基于文件包制度下的火电机组建设项目档案管理研究

2020-10-21王萍

兰台内外 2020年20期

摘要：随着社会经济的高速发展，各个领域对电力能源的需求越来越大，同时电力机组建设项目也在不断增加，随之所产生的电力建设工程相关文件资料就会越来越多，在高速发展的新时代下，如何提高电力建设项目各种档案信息文件资料的管理工作，提高工作效率，成为当前电力工程项目建设领域普遍关注的问题，本文就以火电机组建设项目为例来重点探究一下文件包制度在火电机组建设项目档案管理中的重要性及其应用策略。

关键词：文件包;火电机组;建设项目;重要性

引言

在社会经济高速发展的推动下，电力能源的需求量在各个领域得到了较大的提升，火电机组建设项目也随之不断增加，同时也推动动了火电建设事业的快速发展。为了加快火电机组建设项目的施工进展速度，很多火电机组建设项目在进行核准工作的同时就已经开始进行基础性的建设。工程从施工到竣工跨度大，历经时间长，档案涉及面广，给工程档案的收集整理及其管理工作带来较大难度。因此，基建工程开始时，档案工作就要介入，并且在整个施工过程中，都要适时做好档案的收集、管理工作。文件包制度就是对此现状进行优化管理的一种很好的选择，因此，如何优质、高效地实现文件包制度在火电机组建设工程档案管理工作中的贯彻实施成为一个关键问题。

一、“文件包”概念的提出及涵义

1.“文件包”概念的提出

火电机组建设2002年前施工文件是以文件材料种类组卷，一个单位工程的资料分散到几个甚至十几个卷册中，不便于利用。2002年开始以单位工程来组卷。为收齐并及时移交施工文件资料，提出文件包制度，以单位工程为单位收集资料，将每个单位工程涉及的所有文件资料按一定的顺序放在一起进行打包，保证单位工程结束后资料能及时组卷移交。

2.“文件包”的涵义

文件包制度主要运用在建设项目施工前的准备阶段、开工之后的施工阶段以及施工结束之后的竣工验收阶段这三个关键时期。文件包的打包对象主要包括这三个阶段中的各种施工材料、施工机械设备、施工所用到的各种产品的类别和合格证及其检验证书等，同时还包括建设工程项目中的各种施工技术文件、各个环节所涉及到到施工数据记录信息资料以及验收签证资料等。与建设项目相关的所有需要打包处理的资料文件都要按照严格的格式以及形式要求进行整理、分类，并装入指定的文件盒当中，文件盒中的文件、资料必须符合档案管理中文件的质量要求。

文件包制度是工程建设领域适应社会经济发展的一个必然产物。“文件包”是为了便于工程建设项目各项档案资料信息进行科学、高效管理而专门量身定制的一种档案管理工作模式。在工程建设项目施工前、施工中以及施工后的各个阶段对各种档案信息进行规范化、标准化、科学化管理的一种手段与方法。这种方法可以有效避免以往传统的建设项目档案管理工作中档案资料信息的疏漏与不齐全的弊端，有效保证了工程建设项目各种档案信息资料的完整性、齐全性以及精准性等。同时还可以实现各种施工过程中所使用到的施工技术文件满足高质量归档的要求，并在高质量标准的要求下进行妥善保管，实现工程建设项目竣工之后档案文件的及时整理与移交。

基于文件包制度的建设项目施工档案管理打破了传统的建设项目施工档案由生产部门进行分类收集、保管的管理模式。传统的建设项目档案管理模式其各个阶段和环节的档案资料收集方式比较分散，并且各种档案资料信息之间的关联性被打破。再加上传统的档案管理人员的专业性比较欠缺，不少都不是专业对口的档案管理人员，因此，在进行各种档案信息资料的组卷过程当中很容易出现大流水的不良现象。“文件包”档案资料信息的收集是按照单位工程来进行分类的，各种档案信息资料的收集与建设项目的进展程度时刻保持同步，各种档案信息文件资料之间时刻保持着密切的关联，确保所有重要的档案信息资料都能够实现毫无疏漏，万无一失。每一个独立的建设工程项目资料从项目的申请阶段到施工阶段、再到项目竣工的验收阶段的收集、整理，最终都归档到一个“文件包”当中。每一个“文件包”都安排专人进行负责管理，每一个施工技术人员既要负责施工技术管理，同时还要负责施工技术档案的管理工作，确保每一个建设项目工程竣工以后，整个工程项目的全部档案资料信息都能够跟随“文件包”同时移交到档案资料室。“文件包”在向档案资料室移交的过程当中，必须严格按照已经规定好的目录格式、扉页和隔页纸等进行统一整理，然后再提交到质量科进行检验对档案信息资料的完整性、齐全性以及真实性等进行严格的检验，再由档案资料审核人员对档案信息资料的归档要求进行严格审核，符合归档要求的“文件包”就由档案室保存为工程竣工档案。“文件包”是建设工程项目竣工档案的基础，这种“文件包”大大提高了建设项目工程施工档案管理的便利性、完整性以及全面性等。对于电力机组工程建设项目来说，在组卷的过程当中可以有效确保“文件包”资料信息的齐全性、規范性、完整性以及分类的精准性等，可以有效按照电力机组建设项目的施工要求进行组卷与分类归档及管理，在“文件包”档案资料中隔页纸之间的档案资料可以进行直接组卷。基于文件包制度下的建设项目工程档案管理以单独的单位工程档案信息资料作“文件包”作为基础竣工档案资料进行组卷，档案案卷的题目清晰、简洁、明了，和传统的建设项目档案管理工作相比在组卷方面节省了大量的时间，而且有效避免了以往档案资料的追踪、补充造成的时间浪费，真正做到了项目档案管理“四同步”。

二、在火电机组建设项目档案管理中执行文件包制度的重要性

1.火电机组项目施工文件不仅是建设项目各项工作的重要依据和项目建设过程中各种检查的重要内容，也是保证工程质量和各单位承担相应责任的依据，同时，它能真实反映竣工后电厂运行、设备维护和改扩建的需要，是设备检修的重要参考依据。所以施工文件要齐全、完整、准确，而严格执行文件包制度是达到这个要求的必要保障。

2.建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备、监理及竣工验收全过程中形成大量的文字、图表、声像等形式文件，立项、审批、招投标、勘察、设计、生产准备及竣工验收由建设单位负责收集、整理，形成的文件按阶段、种类组卷，每种材料所含的文件有限，容易及时收集和移交。而施工文件和有关监理文件是由施工单位负责收集、整理、移交，从开始建设到竣工后移交，涉及内容信息量大，形成的档案材料种类和数量繁多，涉及到多个单位工程，每个单位工程又包含若干分部、分项工程，涉及开竣工审批、各项验收、措施方案及交底、材料质保书、变更单、各项施工记录等大量文件材料。档案材料形成单位多，跨度大，时间长，有的历经多年，如不执行文件包制度，不仅文件材料极易流失，而且工程竣工时大量的档案材料无法分类归到对应的单位工程。

3.火电机组建设单位工程项目划分的原则不是以参建单位划分，而是基本以具有独立生产（使用）功能或独立施工条件的建筑物或构筑物进行划分的。一个单位工程往往有多个施工单位，也就形成了各自的文件材料。如不执行文件包制度，各自保管自己形成的材料，在施工过程中就无法检查文件材料的完整性，竣工文件材料组卷时会出现案卷题名不清晰、不明确，投产后查找档案只能按单位工程查找，而不是按参建单位查找，这样很不利于档案的利用。只有执行文件包制度，才能保证每个单位工程参建单位在单位工程文件包卷内目录中列出单位工程的详细材料清单，其他单位施工形成的材料目录中也相应注明，这样在工程进行过程中，随时能检查到所有内容，并且核验单位工程文件材料是否齐全、完整，发现问题，及时整改，保证到竣工时能及时、完整地汇总整理出单位工程竣工文件。

4.火电机组项目从开始施工到竣工，整个工程时间长、跨度大，施工单位专业人员流动大，施工过程中人员经常变化，如不执行文件包制度，各人保管各人的资料，人员调走时又不经过资料移交审核，就会造成施工文件遗失、不完全、无法找到原件等不利情况。工程投产后，许多专业人员常常会被调到其他工程，现场往往只有少数人整理档案，如未执行文件包，根本无法完成档案资料的整理、移交工作。

5.根据相关规定，火电机组建设项目档案要求与工程同步，工程竣工时档案也要完成移交。每个单位工程竣工后三个月内要完成编目、组卷、审核、装订、移交，而此时现场还有大量其他工程施工，专业人员离不开现场，没有充足的时间整理已完成的单位工程项目档案。如果平时严格执行文件包制度，此时只要汇总交给其他人或档案人员整理，就能按时移交。

根据规定，机组移交生产试运行45天内，施工单位、监理单位要将所有施工文件、监理文件按档案要求编目、组卷，经审核符合要求后装订成册移交建设单位。面对时间紧迫、人员不足的问题，要顺利完成档案文件移交的任务的确难度很大。如果此前一直严格执行文件包管理，在办理移交时只要做好汇总、排列顺序、按规则分册和按档案要求编目、整理，就能按时完成移交工作。如未执行文件包制度，在工程竣工后要将分散在各部门的文件材料马上收齐，将会困难重重，因为文件材料分散，有些遗失，很难按时和保证质量地完成移交。

三、及时制订文件包制度，确保工程档案收集齐全

由于火电机组项目建设时间长，跨度大，在工程开始时，根据国家能源局发布的《火电建设项目文件收集及档案整理规范》，制定文件包。制度中包含了形成的文件材料要求、内容、格式、表式;也包含指定哪些文件按种类组卷、哪些文件由形成部门组卷，以及在文件包中存放这些文件材料的登记表等内容。卷内目录中列出文件包内容，技术人员只需按目录将已形成的文件材料放入文件包中，不同内容之间用隔页纸，方便材料的插入、查找以及完整性检查，这样不易缺少文件，并且保证放入的材料质量符合文件包制度要求，不符合的随时整改。

每个单位工程指定技术人员保管文件包，单位工程施工文件实行集中保管，保证文件材料不易遗失。从而做到除档案人员管理档案外，技术人员平时注意文件材料的收集。有些文件涉及多个单位工程的，原件放一个单位工程，其它单位工程放复印件，并注明原件在哪个单位工程。原材料、成品混凝土质保书、变更单、材料代用单、图纸、计量器具等，按专业、种类组卷，由相关部门负责保管、组卷、移交，文件包中放这些材料的登记表，登记表在施工过程中及时登记，填好内容、编号、单位等登记表内容，保证单位工程涉及的文件材料能追溯到，这样也避免重复归档，避免不必要的浪费，节约用纸。

四、强化文件包管理，确保工程档案质量

一是工程开始时档案人员及时介入，及时制定文件包制度，全程参与，及时发现问题，及时整改。二是建设单位质监站人员应包括档案人员。在工程每个阶段检查时，档案人员要认真检查施工单位文件包，核对文件包内容是否齐全，文件材料质量是否符合要求，登记表是否及时登记，专业人员检查相关的验收、试验报告、施工记录是否齐全、完整，变更内容是否在图纸上标注，变更、联系单、整改单等已完成的内容需闭环的是否闭环，发现问题及时提出整改，以免工程结束时负责的技术人员已调离，无法补救，从而在过程中保证文件材料的齐全、完整、准确，也提高了竣工图编制的进度和准确性。三是运用现代化手段管理文件包。文件包中形成的档案材料信息及时登录到档案管理系统，同时将有关电子文件、照片挂到系统中，技术人员和档案人员都能随时掌握到文件包的情况，在检查中也能及时发现问题，及时整改，保证了文件材料质量符合要求。四是工程竣工的同时档案完结验收。施工单位每个单位工程在竣工时移交文件包，移交的文件包经过相关人员审核签字后移交档案室，最后由档案人员装订移交建设单位。文件包不符合要求的工程不能竣工。五是施工单位每个单位工程文件包要指定专人保管。及时补充，及时收集。由于施工、监理单位人员流动频繁，在人员流动时将文件包移交到指定人员后方可调离，保证施工文件不丢失，保质保量移交。六是在工程施工过程以及各种检查中，文件包材料查找频繁，要做到随时查阅、随时归到文件包中，保证材料不丢失。

结语

综上所述，文件包是火电机组建设项目档案管理工作提前介入、全程跟踪、及时完整地收集施工各门类档案的有效方法，是项目施工档案齐全、完整、准确的保障，也是工程竣工后施工档案及时移交建设单位的保证。同时，文件包也提高了项目建设过程中工作的效率，保证了工程进程中各项工作的顺利开展。

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