智慧校园建设中电子文件单轨制管理实现路径

摘 要 作为全国首批国家示范性高等职业院校和广东省一流高职院校建设计划立项建设单位之一的广州番禺职业技术学院，伴随着智慧校园的建设，从文档一体化到数据档案一体化，一方面，将档案管理渗透到教学、科研、管理等业务活动中，另一方面，将归档流程写入业务环节，通过更新观念、规则前置、协同治理的方式将档案工作深度融入学校信息化整体进程，并结合自身实践，提出了高校业务系统数据电子化归档的具体思路和实现路径。

关键词 智慧校园 电子文件 单轨制管理 路径

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-22

★作者简介：向泽红，廣州番禺职业技术学院研究馆员，硕士，研究方向为档案信息化、业务系统集成、数字档案馆建设、业务系统数据归档。

Abstract Guangzhou Panyu Vocational and Technical College， as one of the first national demonstration vocational colleges and the first-class vocational college construction projects in Guangdong province， goes from the integration of documents to the integration of data and archives along with the construction of smart campus. On the one hand， archives management is permeated into teaching， scientific research， management and other activities. On the other hand， the filing process is written into business links. By renewing concepts， giving priority to rules and collaborative management， the archival work is deeply integrated into the overall process of school informatization. Combining with its own practice， the paper puts forward specific ideas and realization path of electronic archiving of college business system data.

Keyword smart campus; electronic document; monorail system management; path

随着互联网的普及以及校园网的无限延伸，高校各项业务的办理已从传统的手工方式向自动化方式转变，从办公自动化系统，到智慧校务平台的网上办事大厅;从公文网上流转和网上行政审批，到实现师生办事网络化、移动化、自助化;从文档一体化到数据档案一体化，数据化、开放化成为档案的基本特征。档案部门如果争取进入到智慧校园建设这个平台上来，会推进智慧档案馆的建设，大大推动档案馆为师生和社会服务，这是档案界从未经历过的机遇和挑战。作为全国首批国家示范性高等职业院校和广东省一流高职院校建设计划立项建设单位之一的广州番禺职业技术学院，探索出高校业务系统数据电子化归档的实践路径。

一、新时代档案数据的形成促进高校档案行业的变革

随着高校智慧校园建设的不断推进，教学、科研、基建、资产、财务等业务系统产生了大量的新型文件和数据，这些文件的形成主体、形态、特征、数据量、运行流程、管理要求各不相同，与生俱来带有各类业务系统的技术特征与含量，如文档、设计图、照片、录音材料、视频、地理信息等，这些数据以结构化数据为主，向表格、网页、音视频、图像等非结构化数据倾斜。面对这些快速增长的非结构化数据，档案馆广泛应用的IOE（I指IBM的服务器，O指Oracle的数据库，E指EMC存储模式）模式显得捉襟见肘。同时这些结构化和非结构化数据之间存在一定关联性，如查询一份合同，不仅能和申请、审批、业务部门、供应商的信息相关联，还能关联招投标环节、合同的谈判、签订、执行、付款以及凭证等全过程管理环节。要处理这些档案数据，必须借助大数据技术，而大数据的应用又促进了高校档案行业的变革。

1.思维角度。国务院要求，网上政务服务全过程留痕、全流程监督。这是一个档案化程度越来越高的时代，开放政府把档案馆推到了一个公共服务的位置，智慧城市的发展也将档案的开发利用从幕后推向前台，档案工作如何适应法治中国建设推进依法治档，如何适应政务公开推进档案信息开放？档案管理正逐渐成为“互联网+政务服务”改革的重要支撑，档案的作用也将以支撑取代尾随，网络是一种将各种信息档案化的工具，所有信息都将变成档案数据。

2.资源角度。大数据时代，一切具有保存价值的文件、数据、照片、视频、实物等都将被视为档案。因此，档案馆接收、征集和保存的资源不仅局限于官方的红头文件，还要有意识、有针对性地收集能够突显社会发展脉络、反映时代特征全貌的网页、社交媒体、图片、音视频资料等大众化的信息资源，从而构建一幅反映国家与社会变迁的实时全景图。

3.服务角度。档案服务向多元化和个性化发展，要将服务定位于全面服务、全程服务、精准服务，实现“信息+解决方案”的一站式服务。除此之外，档案业务流中产生的数据，用户数据以及用户的查询和浏览数据也是档案大数据的一部分，主动调查社会公众需求，建立各种数据模型，挖掘有用的信息和知识，合理开放，实现数据增值。

4.管理角度。信息时代档案管理不再以档案实体作为管理对象，载体只是过客，留存在载体上的信息才是真正的管理对象，要对档案的内容进行全生命周期管理，包括其历史性、原始记录性、系统性和完整性。每一个人既是档案的形成者，又是档案的利用者，档案机构也将演变成协同化的数据管理机构。

二、基于智慧校园的电子档案管理实现路径的关键要素

1.更新理念为先导推进电子文件单轨制管理。如今的文件绝大部分是在信息环境中产生，档案工作的对象正逐步由模拟态向数字态、数据态的方向演化，在此进程中我们需要密切关注新技术背景下前端业务发生的巨大变化并快速作出响应。这就需要对档案原件的概念进行再认识，要将原生的具有保存价值的电子文件及其相關过程信息的集合体作为管理的范围和对象，要重新认识电子文件的某些核心特点，比如对原件的认识，信息环境下电子文件的内容和载体是可分离的，对电子文件原始性的认识就不能囿于载体的形式，而是注重电子文件承载的信息是生成时的原始记录，这些电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据（如基本信息描述、办理流程等），都应作为电子文件的组成部分一并归档和保存，因为它们都是“人类活动的原始符号记录”，所以智慧校园环境下档案管理的对象就要纵横拓展，即横向到边，包括前端和后端，在信息系统全生命周期内做档案业务设计，将各类数据的操作规程、归档标准、管理过程标准，以及存储格式标准等档案管理工作提前介入文件或事项办理运行程序，在前端及对应归档文件进行档案化管理;纵向到底，要做到应收尽收，应归尽归，电子文件种类要从文本文件拓展到数据文件、图形文件、图像文件、视频文件、程序文件、网页文件、命令文件等[1]62。

2.建立一套完整的治理式的电子档案标准规范体系。信息化、电子化产生了大量的电子化业务数据，历经多年形成了大量的电子档案，其使用、存储都是电子化，彻底颠覆了传统档案管理模式。电子档案立档标准规范统一[2]93，《全国档案事业发展十三五规划纲要》确定了电子档案“单轨制”的政策认可;《合同法》《电子签名法》《刑诉法修正案》《民诉法修正案》《电子公文传输管理办法》等法律条文的颁布确认了电子档案法律地位;第三方权威机构颁发的数字证书、可靠的电子签名、电子印章等技术保障了电子文件、电子档案的真实性和安全性。所以对于电子文件的管理，需要采取有别于一般数字信息记录的标准规范，建立标准规范体系是档案信息化建设的指导方针，甚至可以影响档案信息化建设和实施的成败。因此，在具体实施中，我们主要以“采标为主、制订为辅”的原则参照国内外成熟体系框架，考虑采用国家已有的标准规范制订或修订适合高校特点、与国家或行业标准相适应的标准规范，以需求为驱动，以业务为驱动，遵循统一的流程，确保操作的合法性和规范性。

3.搭建覆盖所有业务活动的档案大数据管理平台。档案大数据管理平台是基于大数据、云平台、物联网、移动互联、虚拟现实等高新技术，以海量数据为核心、多元产品为基础、多个终端为平台、充分发挥认知盈余、实现信息与用户相匹配、以深度服务为延伸的全新、开放、共享的生态系统，该平台以各类业务系统、电子文件归档处理系统、电子档案管理系统、电子档案长期保存系统等一起构建文件档案全过程连续性管理体系，其定位在电子档案的管理，将传统载体作为辅助功能[3]22，它不仅能够实现对电子校务平台行政审批事项的电子化归档，而且能够实现各类重要业务系统数据的电子化归档，还能确保内容、结构和背景信息经过迁移依然与形成时的原始状态一致性，来实现对高校各部门档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研。

图1模型包括收、管（存）、用三个阶段：

（1）收：建立业务全覆盖的档案收集体系，在档案数据的采集过程，强调“大档案观”，将数字副本、电子文件及元数据、著录数据、归档范围确定、保管期限判别、用户习惯、用户需求、管理日志、风险预警形成的数据，以及可以支撑智能管理、精准服务、档案安全等形成的数据都纳为采集范围，并对电子文件实施前端控制和全过程管理;对存量档案采用数字化加工，建立起档案数字化的常态机制，关注数字副本的真实性，采集数字化过程中的元数据[4]8，实施已有纸质档案数字化副本的全文识别，完成目录管理向全文管理转型。

（2）管（存）：建立完备的数据档案管理体系，将各数据从原业务系统中不失真摄取，将异构数据进行整合处理，统一元数据结构，规范数据格式，并在新的环境中有序管理，包括结构化数据库文件的可读性管理、音视频非结构化数据格式管理、只读锁定管理、控制权限管理、格式升级迁移监控与管理、环境升级迁移管理等，形成了一个真正意义的数字档案馆。消除业务部门的信息孤岛，打破管理壁垒，实现管理、技术、文化教育、服务等功能的相互融合、相互依存，协同创新，提升高校教育教学管理效能，推进精细化管理，以档案工作规范化、信息化带动教育、教学、管理、科研等各项工作规范化和科学化，从而提高学校各项工作的管理水平，为学校领导和各层级管理人员提供决策和管理服务，助力管理创新。

（3）用：建立智能的数据推送服务机制，利用各类专题库的结构设计、虚拟数据推送、随机专题推送、随机目录检索、统计与全文检索，提供“互联网+”结构的主动服务利用及知识挖掘的应用，给用户提供一个追溯过程的资源检索利用平台，通过网站信息发布、掌上档案服务、远程公共服务平台、多媒体档案利用、电子阅览室等模块，用户能够在这个平台进行与人、财、物、事彼此关联的链条式检索[5]33。

4.建立业务系统电子文件归档处理平台。电子文件归档处理平台是电子校务系统和档案管理系统之间的过渡性系统，是电子文件归档、电子档案接收实现安全管控的关键环节，也可叫预归档平台，它是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子校务各系统的桥梁和纽带，必须做好技术保障支撑，该平台通过数据导入、数据管道、Webservice、网页爬虫、服务总线等技术对前端业务系统的数据进行采集，采集的内容包括元数据、正文、留痕稿、流转单、附件、标准格式等。对于已使用多年或已失去原开发商支持的业务系统，可通过开放业务系统数据库只读权限的方式主动抓取数据，进行版式合成、数字签名、校验及数据封装。对于新建的业务信息系统，可通过标准接口即FTP+Webservice接口方式接收业务系统中应归档的业务数据，可保证各业务系统按照标准方式推送数据，尽量避免建设后的数据分析模板化合成，真正做到中间过程的无人工干预，保证业务数据的真实性、准确性和原始性。

要实现对全校所有业务系统电子文件形成、积累和归档的全程监督和指导，需要将数据归档范围、归档数据交换标准、存储结构、交换方式、格式质量等档案业务要求前置到前端各业务系统，一定要在流程、标准、技术、软件设计等方面相互衔接、相互匹配，按照归档要求分门别类进行有序化、系统化的重新组织、整理导出。电子文件归档处理系统主要面向各业务部门档案员，奉行“谁家的孩子谁抱回家”，由电子文件形成部门负责完成电子文件的价值鉴定、整理、检测、格式转换等预归档功能，重点实现业务系统电子文件的即时采集，接收入库，并确保电子文件的真实、完整、安全、可用。

5.示范引领、试点先行、分步推进、逐步完善。2014年，中国人保财险成功接收国内第一张以电子化方式入账的电子发票;2016年，中国国家开发银行助学贷款电子合同试点工作顺利通过验收;2017年，上海自贸区作为试点企业成功实施了电子文件归档和电子档案“单套制”管理，在全国档案界和自贸区中实现首创;紧接着浙江省档案局开展的“最多跑一次”事项电子化归档是全国档案系统的一次业务和技术创新实践;2018年清华大学与中国高等教育学生信息网（学信网）实现了可信电子成绩单的互信互认，成为国内首家启用电子成绩单的高校。这些成功的案例构建了电子档案单套制管理的新模式，开启了“互联网+档案管理”的新时代，为电子档案单轨制的运行在全国推广提供了模式，用大数据支撑起实实在在的智慧档案。要从战略高度对高校档案信息化建设进行顶层设计，遵循电子档案的形成规律，按照试点先行、分步推进的原则，对发展成熟的业务系统优先考虑。比如，将OA系统、财务系统、合同系统、教务系统作为先期试点，在实践中不断总结、不断创新，不断优化管理流程、研究管理方法、改进管理手段，探索出适合本校业务实际的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范，在条件成熟时，逐步推广到全校其他业务系统，不仅可以减少高校档案信息化中的盲目性，也可以降低高校档案信息化建设的风险。

6.建立智慧利用平台，推行智慧服务。从本质上讲，智慧校园建设，或者说智慧校园的电子校务的发展，其核心是智慧档案工作的发展，高校档案实现智慧化管理，属于智慧校园的范畴。所谓智慧档案其实就是数字档案的高级阶段，高级在所谓数字智慧上，是在数据的基础上使用物联网、大數据、云计算、人工智能等技术，在数据采集、存储、共享、开放的基础上进行智能化服务，智慧档案馆具有感知、整合、协同、智能、增值，泛在的功能，是为了让档案更有用、更好用。（1）通过获取用户的各种信息，对用户的行为习惯、思维习惯、背景信息进行标识形成用户标签，通过不断累积用户标签，对标签数据进行分群分类，最终搭建出多个不同应用分析和预测场景。（2）通过洞察用户习惯，对档案内容的浏览时间、浏览次数的收集，系统逐渐刻画用户的思维习惯和行为习惯，定期推送相应的内容。（3）数据挖掘和知识发现，充分运用元数据、文本分析、语义分析、关联分析、可视化的技术和方法，快速发现数据规律和构建预测模型，并将其布署为预测分析解决方案。当用户检索到某一条检索结果时，系统将在后台进行其关联档案分析，前台用可视化的知识图谱形象地展示某一档案及其相关条目的关系结构，可以构建一个与搜索结果相关的完整的知识体系，往往让用户有意想不到的新发现，启发其进行一系列的全新搜索查询。（4）提供精准利用，以开放、协同、共享的理念构建主动服务体系，以人为本，由外向内服务驱动，倒逼管理，以业务为导向，分析不同群体、不同业务场景的不同需求，使档案服务更具“匹配性”和“瞄向性”惠及民生。

传统档案条件下的图档一体化到数字条件下的文档一体化，再到智慧校园的数据档案一体化，将是一种范畴更大、更开放、更社会化、技术水平更高、业务内容更全面、更丰富的一种一体化形式。为此，新时代的档案工作应该以档案资源体系[2]62、利用体系、安全体系建设为主线，围绕学校中心工作，积极推进电子文件归档和电子档案移交接收，加快数字档案馆建设，全面融入电子校务和智慧校园建设作为档案信息化建设的主要任务，将电子档案单轨制运行作为建设目标，把融合与创新作为新时代档案工作者的使命。

参考文献

[1]秦雯.浅述医疗档案信息化管理[J].办公室业务，2018（9）.

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[3]崔海莉.高校OA系统形成电子文件归档程式初探[J].档案，2010（1）.

[4]黄凤平.创新机关档案工作 服务机关工作大局 全力推动省级机关档案工作新发展—在省直机关档案工作会议上的讲话[J].云南档案，2018（8）.

[5]赵金凤.浅谈档案管理现代化与档案信息化建设[J].水利建设与管理，2010（12）.