来趋势。”但对于任何一个传统企业来说，如何走好数字化转变的第一步都异常重要。

北京大学光华管理学院教授张影认为：“对于很多组织来说，数字化从短期来看收效甚微，甚至因为流程和组织的改变，在很大程度上是成本大于收益的。然而，全社会数字化的未来不可避免，在疫情之后的恢复过程中，企业应该有针对性地着手推动数字化进程，才能让企业在数字化的社会中更具竞争力。”