通过流程管理来驱动高校行政办公的改革

李谋事 张梦影 肖群

内容摘要  随着国内综合性大学建设要求的强化，高校师生人数逐年增多，校内行政事务工作日益繁重，各项业务流程也呈爆发式增长。如何保持高校行政工作有序高效的运转，逐渐成为高校师生们关注的重点问题。文章从分析高校目前行政办公现状入手，通过引入企业化的流程管理模式，塑造规章制度的权威性，强化工作流程的严谨性，重视过程执行的透明性，全员参与，人人负责，全面驱动高校行政办公的改革，提升行政办公执行效率。

关键词  行政办公 流程管理 工作流程

1 引言

随着高校学科建设分工日益精细、科研工作繁重，同时办学规模逐渐要求向综合性大学靠拢，高校的师生人数近些年呈持续增长，从而带来的是校内行政事务处理数量也呈指数增长。如何使各项行政事务更加便捷高效地服务于校内外广大师生，成为各高校管理人员急需解决的问题，也是广大师生期盼解决的问题。为此，我们急需引入企业化的流程管理模式来驱动高校行政办公的改革，直接有效地服务于教学、科研工作[1]。

2 高校行政办公管理的现状

2.1 传统的公文处理方式仍占主导地位

目前国内高校均属于有编制的事业行政单位，人员编制、事务处理仍然遵循国家机关行政部门的管理模式，对于日常的事务处理还保留政府机关上传下达的模式实现，即通过“请示”“报告”“通知”“函”的公文来传递。如此一来，每项事务处理均需要按照各类公文标准执行，流转方式单一，严重影响事务处理的效率。虽然说近些年很多高校均已经采用OA协同办公系统来实现公文流转，但并未能直接有效地解决一线工作人员的问题[2～4]。

2.2 公文运转流程过程封闭

近些年来，随着各大企事业改革创新，高校中有些职能部门也逐渐引入流程管理的概念，对部门业务处理也进行了创新改造，也取得了一些成绩，得到了广大师生的认可。但这些流程仅从本部门事务处理出发，仅限于单个部门内部运行，处理单项事务效率高，效果佳，从整个学校行政事务联动处理的角度看，缺乏各部门协同合作性，对校内整体行政管理效率的提升没有达到预期要求[5]。

3 引入企业化的流程管理机制，驱动行政办公改革

3.1 企业化的流程管理的理解与定义

所谓的“流程”，是指事务进行中次序或顺序的布置与安排，或指由两个及以上的业务步骤，完成一个完整的业务行为的过程。业务流程是达到特定的目标价值而由不同的人分别共同完成的一系列活动。活动之间不仅有严格的先后顺序界限定，而且活动的内容、方式、责任等都必须有明确的安排和界定，使不同活动在不同岗位角色之间可以实现转手交接[6]。为此，人们所说的业务流程（也可简称为流程）由三个要素和一个表单组成，三要素分别为“流程节点”“操作人”“岗位职责”，一个表单就是运转附件，附件有些时候是一个文档，更多时候为一个表单。举例说明，如图1所示，用印申请流程。

3.2 引入流程管理，事先需实现“四化”管理的变革

随着当前企业的规模发展，事务处理的精细化，行政组织管理的效率成了竞争的核心要素之一，为了提高管理效率，必须进行管理方式的变革——“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”。这“四化”实现管理变革后，才能顺理成章的引入流程管理，从而使之悄无声息地驱动高校行政办公的改革[7]。

（1）管理制度化。为了明确现行的管理要求，必须将它们编制发布宣贯执行，并且汇编成册形成体系，醒目张贴，时时刻刻提醒各岗位人员照章办事。即使现行规章制度存在缺陷，在新的制度尚未发布之前，仍要按照现有的执行，这样才能从反面催促缺陷制度的修订发布。

（2）制度流程化。在制度编制的同时，必须考虑到制度的可行性或者可操作性，也就是通过流程定义补充规章制度中的条条框框，详实描述流程中涉及的三要素（流程节点、操作人、岗位职责）和一表单（运转附件），使流程中每个节点界限清晰，每个操作明确人员角色，每个角色明确操作细则。

（3）流程表单化。在流程运转中，务必保障各流转节点运转是清晰肯定的，整个流程可呈现出由上至下的层层审批模式，流程执行完毕后出现的是全部通过的条形状批复肯定的意见。另外，判断条件的出现尽量放置在流程初期的节点，这样才能有效避免资源的浪费，也可提升实际流程的有效性。

（4）表单信息化。不管是流程中批复意见，还是运转附件信息，它们中每项数据均可转化为可量化、可判定的数据字段，以便于直观清晰地传达至下游，也为信息系统存储提供简单明了的存储定义，更便于日后查询、归档、统计、分析及数据展现。

3.3 强化宣传，利用通报监督流程执行，促进流程良性发展

目前高校日常事务日益增多，行政管理要求不断提高，对行政人员的管理能力也提出了新的挑战。为此，没有既定不变的业务流程，也没有最好的业务流程，只有不断修订最适合实际情况的业务流程。由于行政办公事务交由“业务流程”处理后，对综合办公室的管理人员已经省去了行文规范、公文分发、意见收集反馈等诸多繁重琐碎的事务，但是此时他们的角色应该即可转变，将从原来流程中操作者转变为监督者。他们应该实时监控流程中出现的异常情况，做好记录，加强宣贯，定期通报异常流程的执行情况，强化流程执行的严谨性、合理性、可行性，为下一步流程管理改革提供数据支撑。

3.4 利用信息化手段，通过流程驱动业务数据的运转，推动各职能部门协同发展

业务流程可以是单个职能部门的内部事务处理，也可以是整个高校全程的事务处理，但是各个流程中加载的数据并不是单纯纯粹孤立的个体，它们中每个流程节点、角色定义、操作细则均是行政办公这条大河的水滴。为此，在流程管理过程中必须借助于信息化手段，将流程管理附着在信息系统中进行，每个流程将携带着业务数据在系统中运转，并且通过行政办公大河最终汇聚于数据的大洋中，以便其他系统共享共用。只有每个流程实现融会贯通，既是数据的提供者又是数据的索取者，才能使各个职能部门依据业务流程管理的要求协同发展。

4 结语

在企事业单位的改革推动下，高校行政办公管理过程中，通过流程管理，让做事有章可循，人员分工明确，岗位职责清晰，全员参与，人人负责，提升行政办公执行效率，为广大师生提供便捷有效的服务。

（第一作者系琼台师范学院 工作人员）

（本文由海南省高等学校科学研究项目（Hnky2017-73）支持）

【参考文献】

[1]徐旺全.基于OA协同办公系统的高校内控业务流程控制研究[J].内控与审计，2019，10：49-50.

[2]任治洪.基于流程管理的行政辦公管理平台开发与应用[J].中国管理信息化，2014，17（3）：79-82.

[3]田志敏.加强流程管理使项目计划组织有序可控[J].价值工程，2019，32：132-135.

[4]李秋实.流程管理在企业内部控制中的应用[J].内控与审计，2019，10：58-59.

[5]李书丽.高校建设项目内部控制体系研究[J].系统科学学报，2019，8：51-55.

[6]廖金花.关于企业内部控制管理问题的思考[J].运营管理，2019，11：147-148.

[7]李玲玲.信息化背景下OA协同办公系统对高校办公的影响[J].产业与科技论坛，2019，18：115-117.