推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的浅析

张园英

摘  要：机关事业单位应该重视对档案管理工作的重视，更新单位管理理念，创新机关事业单位的管理手段，加强对管理队伍的构建，推动单位档案管理向规范化标准化的方向发展，进而为社会的发展提供自身的力量。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化标准化;标准化

前言：

机关事业单位的公益性、服务性、专业性的特征，必然要求其档案管理工作具备较高的水平，以便更好的为人民服务。档案管理工作的规范化标准化是单位长远健康发展的基础性工作。随着机关事业单位改革的推进，立足新时代、新职能、新要求，机关事业单位档案管理与服务模式不断规范化标准化，做好单位档案资料整合管理工作，能够使工作效率得到有效提升。因此，必须将档案管理规范化标准化工作纳入重要议事日程，健全制度，规范管理，为机关事业单位改革发展提供有力支持和保障。

一、档案管理规范化标准化的重要意义

档案管理是一项基础性工作，其主要任务：将以往的重点工作以各种资料形式进行记录;要将大量的记录分门别类的妥善储存;在工作需要时，快速准确的调取相关历史信息。这项工作看起来没有大的作用和贡献，但却关系一个单位长远发展的重要基础工程，因为档案承载着一个单位从建立到发展壮大的整个过程，是反映精神文明建设、科学发展水平程度、用人情况、工作内容以及性质、干部队伍文化的重要组成部分，所以档案管理的准确性、有效性以及科学性，直接关系到事业能否科学顺接和传承，是维护和保护历史发展的一项关键性工作。档案工作非常重要，同时也是一项比较繁重的工作。一是数量大。只要开展工作，就会产生相应的档案，日积月累，档案数量规模越来越庞大。二是种类多。实践证明，随着我们工作的创新发展延伸，事业发展的越好，那么档案的种类也就越多。三是要求高。档案记录不是简单的将资料收集就可以了，还需要精准的整理和分类。因此，要做好档案工作必须要加强规范化标准化管理。

二、面临的问题

（一）创新发展理念不足。

“看着说着重要，抓起来次要”的现象依然存在，在大数据时代，档案管理工作发展步伐过缓、理念还相对滞后。

（二）缺少统一的规范化标准化要求。

近年来，随着部分机关事业单位机构、职能、人员的变化，档案工作是非常重要的企业管理组成部分，尤其很多医院、学校都建立的专门的档案管理机构。但从整体情况看，目前，档案管理工作规范性法规是《档案法》，但根据当前档案工作实际需要看，不同的机关事业单位应该制定不同的档案管理工作规范化标准化要求，有的服务性单位甚至越细越好。

（三）档案管理工作作用体现不明显。

对档案管理工作的重要性认识不足，重视程度不高，想不到通过利用档案解决现实问题。许多工作在遇到瓶颈与难题时，可以通过查找档案和历史资料解决问题，但是由于不了解、不熟悉档案管理工作，不掌握工作历史和过往情况，无法利用档案管理工作推动当前工作进展，发挥不了档案管理工作的应有作用。同时，由于档案管理不规范，查档人员无法从档案中获取有用信息，从而影响了对档案管理工作的信任和需求，长此以往形成恶性循环。

（四）从业人员专业水平较低。

部分档案管理工作由行政职能处室非档案专业人员兼职负责，缺少扎实的专业技能，缺乏专业化培训，阻碍了档案管理工作长远发展。

三、推进机关事业单位档案管理规范化标准化的做法

目前，在开展档案管理工作的时候，无论是管理模式还是服务模式都存在一定的问题，严重阻碍了档案管理工作的有序正常开展，对后期的发展也有较大影响。因此，要结合新时代发展的实际需求，建立完善档案管理规章制度，特别是对于各部门的领导和管理者，一定要起到模范带头作用，通过完善严格的规章制度开展工作。在档案管理部门，工作人员要充分认识到自身工作的重要性，树立创新意识和服务意识，积极主动地开展档案管理工作，提供热情优质的服务。并要充分利用现代化技术，使档案管理工作高效完成，积极学习相关的技能，实现电子档案管理模式，确保档案管理的有序高效开展。

（一）建立健全档案管理制度体系。

制度建设是做好工作的先决条件和重要基础。一是建立责任落实制度。明确档案管理工作的各级领导责任和档案管理工作人员的具体职责。二是建立任务分解制度。将档案管理列入单位内设机构重要日常工作内容，作为考核评价标准，督促内设机构认真参与档案管理工作。三是建立专业的管理制度。在档案管理专门部门建立健全专业化的工作制度，细化管理，提高规范化标准化、科学化工作流程。

（二）推进加强档案管理工作信息化建设。

在开展档案管理与服务模式改革创新工作的时候，信息化占据非常重要的地位，是基于现代网络技术和信息技术实现信息化、数字化、虚拟化档案处理模式，提高档案服务职能效率，这也是当前这个时代必然的发展需求。在开展档案工作的时候，一定要结合自身单位的发展现状，制订完善的发展计划，针对档案管理工作采取相对应的服务模式。并对每一项环节进行详细规范，制订完善的实施方案，严格按照计划进行操作。还应当尽快建立专门的网站，为需要档案服务的群众提供便捷优质的服务，这样不但可以提高档案工作效率，还能够为社会发展提供了相应的服务。另外，要尽快健全电子档案管理体系，实现数字化档案管理，对信息及时进行收集整理，为实现档案数据化发展要定坚实的基础。还有最为重要的一点就是确保档案管理的安全性。虽然应用计算机信息技术能够大大提高档案管理效率和质量，但出现档案信息泄露的问题也越发严峻，为了确保档案存储的安全问题，必须要对每一个环节加强改革，严格按照程序进行操作，提供完善的档案资源服务。

（三）提高档案信息利用率。

对传统档案管理模式进行创新，最终的目的是档案管理机制更加完善，进而提高档案信息的利用率，确保其有序健康发展。开展档案管理制度完善工作，要充分结合自身的发展现状和目前的发展特性，充分调动档案人员的工作积极性，确保档案管理工作的顺利开展。

（四）提升档案工作人员的专业化水平。

作为发展的基础部分，档案管理工作要充分重视起来，因为直接关系到整个的工作质量和工作效率。基于此，应当建立专门的档案管理部门，由专业人士归纳整理所有的资料，方便后续进行使用和查询。这也充分体现出了档案管理人才的重要性，其工作能力和专业素质水平都会影响到档案管理质量，需要一支专业档案人才队伍。一是加强专业培训。确保从事档案管理工作人员，熟悉专业工作知识，掌握现代化操作技能。二是做好检查考核。定期开展对档案管理人员的技能考核，保证从业人员熟练掌握档案管理操作技能和方法。三是增强从业人员荣誉感。教育引导从业人员认识到档案管理对机关事业单位发展建设的重要性，提高荣誉感和使命感，调动工作人员积极性。

四、结束语

总而言之，随着时代的發展，要对传统的管理模式进行创新优化，应用先进的信息技术、大数据等开展档案管理创新工作。首先需要做的就是转变档案管理人员的传统思想，确保档案管理创新工作落到实处，让其充分认识到自身工作的重要性，提高档案管理的效率;其次就是对档案管理服务模式进行深化改革，建立档案数字化管理服务体系。在新时代，要重视培养档案管理人才，不断改革内部档案管理与服务模式，使单位运行效率不断得到提升，促进各项工作有序健康发展。

参考文献

[1]  梁琴.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].商讯，2020（10）.