石化企业档案管理的创新研究

蔡静宇

摘 要：随着我国市场经济改革的不断深入，国有企业的改革转型也到了关键时期，档案这个古老而重复的工作，在新时期显得越来越重要。为了适应国有企业发展的要求，档案工作本身必须创新改革，这是现代化企业发展的必然要求，也是档案工作自身发展的客观需要。本文就石化企业档案管理工作目前存在的问题和不足，进行有意义的探讨，并就此提出档案管理创新的思路和对策。

关键词：档案管理;创新;研究

Along with our country market economy reform unceasing thorough，The reform and transformation of state-owned enterprises has also reached a critical period。Archiving is an old and repetitive job，It is becoming more and more important in the new era. In order to adapt to the development of state-owned enterprises，

Archival work itself must be innovated and reformed.

This is an inevitable requirement for the development of modern enterprises， It is also the objective need of archival work's own development. This paper discusses the existing problems and deficiencies in the file management of petrochemical enterprises， Engage in meaningful discussion， At last， the paper puts forward the ideas and countermeasures of archives management innovation.

企业档案工作起着传承历史、记录现实、服务未来的作用。随着国有企业改革的深入及各项业务的纵深拓展，档案的辅政作用越来越重要。而石化企业的档案管理中，还存在不少现实的问题，比如档案工作普遍受重视程度不高，档案员自身觉悟不够，档案管理制度不健全，信息化建设程度不高等。这些问题不仅影响了档案工作本身的改革进步，更加制约了档案对企业发展的贡献工作，进而影响企业的现代化发展进程。面对这一系列的情况，我们应当积极着手解决，加强企业档案建设，促进档案工作的管理创新。

一、档案创新管理的重要性和必然性

1.企业档案管理创新是现代化企业发展的必然要求

新知识经济时代，国有企业面临更加激烈的竞争格局，

国内民营石化企业异军突起，国际石油市场错综复杂，中石化作为国内大型的炼油销售企业，肩上责任巨大，我们只有从自身下功夫，依靠知识经济和信息化改革的力量才能跟上时代的步伐，在复杂的国内外竞争中立于不败之地。

档案工作具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值，能够准确地反映企业乃至每一个员工的历史发展全貌[2]。第一，从档案信息中，我们可以看出企业的创始时间，具体项目的立项、建設、变迁，相关人员的任命、变动，企业的业绩等内容。其次，企业内部的很多商业机密资料，如果没有专业的档案管理，很可能出现泄密，使企业在市场竞争中陷入万劫不复。第三，分公司或上级公司在启动某个重大项目建设、投资时，可以利用历史档案数据，做出比对，协助领导者做出正确决策。第四，档案室是企业文化的沉淀地，承载着整个石化创业人的荣辱艰辛、是大家共同的价值观、事业观，齐心努力的心血结晶。所以做好企业档案的管理创新是现代化企业发展的客观需要，是全面提升内部管理和深化内涵发展的重要工作。

2.企业档案管理创新是档案工作自身发展的客观需求

随着办公自动化、信息化的广泛应用，以及企业自身的快速发展变革，企业在生产、管理中产生大量的电子文件，这些文件有文本、图片、视频、音频等各种各样的门类形式存在。对于这些新形式门类档案的收集、整理，我们需要运用新的科技手段，完整、及时收集，以保证电子文件的真实性、完整性。所以传统的归档和检索方式已完全不能适应新时代发展的需求，档案管理必须创新改革，以全新的理念、技术、方式提升档案的全过程管理，为新时代国有企业的转型加油助力。

二、石化企业档案管理存在的问题

1.档案工作普遍重视程度不高

在以经济建设为中心的今天，有些人会认为档案工作的发展并不重要。而企业以利润和效益为先，往往把有限的财力和物力用在生产发展和油品销售上，作为辅助部门的档案室经常与主业脱钩，躲在公司深处，未能走到前台，为公司的发展提供智力支持。

而且企业中的一部分档案管理人员年龄普遍偏大，学历不高，对电子文件的收集归档，档案数据系统平台的开发运用不能胜任。这就给档案管理工作的创新进步造成了阻碍。

2.档案工作人员自身觉悟不够

目前，企业的一些档案管理员思想上基本停留在“你来

问，我来答;你来查，我来找”的被动局面。现实工作中，“重藏轻用”的现象普遍存在，使室藏的宝贵档案资源深埋其中，不能很好地开发利用，造成资源浪费。同时许多档案员自我要求不高，工作上长期处于封闭状态，安于现状，不求有功，但求无过，害怕承担改革发展的风险，缺乏上进心和创新意识。

这就使很多档案的新规章制度及管理要求无法有效地执行，同时在档案管理的新技术应用上，也会遇到很多壁垒，致使档案管理停滞不前。

3.档案信息化程度不高

在石化企业内部，档案的信息化仅停留在历史档案的扫

描归档上。很多资料数字化扫描完后，就直接放入中石化档案系统，缺少后期的跟进和维护。同时，一部分员工还是偏向于查阅纸质档案，潜意识里排斥电子查档。中石化飞扬档案系统本身存在一定局限：因为当初开发系统时，没有全面考虑档案工作的各个细节，故在与收发文系统的归档对接和档案的后期维护与查询利用上都存在不少问题，不利于档案工作的创新提高。

4.档案管理制度不健全

目前石化企业内部的档案管理制度已经有些年没有更新，而现有的一些制度也只是停留于形式，缺少实际可操作的内容。管理制度内容不全面，没有从根本上对档案的归档、整理、鉴定、保管、利用等做出明确的约束和规定，致使档案工作分工不明，责任不清，推诿现象屡有发生。

三、石化企业如何做好档案管理创新

档案管理部门要充分认识到先进管理理念的重要性，淘汰落后的、浪费时间的纸质档案管理模式，将其转化为高效的现代化管理模式，从而提高档案管理的质量。

1.人才创新

创新就是要打破旧的思想观念和思维定式，比如档案工作不重要，档案工作与企业主营业务无关，档案工作者默默无闻等观念。企业领导者要有大档案的意识，把档案工作列入企业的重要工作中，将档案管理的创新改革列入企业的整体发展计划中。加大档案工作人员结构优化调整，提高档案工作人员的薪酬待遇，吸引优秀的年轻骨干人才加入，为档案工作的管理创新储备人才力量。同时，档案工作者要以石化企业主人翁的姿态走出档案室，主动融入到企业的各项主营业务中去，与企业共同进步。

档案工作者要看清时代的变化，加强自我学习，钻研档案理论知识，主动研究各种新型载体的电子文件。同时要进一步加强信息技术的学习，新时代数字化档案室的建设需要档案员有扎实的计算机业务知识做支撑。除此之外，档案人员还要加强法律和安全意识，信息化时代给我们的档案信息查询利用提供了极大的便利，但同时也给档案资料的保密和防泄漏工作带来了挑战。如何做好新形势下，石化企业档案管理的保密安全工作也是新时代档案人员的必修课。所以，档案人员必须要树立前所未有的紧迫感和危机感，改变传统思维，放宽眼界，用创新意识填充头脑，把自己打造成新时代复合型的人才。

2.制度创新

管理制度创新

档案管理工作要创新，必须要有健全、合理的制度来规范整个工作机制，从而克服、防止工作的随意和盲目性[1]。

重新制定档案管理制度，明确档案管理的流程，完善岗位责任制度，落实具体的归档整理、管理、各利用部门的职责权限，保证归档、整理、鉴定、管理、利用各环节的有效衔接。

同时，做好后期档案系统管理、维护的岗位职责分工安排，让信息部门主动加入到档案工作中来，实现信息技术与档案管理的完美结合，真正将库藏的宝贵资源激活，为企业的生产经营助力。

奖惩制度明确

管理制度、工作规章，明确责任制、管理制度，将归档材料的移交时间、格式、内容都以制度的形式发文明确，将奖惩利弊具体落实到每个责任人身上，让档案管理有理可循，有制度可依。将竞争激励机制引入到档案管理中，在每个部门里设立兼职档案管理员，每年对各部门负责人和兼职档案管理员进行考核，对在档案的收集归档中表现优秀的个人、部门给予奖励，对不按时按要求归档及在工作中产生重大疏忽的人员，年度绩效评定降级等处分。

3.技术创新

加大企业档案管理的经费投入，升级中石化飞扬档案系统，提高系统的归档准确率、查档的便捷性、维护的高效性。

加快中国石化OA办公平台与中石化飞扬档案系统的对接，开通OA电子文件直接导入到档案系統的功能，提高文件的及时归档效率，同时又能确保电子档案不遗漏。邀请信息部门加入档案系统的后期维护工作，使档案系统高效运转，及时提供查询服务。聘请高科技单位，合作搭建石化企业档案数据库，深挖档案数据信息资源，在系统内实现数据共享。积极探索各种新型档案的归档及利用途径，开发办公网及手机终端的查询功能，让员工能随时查到自己的档案信息，提高工作效率。

积极推进电子查档工作，开通OA网上查档的流程申请，简化程序，只要流程完毕，查阅人可以直接看到想查的电子文件。同时做好，电子档案知识的信息普及，让广大员工深入地了解电子档案及各种信息化知识的便捷性和准确率。

4.服务机制创新

档案工作者要进一步开阔视野，拓宽服务领域，改进档案服务利用方式，完善档案信息化服务手段，最大限度满足企业和社会的利用需求，更好地为领导决策服务[2]。

信息时代，档案的共享性特点越来越明显，而企业档案

的真实、可靠性价值特点摆在那里，其商业价值也逐渐体现出来。所以要加强对数据的分析、利用，体现其二次利用价值。利用云计算、大数据、及网络等现代化新技术，整合档案数据库，构建石化企业的档案数据共享平台，变传统的手工调档为全方位的网络服务查阅，改进档案检索手段，与员工的个人OA用户名绑定，直接通过OA办公网就可以查阅相关的档案资料。尝试在公司内部档案查阅率高的部门设立多个档案阅览窗口，提高工作效率，推进档案现代化管理的进程 。

同时档案部门要转变工作作风，变被动服务为主动提供，档案管理员要主动了解公司的发展动向和主营业务状况，积极调研档案的利用需求，制定详细的档案编研计划[3]，尽可能调动各部门人员的力量开展联合编研，多角度、全方位、深层次地挖掘档案资源，提高档案开发利用的科技含量，为企业的高速发展提供源源不断地生机和动力。

四、结束语

爱岗敬业是创新管理的基础，一个档案工作者只有真正

热爱自己的本职工作，才能静下心来刻苦钻研，只有真正认识到本职工作的重要性和使命感，才会迫使自己不断思考、探索，勇于对以往陈旧和不足的地方提出大胆的否定，积极改革创新，在档案管理这个既重要又枯燥的岗位上创造出不平凡的业绩。

参考文献

[1-2] 巩颖勤.企业档案管理创新工作的思考[J].河南理工大学学报，2008（03）：343-345.

[3] 刘明珠.企业档案管理创新的探讨[J].图书情报，2019（08）：72-73.