规范财务档案管理提高财务管理水平

李长鸿

摘 要：随着现在事业单位的快速发展，对档案管理水平也随之提出了更高的要求，需要在档案管理过程中运用科学有效的方法以确保档案管理的有效性。因此，在通过对财务管理状况的进一步分析，重视与之相关的财务档案管理，以促进财务档案管理水平在事业单位发展中得以提升。同时，依据有效措施规范财务档案管理，从而保证档案管理水平能够满足其单位各项工作的顺利开展。

关键词：财务档案管理;财务管理水平;财务信息

财务档案管理是事业单位财务系统中的关键环节，它对整个事业单位的经营和发展起着非常重要的作用，作为事业单位活动的基础和前提，财务档案管理必须确保它的有效性和正确性。随着社会的不断发展和进步，财务档案管理中的作用也在提高。本文的目的是分析现有的财务档案管理存在的问题，并针对这些问题提出合理有效的解决方案，以确保财务档案管理的顺利开展，为单位的未来发展提供正确的方向。

1 财务档案管理的基本内容及实际作用分析

1.1财务档案管理的基本内容

①在资金利用过程中包含了多种凭证，确保了资金的正常流通;②由会计报表、季度财务报告等组成的财务报告;③包含资金流通情况、资产账目等组成的会计账目，促使各种资金实践过程的利用效率得以提高;④存款对账单、电算化档案等;管理过程中的财务数据备份;⑤有关财务数据库运行中的维护信息记录;财务管理系统、网络等共同组成的财务管理设备;⑥丰富的会计资料、财务管理资料等。这些不同的内容，客观地说明了财务档案管理基本内容丰富性。因此，实践过程中应提高对财务档案管理内容的正确认识，确保财务状况良好性，为不同工作计划的顺利实施打下坚实的基础。

1.2财务档案管理工作的重要性

从财务档案管理的角度看，财务档案为单位的一些高层决策提供了依据，也为一些经济费用和重大经济活动提供了依据，部门的经济活动将反映在财务档案中。财务文件将真实有效地反映单位的财务信息分析，整合和分类，甚至反馈过去的单位状况。它反映的财务信息对于单位的管理层作为经营决策，不仅有很好的参考，还有更重要的参考。作为单位预算的依据，可以说根据财务档案更为合适，只有进行有效的财务管理，企业单位才能获得良好的经济效益。无论单位的规模如何，单位的通常收入和支出以及单位的主要经常活动和费用都反映在会计档案中。所以无论单位部门的优化和升级如何，改善单位管理，有效开展财务管理也是非常有益的。

2 事业单位财务档案管理常见问题分析

2.1尚未形成档案管理重要意识

近年来，随着社会与科技的不断发展，事业单位各项工作也在不断进步，在财务档案管理的实际过程中，虽然在管理方式与管理目标上都已经得到了巨大的提升，但是由于事业单位管理者对财务管理工作的重视程度不足，也对财务管理工作的正常运行设置了障碍。在许多传统事业单位的运行中，通常认为财务档案管理工作并不是整个机关工作的核心，没有投入大量的人力、物力去专门完成这一工作;但是对于事业单位来说，财务管理档案可以有效地反映该单位的具体活动表现，是向外界公布单位运行信息的主要体现，也可以为国家管理部门进行检查时提供有效的信息，都证明了财务档案管理工作的重要意义。

2.2财务档案管理人员能力不足

通常情况下，事业档案内的财务档案管理都会指派相关会计人员进行兼任，然而此类工作人员普遍缺乏财务档案管理的系统性认识。在实际的档案管理当中，都是对财务档案进行简单的整理，并未对不同的档案实施分类整理，因此很容易致使事业单位财务档案管理工作很难最终形成有序化的管理。这种财务档案管理的方式，導致后续员工需要查阅相关档案时，需要消耗大量的时间，由此降低了档案的利用效率。另外，事业单位在财务档案管理人员的编排上也存在相应的问题，并未由此形成规范化岗位制度，档案人员本身的年龄结构及知识储备均不符合要求，因而致使财务档案管理效果低下。

2.3缺乏完善的管理工作机构

部分事业单位在设置财务档案管理工作机构中未充分考虑自身的实际情况，加上形势判断分析有所偏差，导致部分重要的财务档案缺失;受到财务档案管理工作机构不完善的影响，档案管理中所需的工作机制、考核机制并不完善，加大了财务管理问题发生的概率;由于某些事业单位既有的财务档案管理工作机构并不完善，可能会加大档案管理工作量，致使自身的工作效率下降，档案管理过程中的工作流程制定缺乏规范性。

2.4尚未实施信息化管理

针对当前信息化时代下，各种信息技术被运用到财务档案管理更多当中，其不断能够提升整体工作效率，对财务管理水平的提升也有极大意义，进而降低财务风险问题的发展几率。但因一些财务档案管理工作欠缺信息化意识，难以将信息技术运用在实际的财务档案管理工作当中，这样不利于行政事业单位财务管理水平的进一步提升。

3 规范财务档案管理提高财务管理水平的措施分析

3.1加强对财务管理工作的重视程度

针对当前事业单位财务档案工作出现的问题，管理层应该加强自身意识，设置专门部门以及专门人员进行档案管理工作，并对工作人员有针对性地进行培训，帮助树立正确财务档案管理认识，以营造良好的管理工作氛围;此外，事业单位还应该对工作人员进行工作考核，帮助审核工作人员的专业知识掌握程度，针对工作考核成绩差的人员应该定期组织相关培训工作，增强他们的专业基础知识。此外，事业单位也可以举办相关培训工作，使工作人员可以学习世界先进管理技术，实现有效的财务档案管理工作。

3.2不断提高单位财务档案管理能力

具体要求事业单位应当定期或不定期开展相应的培训工作，以此来不断提高单位财务档案综合管理能力。然而在实际培训工作当中，要求事业单位必须对其中能力出众的职工进行奖励激励，以此来刺激整个团体的学习、并进精神。而对于其中能力偏差的人员，要求事业单位必须强化激励，进而以此来激发起不断学习的心态。同时还需采取相应的监督管理举措，目的是减少财务档案管理出现疏忽和遗漏的情况，从而以此来有效提高档案管理的科学、合理性，最终促使财务档案的整体价值获得提升。

3.3注重专业管理工作机构的不断完善

在财务档案专业管理工作机构的支持下，能够使这类档案管理中存在问题得到快速处理，确保档案管理规范性的同时实现财务档案信息资源优化配置。因此，为了规范财务档案管理，促使财务管理水平不断提升，事业单位应注重专业财务档案管理工作机构的不断完善。首先结合财务档案管理工作要求，对既有的档案管理机构实际概况进行分析，在现代管理理论及档案管理学的支持下，优化财务档案管理工作机构的管理机制、更新管理理念，保持其良好的功能特性其次注重形势的判断分析，在设置专业财务档案管理工作机构的过程中，应考虑多方面的影响因素，像市场信息传递效率、档案管理方式等，确保该机构能够在财务档案管理工作落实中发挥应有的作用，最终达到财务管理水平提高的目的。

3.4有效利用信息技术，满足档案管理信息化发展

行政事业单位的档案管理工作，想要满足现代化发展需求，并保障其有效性的同时，就应在单位未来发展当中，实现财务档案管理的信息技术化发展，进而把信息技术渗透到实际的财务档案管理的各项工作当中，由此进一步增强财务管理水平。首先，要强化财务档案管理工作者信息技术意识，确保其能够掌握先进信息技术的应用方法，在将这些技术应用在财务档案管理中，这样能够进一步提升工作质量和效率。其次，针对当前财务档案管理要求，优化和改善财务档案管理工作的网络设施，进而满足财务档案管理的信息化发展需求。

3.5健全财务档案管理体系，加强制度建设

健全财务档案管理体系是保证管理工作顺利开展的基础，只有建立了完善的规则制度，各项工作才能有条不紊的进行。首先，完善财务档案管理日常管理办法、档案查阅要求、档案销毁标准等，明确档案管理工作人员的职责范围，要求各工作人员严格遵守制度做好档案的翻阅、复印、销毁工作，并且按时进行档案管理情况的检查、评估活动;其次，制定內部管理制度，防止档案管理工作出现违规违纪的现象;最后，建立惩罚制度，严厉惩处随意翻阅档案造成损坏、未经同意擅自复印、泄漏档案信息等的不良行为。

结语

综上所述，金融档案是事业单位财务工作和内容的重要体现，是进一步发展和有效经营的重要依据，是单位健康发展的重要参考。在事业单位财务部门工作的过程中，不仅要求相关财务档案管理人员具备切实有效的工作技能和素质，还要求财务档案管理人员改变工作意识，创新工作方式和改变工作模式，有效提高财务档案的管理效果。

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