现代人事档案管理存在的问题及对策探讨

覃锋

摘  要：随着我国经济实力和综合国力的不断提升，社会发展速度逐步加快，这也对我国的人事档案管理提出了新的要求。人事档案无论是对于企业或是事业单位，都是选拔人才的主要依据之一。人事档案对于事业单位进行人才的招聘起到了至关重要的作用，然而随着时代的发展进步，传统的人事档案管理方式已經不能够满足事业单位谋求进步所需的各种要求，问题层出不穷，使得各单位亟需对出现的问题做出相应对策，以谋求更好的发展。

关键词：人事档案;管理;问题;对策

现代人事档案作为事业单位人力资源管理的重要组成部分，主要记录了学历，工作经历等一系列员工成长过程中在不同阶段的不同经历，以及对于表现和能力的分析，是对于员工资历的整合，是人力资源管理的重要工具。现代人事档案对于事业单位来说进行人才的选拔和任用等方面具有不可忽视的作用，对于个人来说也是员工在办理就业离职、考试等一系列手续时必不可少的资料。因此，现代事业单位想要谋求长远发展，做好现代人事档案管理是必不可少的工作。

一、现代人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理不够规范

现今的事业单位在人事档案管理工作方面缺乏认识，以至于档案管理工作的重视程度始终不够。同其他的管理业务相比，人事档案管理具有其特性，虽然与事业单位或是用人单位的人才选拔、人才录用等方面有着紧密的联系，但同其他的管理业务不同的是，人事档案无法在技术层面为用人单位提供支持，只能为用人单位提供部分参考，因此其重要性常常被用人单位忽视。在此情况下，用人单位往往无法为人事档案管理提供相应的便利条件，首先是硬件设施不完善，纸质档案文件缺乏专业的档案室，导致档案会发生一定程度的受潮霉变，或是受到易燃物质的威胁，导致影响档案的完整度，这对于事业单位的管理工作和事业单位的长远发展都是非常不利的[1]。

2.人事档案内容质量较差

事业单位员工在进行档案管理时可以发现存在一个普遍性的问题——人事档案内容管理质量较差。主要体现在两个层面：首先是事业单位对员工的档案进行管理时，由于员工数量较多导致工作的任务量和难度都有一定比例的提升，这导致人事档案中对于员工的评语等属大规模一次性评价，几乎所有员工的评语相差无几，导致无法难以全面地对员工的表现进行客观分析，得到的资料和数据全然无用。其次是对于员工档案的修改工作不及时，对于员工的突出表现没有进行相应记录，同时对于员工的违法乱纪行为也睁一只眼闭一只眼，难以为其他的单位提供参考，这本身是不符合人事档案管理需求的。

3.人事档案管理手段落后

我国现如今大部分的事业单位仍旧是以纸质档案为主，纸质档案在信息的储存和查阅过程中都有其弊端。首当其冲是信息填写方面的问题，在信息填写过程中，纸质档案需要人工手动填写，在这之中由于字迹潦草等因素，极易导致信息难以辨认，无法为用人单位提供有效的信息;其次是在档案的运输、储存和查阅过程中，经常性地查阅等工作会导致档案字迹的失真或是档案内容的遗失，导致档案发生部分信息丢失等以外状况，这导致纸质人事档案的信息提供能力大大减弱。加上人事档案管理人员的管理手段欠妥当，部分遗失或是失真档案未能进行及时地补齐，会对个人和用人单位产生极大地影响[2]。

二、改善现代人事档案管理的对策

1.加强对人事档案管理的认识

人事档案是人才信息的主要储存方式，也是用人单位对于人才招聘的重要参考，从这方面来说，人事档案具有重要的作用，需要用人单位对其引起足够的重视。现如今绝大多数人都没有意识到人事档案的重要性，首先从单位入手，应提高领导干部对人事档案的认识和重视程度，加大对人事档案管理的投入，建立相应的档案库存储纸质文件，同时也要对软件设施也相应做一定的提升。加大对人事档案管理工作的宣传动员工作，使单位内部的其他员工能够积极配合认识档案管理人员做好管理工作，提升工作的质量和效益。

2.提升人事档案管理人员的素质

对于一个事业单位来说，人事档案管理人员的素质以及业务能力水平会对现代人事档案管理工作的效率产生直接影响，从这一点来看，对于事业单位的人事档案管理工作人员素质的提升就显得尤为重要。首先要在招聘管理人员时严格按照相关的规定，对数量和质量进行把关，其次要对其进行大规模的专业技能培训，以保证每一个上岗工作的人员都能够具备相应的工作素质。最后还要保证人事档案管理人员的业务能力能够得到不断地提升，定期对其进行进修学习，与时俱进地更新管理理念，适应时代发展。这样不仅能够保证人事档案人员的管理水平，也能够促使人事档案管理工作向着科学化方向发展，更能够促进事业单位的长远发展。

3.运用信息化技术管理人事档案

随着社会的不断发展进步，科技方面也有了质的飞跃，信息化时代的到来意味着在数据信息管理方面我们拥有了更为便捷且安全的手段，在时代不断进步的今天，我国的人事档案数据信息数量和内容也随之不断增加，人事档案的管理也亟待做出改善。建立信息化的电子人事档案管理系统，利用先进的计算机技术将档案管理数据信息进行储存。电子人事档案可以根据纸质文字档案进行相同规格的编号排序存储，在事业单位需要时可以通过计算机对文件信息以文字或是图片的形式进行展示，同时也能够方便与纸质档案进行对应。除此之外，还要在已掌握的档案管理方面进行不断地创新，首先是人事档案管理系统的保密机制，要对于文件进行储蓄的首要问题就是安全问题，要建立相应的防火墙机制，在保证文件安全的情况下也要保证事业单位能够对档案进行调取，这样才能够有效地保证现代人事档案的管理工作效率，提升事业单位的仅有一步发展。

结论

总而言之，随着社会的不断发展进步，企事业单位对于现代人事档案的重视程度已然大大加强。受到现代人事档案中的各项资料因素限制，相关事业单位在进行人事档案管理工作时在进行不断地改进完善工作，不断强化管理人员的管理意识，强化管理人员的管理意识，培养管理工作人员的工作素质，提升人事档案管理的技术手段，使之进行统一汇总，有效地推动事业单位长远发展。

参考文献

[1] 孟未，钱鑫.事业单位民主管理中存在的问题及对策[J].人民论坛，2019，629（12）：54-55.

[2] 蔡玲玲.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2018，No.294（13）：146.